1.1 भेजने से पहले एकल ईमेल में ध्वज या अनुस्मारक जोड़ें

संदेश विंडो में ईमेल लिखते/उत्तर देते/अग्रेषित करते समय, हम ईमेल में अनुवर्ती फ़्लैग, कस्टम फ़्लैग या अनुस्मारक आसानी से जोड़ सकते हैं।

1.1.1 भेजने से पहले एकल ईमेल में फॉलोअप फ़्लैग जोड़ें

नई रचना, उत्तर, या अग्रेषित संदेश विंडो में, क्लिक करें मैसेज > ऊपर का पालन करें, और फिर अपनी आवश्यकतानुसार ड्रॉप-डाउन मेनू से एक ध्वज उठाएँ।

फिर आप देखेंगे कि संदेश हेडर के ऊपर एक फ़्लैग जानकारी जोड़ी गई है जैसा कि नीचे स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है:

टिप्स:
(1) यदि उत्तर देने वाला/अग्रेषित करने वाला संदेश पठन फलक में एम्बेडेड है, तो आपको संदेश विंडो में उत्तर देने वाला/अग्रेषित करने वाला संदेश दिखाने के लिए पॉप आउट बटन पर क्लिक करना होगा।

(2) इस ईमेल को भेजने के बाद फॉलोअप फ़्लैग करें  संदेश सूची में भेजे गए ईमेल के बगल में स्वचालित रूप से प्रदर्शित होगा, और भेजा गया ईमेल स्वचालित रूप से कार्य सूची में भी जुड़ जाएगा।

(3) इस प्रकार के अनुवर्ती फ़्लैग केवल प्रेषकों के आउटलुक में काम करते हैं। प्राप्तकर्ताओं को अनुवर्ती फ़्लैग नहीं मिलेंगे.

1.1.2 भेजने से पहले एकल ईमेल में कस्टम फ़्लैग या अनुस्मारक जोड़ें

यदि आपको वर्तमान ईमेल लिखने, उत्तर देने या अग्रेषित करने के लिए एक कस्टम ध्वज या अनुस्मारक जोड़ने की आवश्यकता है, तो आप निम्नानुसार कार्य कर सकते हैं:

1. नई रचना, उत्तर, या अग्रेषित संदेश विंडो में, क्लिक करें मैसेज > ऊपर का पालन करें > रिवाज or रिमाइंडर जोड़ें जैसी तुम्हारी ज़रूरत है।

नोट्स: यदि उत्तर देने/अग्रेषित करने वाला संदेश पठन फलक में एम्बेडेड है, तो आपको क्लिक करना होगा बाहर निकालना सबसे पहले संदेश विंडो में प्रत्युत्तर/अग्रेषित संदेश दिखाने के लिए बटन।

2. कस्टम संवाद में, पर जाएँ मेरे लिए झंडा अनुभाग, और निम्नानुसार करें:
(1) ध्वजांकित पाठ टाइप करें को ध्वजांकित करें डिब्बा;
(2) अपनी आवश्यकतानुसार प्रारंभ तिथि और नियत तिथि निर्दिष्ट करें;
(3) यदि आपको ईमेल के लिए अनुस्मारक जोड़ने की आवश्यकता है, तो टिक करें अनुस्मारक विकल्प, और अपनी आवश्यकतानुसार अनुस्मारक दिनांक और समय निर्दिष्ट करें।

3। दबाएं OK बटन.

4. ईमेल लिखें और भेजें.

1.2 सभी आउटगोइंग ईमेल को स्वचालित रूप से फ़्लैग करें

यदि आपको सभी आउटगोइंग ईमेल को स्वचालित रूप से फ़्लैग करने की आवश्यकता है, तो आप इसे प्राप्त करने के लिए एक नियम बना सकते हैं।

1. मेल दृश्य में, क्लिक करें होम > नियम > नियम और अलर्ट प्रबंधित करें.

2. नियम और अलर्ट संवाद में, क्लिक करें नए नियम नीचे ईमेल नियम टैब.

3. नियम विज़ार्ड में, हाइलाइट करने के लिए क्लिक करें मेरे द्वारा भेजे गए संदेशों पर नियम लागू करें, और क्लिक करें अगला बटन.

4. दूसरे नियम विज़ार्ड में, किसी भी शर्त की जाँच न करें, और क्लिक करें अगला सीधे. फिर पॉपिंग आउट माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक डायलॉग में क्लिक करें हाँ आगे जाओ।

नोट्स: यदि आप केवल उन ईमेल के लिए झंडे जोड़ना चाहते हैं जो विशिष्ट शर्तों को पूरा करते हैं, तो आप विशिष्ट विकल्पों पर टिक कर सकते हैं और शर्तें निर्दिष्ट कर सकते हैं, और फिर क्लिक कर सकते हैं अगला बटन.

5. तीसरे नियम विज़ार्ड में:
(1) टिक करें कई दिनों में कार्रवाई के लिए फ्लैग संदेश में विकल्प चरण 1 अनुभाग;
(2) रेखांकित पाठ पर क्लिक करें कुछ दिनों में कार्रवाई में चरण 2 अनुभाग;
(3) पॉपिंग आउट फ़्लैग संदेश संवाद में, फ़्लैग किए गए टेक्स्ट को निर्दिष्ट करें और आवश्यकतानुसार अवधि याद दिलाएं, और क्लिक करें OK;
(4) अब यह नियम विज़ार्ड पर लौटता है, और क्लिक करें अगला.

6. चौथे नियम विज़ार्ड में क्लिक करें अगला सीधे.

टिप्स: यहां हम इस नियम को चलाने के लिए अपवाद सेट कर सकते हैं। यदि आवश्यक हो, तो आवश्यकतानुसार नियम अपवाद निर्दिष्ट करें।

7. अंतिम नियम विज़ार्ड में, नियम को नाम दें, चल रहे नियम विकल्प निर्दिष्ट करें, और क्लिक करें अंत बटन.

कभी-कभी, माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक डायलॉग चेतावनी पॉप अप हो रही है, उस पर क्लिक करें OK इसे बंद करने के लिए बटन

8. फिर हम नियम और अलर्ट संवाद पर वापस जाते हैं, क्लिक करते हैं OK इसे बंद करने के लिए

अब से, सभी आउटगोइंग ईमेल स्वचालित रूप से चिह्नित किए जाएंगे।

नोट्स:
(1) यदि हम आउटलुक बंद करते हैं तो नियम आउटगोइंग ईमेल को चिह्नित नहीं करेगा।
(2) नियम केवल प्रेषकों के आउटलुक में भेजे गए आइटम के लिए ध्वज जोड़ देगा, और प्राप्तकर्ताओं को ध्वज जानकारी नहीं मिलेगी।

2.1 एक ईमेल को महत्वपूर्ण के रूप में चिह्नित करें

जब आप कोई नया ईमेल लिख रहे हों या आउटलुक में किसी ईमेल का उत्तर/अग्रेषण कर रहे हों, तो आप ईमेल के लिए प्राथमिकता जोड़ या बदल सकते हैं।
नई रचना, उत्तर या अग्रेषण संदेश विंडो में, क्लिक करें अधिक महत्व or कम महत्व वर्तमान में संपादित ईमेल के लिए सीधे प्राथमिकता निर्धारित करने के लिए बटन।

टिप्पणियाँ:
(1) यदि अधिक महत्व or कम महत्व बटन पहले ही हाइलाइट किया जा चुका है, आप ईमेल से महत्व प्राथमिकता को रद्द करने के लिए फिर से बटन पर क्लिक कर सकते हैं।

(2) वैकल्पिक रूप से, आप एंकर पर क्लिक कर सकते हैं  के निचले-दाएँ कोने पर टैग पर समूह मैसेज गुण संवाद को सक्षम करने के लिए टैब से एक महत्व प्राथमिकता निर्दिष्ट करें महत्व ड्रॉप-डाउन सूची, और संवाद बंद करें।

(3) वैसे, नई कंपोजिंग, रिप्लाई या फॉरवर्डिंग मैसेज विंडो में भी आप क्लिक कर सकते हैं पट्टिका > जानकारी > गुण गुण संवाद खोलने के लिए, और फिर से महत्व प्राथमिकता निर्दिष्ट करें महत्व ड्राॅप डाउन लिस्ट।

(4) जब उत्तर देने या अग्रेषित करने वाला संदेश पठन फलक में एम्बेडेड हो, तो आप क्लिक कर सकते हैं अधिक महत्व or कम महत्व पर बटन मैसेज टैब (रचना उपकरण) सीधे।

2.2 सभी नए ईमेल को स्वचालित रूप से महत्वपूर्ण के रूप में चिह्नित करें

यदि आप सभी आउटगोइंग ईमेल को स्वचालित रूप से उच्च प्राथमिकता के रूप में चिह्नित करना चाहते हैं, तो आप आउटलुक विकल्पों को निम्नानुसार कॉन्फ़िगर कर सकते हैं:

1. मेल दृश्य में, क्लिक करें पट्टिका > ऑप्शंस आउटलुक विकल्प संवाद खोलने के लिए।

2. आउटलुक विकल्प संवाद में, क्लिक करें मेल बाएँ साइडबार में, पर जाएँ संदेश भेजो अनुभाग, और से डिफ़ॉल्ट महत्व निर्दिष्ट करें डिफ़ॉल्ट महत्व स्तर ड्राॅप डाउन लिस्ट।

3। दबाएं OK बटन.

अब से, आपके द्वारा भेजे गए सभी नए ईमेल और उत्तर स्वचालित रूप से निर्दिष्ट डिफ़ॉल्ट महत्व स्तर के रूप में चिह्नित किए जाएंगे। हालाँकि, अग्रेषित ईमेल मूल ईमेल का महत्व स्तर बना रहेगा।

2.3 नोट्स

जब प्राप्तकर्ता विभिन्न प्राथमिकताओं के रूप में चिह्नित ईमेल प्राप्त करते हैं, तो वे देखेंगे कि उच्च प्राथमिकता वाले ईमेल लाल विस्मयादिबोधक चिह्न द्वारा चिह्नित हैं  , और कम महत्व वाले ईमेल को नीले डाउन-एरो द्वारा चिह्नित किया जाता है  नीचे दिखाए गए स्क्रीनशॉट के अनुसार संदेश सूची में।

जब प्राप्तकर्ता रीडिंग फलक या संदेश विंडो में ईमेल पढ़ते हैं, तो ऊपर स्क्रीनशॉट में दिखाए अनुसार महत्व स्तर की जानकारी संदेश हेडर के नीचे जोड़ दी जाती है।

3.1 किसी संदेश को गोपनीय, निजी, व्यक्तिगत या सामान्य के रूप में चिह्नित करें

नए संदेश लिखने, उत्तर देने या अग्रेषित करने वाली विंडो में, हम वर्तमान ईमेल के लिए निम्नानुसार संवेदनशीलता स्थिति आसानी से सेट कर सकते हैं:

1. नई रचना, उत्तर, या अग्रेषित संदेश विंडो में, क्लिक करें पट्टिका > जानकारी > गुण गुण संवाद खोलने के लिए.

टिप्स:
(1) वैकल्पिक रूप से, आप एंकर पर क्लिक करके प्रॉपर्टीज़ डायलॉग भी खोल सकते हैं  के निचले-दाएँ कोने पर टैग पर समूह मैसेज टैब.

(2) यदि उत्तर देने या अग्रेषित करने वाला संदेश रीडिंग फलक में एम्बेडेड है, तो आप एंकर पर क्लिक कर सकते हैं  के निचले-दाएँ कोने पर टैग पर समूह मैसेज टैब (रचना उपकरण).

2. गुण संवाद में, से संवेदनशीलता स्थिति का चयन करें संवेदनशीलता अपनी आवश्यकतानुसार ड्रॉप-डाउन सूची बनाएं और संवाद बंद करें।

अब वर्तमान ईमेल के लिए संवेदनशीलता स्थिति सेट हो गई है, फिर इसे अपनी आवश्यकता के अनुसार लिखें और भेजें।

3.2 सभी नए ईमेल को स्वचालित रूप से गोपनीय, निजी, व्यक्तिगत या सामान्य के रूप में चिह्नित करें

आप सभी नए ईमेल के लिए निर्दिष्ट संवेदनशीलता स्थिति को स्वचालित रूप से जोड़ने के लिए आउटलुक विकल्पों को भी कॉन्फ़िगर कर सकते हैं।

1. मेल दृश्य में, क्लिक करें पट्टिका > ऑप्शंस आउटलुक विकल्प संवाद खोलने के लिए।

2. आउटलुक विकल्प संवाद में, क्लिक करें मेल बाएँ साइडबार में, पर जाएँ संदेश भेजो अनुभाग, और अपनी आवश्यकतानुसार डिफ़ॉल्ट संवेदनशीलता स्तर निर्दिष्ट करें।

3। दबाएं OK बटन.

अब से, सभी नए ईमेल स्वचालित रूप से डिफ़ॉल्ट संवेदनशीलता स्थिति पर सेट हो जाएंगे।

टिप्स: उत्तर और अग्रेषण मूल ईमेल की संवेदनशीलता स्थिति बनी रहेगी।

3.3 नोट्स

1. जब प्राप्तकर्ताओं को संवेदनशीलता स्थिति के साथ एक ईमेल प्राप्त होता है, तो जब वे इसे रीडिंग फलक या संदेश विंडो में पढ़ते हैं तो उन्हें संदेश हेडर के नीचे संवेदनशीलता स्थिति की जानकारी मिलेगी।

2. एक संदेश जिसमें संवेदनशीलता का स्तर होता है निजी प्राप्तकर्ता के इनबॉक्स नियमों द्वारा अग्रेषित या पुनर्निर्देशित नहीं किया जाएगा।

हम आउटलुक में नई ईमेल लिखने, उत्तर देने या अग्रेषित करने के लिए एक या एकाधिक श्रेणियां भी जोड़ सकते हैं।

4.1 एक ईमेल को वर्गीकृत करें

नई रचना, उत्तर या अग्रेषण संदेश विंडो में, आप ईमेल के लिए निम्नानुसार एक या एकाधिक श्रेणियां जोड़ सकते हैं:

1. नई रचना, उत्तर, या अग्रेषित संदेश विंडो में, क्लिक करें पट्टिका > जानकारी > गुण गुण संवाद खोलने के लिए.

टिप्स:

(1) आप एंकर पर भी क्लिक कर सकते हैं  के निचले-दाएँ कोने पर टैग पर समूह मैसेज गुण संवाद खोलने के लिए टैब।

(2) यदि उत्तर देने या अग्रेषित करने वाला संदेश रीडिंग फलक में एम्बेडेड है, तो आप एंकर पर क्लिक कर सकते हैं  के निचले-दाएँ कोने पर टैग पर समूह मैसेज टैब (रचना उपकरण) गुण संवाद खोलने के लिए।

2. गुण संवाद में, श्रेणियाँ निर्दिष्ट करें श्रेणियाँ अपनी आवश्यकतानुसार ड्रॉप-डाउन सूची बनाएं और संवाद बंद करें।

सुझाव:
(1) आप इनमें से एक रंग श्रेणी निर्दिष्ट कर सकते हैं श्रेणियाँ एक समय में ड्रॉप-डाउन सूची बनाएं और एकाधिक रंग श्रेणियां जोड़ने के लिए ऑपरेशन दोहराएं।

(2) आप क्लिक भी कर सकते हैं श्रेणियाँ > सब वर्ग रंग श्रेणियाँ संवाद खोलने के लिए। और नए संवाद में, अपनी आवश्यकतानुसार श्रेणियां बनाएं, नाम बदलें या हटाएं, या यदि आवश्यक हो तो एक साथ कई श्रेणियों पर निशान लगाएं।

(3) गुण संवाद में, क्लिक करें श्रेणियाँ > सभी श्रेणियों को साफ़ करें वर्तमान संपादन ईमेल से सभी मौजूदा श्रेणियों को हटाने के लिए।
फिर अपनी आवश्यकतानुसार ईमेल लिखें और भेजें।

4.2 सभी नए ईमेल को स्वचालित रूप से वर्गीकृत करें

कुछ मामलों में, आपको सभी आउटगोइंग ईमेल, या आउटगोइंग ईमेल को विशेष मानदंडों के आधार पर स्वचालित रूप से वर्गीकृत करने की आवश्यकता हो सकती है, आप इसे प्राप्त करने के लिए एक नियम बना सकते हैं।

1. मेल दृश्य में, क्लिक करें होम > नियम > नियम और अलर्ट प्रबंधित करें.

2. नियम और अलर्ट संवाद में, क्लिक करें नए नियम के तहत बटन ईमेल नियम टैब.

3. नियम विज़ार्ड में, हाइलाइट करने के लिए क्लिक करें मेरे द्वारा भेजे गए संदेशों पर नियम लागू करें विकल्प, और क्लिक करें अगला बटन.

4. दूसरे नियम विज़ार्ड में, क्लिक करें अगला बिना कोई शर्त बताए बटन दबाएं, और फिर क्लिक करें हाँ माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक संवाद में बटन।

टिप्स: यदि आपको मानदंड के आधार पर ईमेल के लिए श्रेणियां जोड़ने की आवश्यकता है, तो आप संबंधित शर्तों पर टिक कर सकते हैं, और अपनी आवश्यकता के अनुसार शर्तों को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं।

5. तीसरे नियम विज़ार्ड में, कृपया निम्नानुसार कार्य करें:
(1) टिक करें इसे श्रेणी श्रेणी में निर्दिष्ट करें में विकल्प चरण 1 अनुभाग;
(2) रेखांकित पाठ पर क्लिक करेंवर्ग" में चरण 2 अनुभाग;
(3) अब रंग श्रेणियाँ संवाद सामने आता है, कृपया अपनी आवश्यकतानुसार एक या एकाधिक रंग श्रेणियों पर टिक करें;
(4) क्लिक करें OK बटन;
(5) क्लिक करें अगला नियम विज़ार्ड में बटन।

6. चौथे नियम विज़ार्ड में, यदि आवश्यक हो तो अपवाद निर्दिष्ट करें और क्लिक करें अगला बटन.

7. अंतिम नियम विज़ार्ड में, नए नियम को नाम दें चरण 1 अनुभाग में, अपनी आवश्यकतानुसार चल रहे विकल्पों पर टिक करें चरण 2 अनुभाग पर क्लिक करें, और क्लिक करें अंत बटन.

नोट: यदि चेतावनी माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक संवाद प्रकट होता है, तो कृपया क्लिक करें OK आगे बढ़ने के लिए बटन.

8. अब यह नियम और अलर्ट संवाद पर लौटता है, क्लिक करें OK परिवर्तनों को सहेजने और इसे बंद करने के लिए बटन।

अब से, सभी आउटगोइंग ईमेल (या यदि आपने निर्दिष्ट किया है तो मानदंडों को पूरा करने वाले ईमेल) में स्वचालित रूप से निर्दिष्ट रंग श्रेणियां जोड़ दी जाएंगी।
टिप्स: इसके लिए आउटलुक को नियमित रूप से चलाना आवश्यक है। यदि आउटलुक नहीं चल रहा है, तो नियम आउटगोइंग ईमेल को वर्गीकृत नहीं करेगा।

4.3 नोट्स

श्रेणियां प्राप्तकर्ताओं को ईमेल के साथ भेजी जाएंगी। जब प्राप्तकर्ता आउटलुक में ये ईमेल प्राप्त करते हैं, तो उन्हें संदेश सूची में ईमेल के अलावा, और रीडिंग फलक या संदेश विंडो में संदेश सामग्री के शीर्ष पर रंग श्रेणियां मिलेंगी।