आप निम्नानुसार आउटलुक में आसानी से एक नया ईमेल संदेश टेम्पलेट बना सकते हैं:

1. मेल दृश्य में, क्लिक करें होम > नई ईमेल एक नया ईमेल बनाने के लिए।

टिप्स: वैकल्पिक रूप से, आप दबा भी सकते हैं कंट्रोल + N नया ईमेल बनाने के लिए कुंजियाँ.

2. अब एक नई कंपोज़िंग मैसेज विंडो खुल रही है. प्राप्तकर्ताओं को जोड़ें, विषय टाइप करें, ईमेल टैग जोड़ें, अनुलग्नक संलग्न करें, और अपनी आवश्यकता के अनुसार संदेश का मुख्य भाग लिखें।

3। क्लिक करें पट्टिका > इस रूप में सहेजें.

4. इस रूप में सहेजें संवाद में, नए टेम्पलेट को नाम दें फ़ाइल नाम बॉक्स, चयन करें आउटलुक टेम्पलेट (*.oft) से प्रकार के रूप में सहेजें ड्रॉप-डाउन सूची, और क्लिक करें सहेजें बटन.

सुझाव: नया ईमेल संदेश टेम्प्लेट डिफ़ॉल्ट रूप से आउटलुक टेम्प्लेट फ़ोल्डर में सहेजा जाता है। यदि आपको टेम्पलेट को किसी अन्य फ़ोल्डर में सहेजने की आवश्यकता है, तो आपको क्लिक करने से पहले इस रूप में सहेजें संवाद में फ़ोल्डर को खोलना होगा सहेजें बटन.

यह डिफ़ॉल्ट आउटलुक टेम्पलेट फ़ोल्डर पथ है: %AppData%\Microsoft\Templates

5. अब नया ईमेल संदेश टेम्पलेट बन गया है. कृपया नई कंपोजिंग संदेश विंडो को सहेजे बिना बंद कर दें।

2.1 फॉर्म चुनें सुविधा द्वारा टेम्पलेट से एक नया ईमेल बनाएं

आउटलुक में मौजूदा टेम्पलेट से एक नया ईमेल बनाने के लिए, आप निम्नानुसार कार्य कर सकते हैं:

1. मेल दृश्य में, क्लिक करें होम > नए आइटम > फॉर्म चुनें.

2. प्रपत्र चुनें संवाद में:
(1) चुनें फाइल सिस्टम में यूजर टेम्प्लेट से यहां देखो ड्रॉप डाउन सूची;
(2) निर्दिष्ट टेम्पलेट का चयन करने के लिए क्लिक करें जिससे आप एक ईमेल बनाएंगे (टिप्स: यदि आपका ईमेल टेम्प्लेट संवाद में सूचीबद्ध नहीं है, तो आप क्लिक कर सकते हैं ब्राउज इसे किसी अन्य फ़ोल्डर में ढूंढने और चुनने के लिए बटन।);
(3) क्लिक करें प्रारंभिक बटन.

फिर निर्दिष्ट टेम्पलेट के आधार पर एक नया ईमेल बनाया जाता है। अपनी आवश्यकतानुसार इसे लिखने और भेजने के लिए आगे बढ़ें।

2.2 टेम्प्लेट फ़ाइल को सीधे खोलकर टेम्प्लेट से एक नया ईमेल बनाएं

हम सीधे एक नया ईमेल बनाने के लिए ईमेल टेम्पलेट खोल सकते हैं।

1. ईमेल टेम्प्लेट वाला फ़ोल्डर खोलें.
टिप्स: यदि ईमेल टेम्प्लेट डिफ़ॉल्ट टेम्प्लेट फ़ोल्डर में संग्रहीत है, तो आप इस फ़ोल्डर पथ द्वारा फ़ोल्डर खोल सकते हैं: %AppData%\Microsoft\Templates

2. ईमेल टेम्पलेट को खोलने के लिए उस पर डबल क्लिक करें।

फिर निर्दिष्ट टेम्पलेट के आधार पर एक नया ईमेल बनाया जाता है। आप आवश्यकतानुसार नया ईमेल बना और भेज सकते हैं।

जैसा कि हम जानते हैं, ईमेल टेम्पलेट को सीधे खोला और संपादित नहीं किया जा सकता है। हालाँकि, हम इस कार्य को गोल चक्कर तरीके से हल कर सकते हैं: टेम्पलेट से एक नया ईमेल बनाएं, और फिर मूल ईमेल को अधिलेखित करने के लिए ईमेल को उसी नाम टेम्पलेट के रूप में सहेजें।

1. आउटलुक में, क्लिक करें होम > नए आइटम > फॉर्म चुनें.

2. प्रपत्र चुनें संवाद में:
(1) चुनें फाइल सिस्टम में यूजर टेम्प्लेट से यहां देखो ड्रॉप डाउन सूची;
(2) निर्दिष्ट टेम्पलेट का चयन करने के लिए क्लिक करें जिससे आप एक ईमेल बनाएंगे (टिप्स: यदि आपको निर्दिष्ट टेम्पलेट नहीं मिल रहा है, तो क्लिक करें ब्राउज इसे किसी अन्य फ़ोल्डर से ढूंढने और चुनने के लिए बटन);
(3) क्लिक करें प्रारंभिक बटन.

3. अब निर्दिष्ट टेम्पलेट से एक नया ईमेल बनाया जाता है। नये ईमेल में आवश्यकतानुसार परिवर्तन करें।

4. कंपोज़िंग संदेश विंडो में, क्लिक करें पट्टिका > इस रूप में सहेजें.

5. इस रूप में सहेजें संवाद में:
(1) चुनें आउटलुक टेम्पलेट (*.oft) से प्रकार के रूप में सहेजें ड्रॉप डाउन सूची;
(2) मूल ईमेल टेम्पलेट वाला फ़ोल्डर खोलें;
(3) में फ़ाइल नाम बॉक्स, सुनिश्चित करें कि फ़ाइल का नाम निश्चित रूप से मूल ईमेल टेम्पलेट के फ़ाइल नाम के समान है;
(4) क्लिक करें सहेजें बटन.

6. अब इस रूप में सहेजें की पुष्टि करें संवाद पॉप आउट हो जाता है। कृपया क्लिक करें हाँ मूल टेम्पलेट को अधिलेखित करने के लिए बटन।

अब तक, हमने ईमेल टेम्प्लेट को चक्राकार तरीके से संपादित किया है। और आप नये ईमेल को बिना सेव किये बंद कर सकते हैं।

हम ईमेल टेम्प्लेट से आसानी से एक नया ईमेल बना सकते हैं फॉर्म चुनें सुविधा, लेकिन आउटलुक में टेम्पलेट के साथ ईमेल का उत्तर कैसे दें? हम इस समस्या को हल करने के लिए एक नियम बना सकते हैं।

1. वह ईमेल टेम्प्लेट तैयार करें जिसके साथ आप उत्तर देंगे। (देखने के लिए क्लिक करें ईमेल टेम्प्लेट कैसे बनाएं.)

2. मेल दृश्य में, क्लिक करें होम > नियम > नियम और अलर्ट प्रबंधित करें.

3. नियम और अलर्ट संवाद में, क्लिक करें नए नियम नया नियम बनाने के लिए बटन।

4. नियम विज़ार्ड में, हाइलाइट करने के लिए क्लिक करें मुझे प्राप्त संदेशों पर नियम लागू करें विकल्प, और क्लिक करें अगला बटन.

5. दूसरे नियम विज़ार्ड संवाद में, वे शर्तें निर्दिष्ट करें जिनके द्वारा ईमेल का उत्तर दिया जाएगा, और क्लिक करें अगला बटन.
मेरे मामले में, मैं टिक करता हूँ केवल मुझे भेजा गया विकल्प.

6. तीसरे नियम विज़ार्ड संवाद में, टिक करें किसी विशिष्ट टेम्प्लेट का उपयोग करके उत्तर दें में विकल्प चरण 1 अनुभाग, और फिर लिंक किए गए टेक्स्ट पर क्लिक करें "एक निर्दिष्ट टेम्पलेट" में चरण 2 अनुभाग।

7. अब एक उत्तर टेम्पलेट चुनें संवाद में, चुनें फाइल सिस्टम में यूजर टेम्प्लेट से यहां देखो ड्रॉप-डाउन सूची, निर्दिष्ट टेम्पलेट का चयन करने के लिए क्लिक करें और क्लिक करें प्रारंभिक बटन.

टिप्स: यदि आपको संवाद में निर्दिष्ट टेम्पलेट नहीं मिल रहा है, तो क्लिक करें ब्राउज इसे अन्य फ़ोल्डरों से चुनने के लिए बटन।

8. अब यह तीसरे नियम विज़ार्ड पर लौटता है, और क्लिक करें अगला आगे बढ़ने के लिए बटन.

9. चौथे नियम विज़ार्ड में, यदि आवश्यक हो तो अपवाद निर्दिष्ट करें और क्लिक करें अगला बटन.

10. अंतिम नियम विज़ार्ड में, नियम को नाम दें चरण 1 बॉक्स में, अपनी आवश्यकतानुसार विकल्पों पर टिक करें चरण 2 अनुभाग पर क्लिक करें, और क्लिक करें अंत बटन.

टिप्स: अब इनबॉक्स फ़ोल्डर में ईमेल का उत्तर देने के लिए, टिक करें इस नियम को अब "इनबॉक्स" में पहले से मौजूद संदेश पर चलाएँ विकल्प.

11. यह नियम और अलर्ट संवाद पर लौटता है, क्लिक करें OK इसे बंद करने के लिए बटन

टिप्स:
(1) आने वाले सभी ईमेल का स्वचालित रूप से उत्तर देने के लिए, आपको आउटलुक को हर समय चालू रखना होगा।
(2) यदि आप किसी एक्सचेंज खाते में स्वचालित रूप से ईमेल का उत्तर देना चाहते हैं, तो आप क्लिक कर सकते हैं पट्टिका > जानकारी > स्वचालित जवाब स्वचालित उत्तर सुविधा को सक्षम करने के लिए, और फिर नीचे दिखाए गए स्क्रीनशॉट के अनुसार स्वचालित उत्तर सेटिंग्स और टेक्स्ट निर्दिष्ट करें:

यदि उत्तर या अग्रेषित सामग्री केवल टेम्पलेट में सादे शब्द हैं, तो आप टेम्पलेट के साथ उत्तर देने या अग्रेषित करने के लिए एक त्वरित कदम लागू कर सकते हैं।

1. मेल दृश्य में क्लिक करें होम > नया बनाएं (में त्वरित कदम समूह)।

2.त्वरित चरण संपादित करें संवाद में, नए त्वरित चरण को नाम दें, क्रिया को इस प्रकार निर्दिष्ट करें जवाब दें or सभी को उत्तर दें or आगेक्लिक करें, विकल्प दिखाएं विकल्प अनुभाग का विस्तार करने के लिए, उत्तर या अग्रेषित सामग्री टाइप करें और क्लिक करें अंत बटन.

अब तक, नया त्वरित कदम बनाया गया है. आप क्लिक के साथ त्वरित कदम आसानी से लागू कर सकते हैं।

3. यदि आपको इस त्वरित चरण द्वारा किसी ईमेल का उत्तर देने की आवश्यकता है, तो ईमेल का चयन करें, और नए त्वरित चरण पर क्लिक करें त्वरित कदम समूह.

4. फिर उत्तर देने या अग्रेषित करने वाली संदेश विंडो पूर्व निर्धारित सामग्री के साथ खुल रही है। अपनी आवश्यकतानुसार परिवर्तन करें और क्लिक करें भेजें बटन.