इनबॉक्स दृश्य बदलें
यह ट्यूटोरियल आउटलुक में फ़ोल्डर (इनबॉक्स फ़ोल्डर) दृश्य को बदलने के बारे में बात कर रहा है, जिसमें ऑटो प्रीसेट फ़ोल्डर दृश्यों के बीच फ़ोल्डर दृश्यों को स्विच करना, फ़ोल्डर दृश्यों को कस्टमाइज़ करना (कॉलम जोड़ना, सॉर्ट करना, फ़िल्टर करना, समूह बनाना, सशर्त स्वरूपण इत्यादि) और रीसेट करना शामिल है। फ़ोल्डर दृश्य भी.
टेबल ऑफ़ कंटेंट
- 1. वर्तमान फ़ोल्डर दृश्य बदलें
- 1.1 कॉम्पैक्ट दृश्य
- 1.2 एकल दृश्य
- 1.3 पूर्वावलोकन दृश्य
- 2. वर्तमान दृश्य को अनुकूलित करें - कॉलम जोड़ें
- 3. वर्तमान दृश्य को अनुकूलित करें - ईमेल को व्यवस्थित और समूहित करें
- 4. वर्तमान दृश्य को अनुकूलित करें - ईमेल को क्रमबद्ध करें
- 5. वर्तमान दृश्य को अनुकूलित करें - ईमेल फ़िल्टर करें
- 6. वर्तमान दृश्य को अनुकूलित करें - अन्य सेटिंग्स
- 7. वर्तमान दृश्य को अनुकूलित करें - सशर्त स्वरूपण
- 8. वर्तमान दृश्य को अनुकूलित करें - स्तंभों को प्रारूपित करें
- 9. वर्तमान दृश्य रीसेट करें
नोट: इस पेज पर पेश की गई विधियां विंडोज 2019 में माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक 10 डेस्कटॉप प्रोग्राम पर लागू होती हैं। और निर्देश माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक के संस्करण और विंडोज वातावरण के आधार पर महत्वपूर्ण या थोड़े भिन्न हो सकते हैं।
1. वर्तमान फ़ोल्डर दृश्य बदलें
डिफ़ॉल्ट रूप से, आउटलुक में इनबॉक्स कॉम्पैक्ट व्यू में प्रदर्शित होता है। तीन अन्य पूर्व निर्धारित दृश्य हैं जिन्हें आप आसानी से बदल सकते हैं: एकल और पूर्वावलोकन। यह ट्यूटोरियल इन प्रीसेट दृश्यों का परिचय देगा, और आपको दिखाएगा कि इनबॉक्स फ़ोल्डर को अन्य प्रीसेट दृश्यों में कैसे प्रदर्शित किया जाए।
1. संक्षिप्त दृश्य
इनबॉक्स फ़ोल्डर डिफ़ॉल्ट रूप से कॉम्पैक्ट व्यू में खुल रहा है। यदि इनबॉक्स फ़ोल्डर कॉम्पैक्ट दृश्य में प्रदर्शित नहीं होता है, तो आप क्लिक कर सकते हैं देखें > दृश्य बदलो > सघन इस दृश्य में स्थानांतरित करने के लिए.
कॉम्पैक्ट दृश्य में संदेश सूची और पठन फलक होता है, और यह मुख्य रूप से संदेश सूची का लेआउट बदलता है।
संदेश सूची में, आप प्रत्येक ईमेल को तीन पंक्तियों में प्रदर्शित देखेंगे:
(1) पहली पंक्ति ईमेल भेजने वाले को दिखाती है;
(2) दूसरी पंक्ति ईमेल के विषय और प्राप्त तिथि को इंगित करती है;
(3) और आप तीसरी पंक्ति में ईमेल के संदेश मुख्य भाग का पूर्वावलोकन कर सकते हैं। संदेश सूची जितनी व्यापक होगी, आप उतनी ही लंबी सामग्री का पूर्वावलोकन कर सकते हैं।
नोट्स:
(1) यदि आउटलुक इंटरफ़ेस बहुत संकीर्ण है, तो यह संदेश सूची को स्वचालित रूप से छिपा देगा और केवल रीडिंग फलक प्रदर्शित करेगा।
(2) यदि आप कॉम्पैक्ट दृश्य को संशोधित करते हैं, जैसे कॉलम जोड़ें, या व्यवस्था शैली बदलते हैं, तो आप क्लिक करके डिफ़ॉल्ट कॉम्पैक्ट दृश्य को तुरंत पुनर्स्थापित कर सकते हैं देखें > बाकी दृश्य.
1.2 एकल दृश्य
इनबॉक्स फोल्डर को खोलने के बाद आप क्लिक करके इसे सिंगल व्यू में प्रदर्शित कर सकते हैं देखें > दृश्य बदलो > एक.
एकल दृश्य में संदेश सूची और पठन फलक भी शामिल है। एकल दृश्य में, आपको संदेश सूची से ईमेल के बारे में अधिक जानकारी मिलेगी। और यह दृश्य वाइड स्क्रीन मोड में एक अच्छा विकल्प होगा।
संदेश सूची में, प्रत्येक ईमेल दो पंक्तियों में प्रदर्शित होता है।
(1) पहली पंक्ति कॉलम के माध्यम से ईमेल की सभी प्रकार की जानकारी दिखाती है, जिसमें महत्व स्थिति, अनुस्मारक, अनुलग्नक, प्रेषक, विषय, प्राप्त तिथि इत्यादि शामिल हैं। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपने कितने कॉलम जोड़े हैं, वे संदेश सूची में प्रदर्शित होंगे .
(2) और दूसरी पंक्ति ईमेल का संदेश मुख्य भाग प्रदर्शित करती है। संदेश सूची जितनी व्यापक होगी, आप उतनी ही अधिक सामग्री का पूर्वावलोकन कर सकते हैं।
नोटs:
(1) एकल दृश्य विस्तृत स्क्रीन के साथ अच्छा काम करता है। यदि आउटलुक इंटरफ़ेस बहुत संकीर्ण है, तो यह संदेश सूची को स्वचालित रूप से छिपा देगा और केवल रीडिंग फलक प्रदर्शित करेगा।
(2) यदि आपने एकल दृश्य में दृश्य सेटिंग बदल दी है, जैसे सॉर्ट ऑर्डर, फ़िल्टर, या व्यवस्था शैलियों को बदलें, तो आप क्लिक कर सकते हैं देखें > फिर से देख्ना डिफ़ॉल्ट एकल दृश्य को पुनर्स्थापित करने के लिए।
1.3 पूर्वावलोकन दृश्य
इनबॉक्स फोल्डर खोलने के बाद आप क्लिक करके उसके व्यू को प्रीव्यू में बदल सकते हैं देखें > दृश्य बदलो > पूर्वावलोकन.
पूर्वावलोकन दृश्य, पठन फलक को बंद करने के अलावा, एकल दृश्य के समान है। यह संदेश सूची को विस्तृत मोड में प्रदर्शित करता है।
विस्तृत संदेश सूची में, प्रत्येक ईमेल में दो पंक्तियाँ होती हैं।
(1) पहली पंक्ति एक कॉलम में ईमेल के प्रत्येक फ़ील्ड को दिखाती है, जैसे कि प्रेषक, विषय, प्राप्त, आकार, ध्वज, आदि। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपने इस दृश्य में कितने कॉलम जोड़े हैं, वे संदेश सूची में प्रदर्शित होंगे।
(2) आप दूसरी पंक्ति में किसी ईमेल के संदेश मुख्य भाग का पूर्वावलोकन कर सकते हैं।
टिप्पणियाँ:
(1) पूर्वावलोकन दृश्य विस्तृत स्क्रीन के लिए उपयुक्त है। यदि आप आउटलुक इंटरफ़ेस को संकीर्ण करते हैं, तो पूर्वावलोकन दृश्य बिना रीडिंग फलक के कॉम्पैक्ट दृश्य को स्वचालित रूप से बदल देगा।
(2) यदि आपने पूर्वावलोकन दृश्य में दृश्य सेटिंग बदल दी है, जैसे सॉर्ट ऑर्डर, फ़िल्टर, या व्यवस्था शैलियों को बदलें, तो आप क्लिक कर सकते हैं देखें > फिर से देख्ना डिफ़ॉल्ट पूर्वावलोकन दृश्य को पुनर्स्थापित करने के लिए।
2. वर्तमान दृश्य को अनुकूलित करें - कॉलम जोड़ें
आप इनबॉक्स फ़ोल्डर को पूर्व निर्धारित दृश्यों में आसानी से बदल सकते हैं: कॉम्पैक्ट, सिंगल और पूर्वावलोकन। हालाँकि, यदि ये पूर्व निर्धारित दृश्य आपकी आवश्यकताओं को पूरा नहीं कर सकते हैं, तो आप वर्तमान दृश्य को अनुकूलित कर सकते हैं। यह ट्यूटोरियल आपको दिखाएगा कि वर्तमान दृश्य से कॉलम कैसे जोड़ें या हटाएँ।
2.1 वर्तमान दृश्य में एक कॉलम जोड़ें
उदाहरण के लिए, आप जोड़ना चाहते हैं Cc वर्तमान दृश्य में कॉलम, आप निम्नानुसार कार्य कर सकते हैं:
1. निर्दिष्ट मेल फ़ोल्डर (इस मामले में इनबॉक्स फ़ोल्डर) खोलें, और क्लिक करें देखें > कॉलम जोड़ें.
2. कॉलम दिखाएँ संवाद में, कृपया निम्नानुसार कार्य करें:
(1) कृपया कॉलम वाली निर्दिष्ट श्रेणी का चयन करें से उपलब्ध कॉलम चुनें ड्रॉप डाउन सूची। इस मामले में, कृपया चुनें सभी मेल फ़ील्ड;
(2) में उपलब्ध कॉलम सूची बॉक्स में, कृपया आपके द्वारा जोड़े जाने वाले निर्दिष्ट कॉलम का चयन करने के लिए क्लिक करें। इस मामले में, कृपया चुनें Cc.
(3) क्लिक करें बटन.
3। अब Cc कॉलम को सही सूची बॉक्स में जोड़ा गया है। चयन करने के लिए कृपया क्लिक करें Cc दाएँ सूची बॉक्स में, और क्लिक करें ऊपर ले जाएँ इसे उचित स्थान पर ले जाने के लिए बटन दबाएं।
4। दबाएं OK बटन.
अब तक, द Cc कॉलम को वर्तमान मेल फ़ोल्डर में जोड़ दिया गया है. स्क्रीनशॉट देखें:
नोट्स:
(1) यदि निर्दिष्ट फ़ोल्डर कॉम्पैक्ट दृश्य में है, तो आपको रीडिंग फलक बंद करने या इसे नीचे ले जाने तक जोड़ा गया कॉलम नहीं मिल सकता है। आप क्लिक कर सकते हैं देखें > पठन फलक > बंद or तल पठन फलक को बंद करने या इसे संदेश सूची के नीचे ले जाने के लिए।
(2) आप क्लिक कर सकते हैं देखें > फिर से देख्ना डिफ़ॉल्ट दृश्य सेटिंग्स को पुनर्स्थापित करने के लिए।
2.2 वर्तमान दृश्य से एक कॉलम हटाएँ
किसी कॉलम को वर्तमान दृश्य से हटाने की कई विधियाँ हैं।
2.2.1 वर्तमान दृश्य से एक कॉलम हटाएँ
मान लीजिए कि इनबॉक्स फ़ोल्डर वर्तमान में पूर्वावलोकन दृश्य में प्रदर्शित हो रहा है, और आप इसे हटाना चाहते हैं विषय इस दृश्य से कॉलम, आप निम्नानुसार कार्य कर सकते हैं:
1। क्लिक करें देखें > कॉलम जोड़ें कॉलम दिखाएँ संवाद खोलने के लिए।
2. कॉलम दिखाएं संवाद में, कृपया उस कॉलम का चयन करने के लिए क्लिक करें जिसे आप हटा देंगे इन कॉलमों को इसी क्रम में दिखाएँ सूची बॉक्स, और क्लिक करें हटाना बटन.
3। दबाएं OK बटन.
अब निर्दिष्ट विषय कॉलम वर्तमान दृश्य से हटा दिया गया है।
2.2.2 मेनू पर राइट-क्लिक करके वर्तमान दृश्य से एक कॉलम हटाएं
यदि इनबॉक्स फ़ोल्डर एकल दृश्य या पूर्वावलोकन दृश्य में है, तो आप राइट-क्लिक मेनू से आसानी से एक कॉलम को दृश्य से हटा सकते हैं।
संदेश सूची में, निर्दिष्ट कॉलम हेडर पर राइट क्लिक करें जिसे आप हटा देंगे, और चुनें इस कॉलम को हटा दें राइट-क्लिक मेनू से।
अब निर्दिष्ट कॉलम को वर्तमान दृश्य से तुरंत हटा दिया जाता है।
नोट: यदि निर्दिष्ट फ़ोल्डर कॉम्पैक्ट दृश्य में है, तो आप किसी कॉलम हेडर पर तब तक राइट क्लिक नहीं कर सकते जब तक आप रीडिंग फलक को बंद नहीं कर देते या उसे नीचे नहीं ले जाते। आप क्लिक कर सकते हैं देखें > पठन फलक > बंद or तल पठन फलक को बंद करने या इसे संदेश सूची के नीचे ले जाने के लिए।
2.2.3 किसी कॉलम को खींचकर और गिराकर वर्तमान दृश्य से हटाएँ
यदि इनबॉक्स फ़ोल्डर एकल दृश्य या पूर्वावलोकन दृश्य में है, तो आप किसी कॉलम को खींचकर और गिराकर भी आसानी से हटा सकते हैं।
संदेश सूची के शीर्ष पर, निर्दिष्ट कॉलम हेडर पर क्लिक करें जिसे आप हटा देंगे, उसे खींचें और संदेश सूची से बाहर कर दें। फिर निर्दिष्ट कॉलम को वर्तमान दृश्य से तुरंत हटा दिया जाता है।
नोट: यदि निर्दिष्ट फ़ोल्डर कॉम्पैक्ट दृश्य में है, तो आप कॉलम हेडर को तब तक नहीं खींच सकते जब तक आप रीडिंग फलक को बंद नहीं कर देते या उसे नीचे नहीं ले जाते। आप क्लिक कर सकते हैं देखें > पठन फलक > बंद or तल पठन फलक को बंद करने या इसे संदेश सूची के नीचे ले जाने के लिए।
3. वर्तमान दृश्य को अनुकूलित करें - ईमेल को व्यवस्थित और समूहित करें
यदि आपने इनबॉक्स फ़ोल्डर दृश्य को अनुकूलित नहीं किया है या डिफ़ॉल्ट दृश्य पर रीसेट नहीं किया है, तो ईमेल को संदेश सूची में स्वचालित रूप से प्राप्त दिनांक और समय के अनुसार समूहीकृत और क्रमबद्ध किया जाता है। यहां, यह ट्यूटोरियल आपको विभिन्न मानदंडों के आधार पर ईमेल को व्यवस्थित या समूहित करने का तरीका दिखाएगा।
3.1 ईमेल को त्वरित रूप से व्यवस्थित (समूहित और क्रमबद्ध) करें
आप रिबन और संदेश सूची में व्यवस्था आदेशों द्वारा ईमेल को तुरंत व्यवस्थित कर सकते हैं (ईमेल को एक साथ समूहित और सॉर्ट कर सकते हैं)।
1. इनबॉक्स फोल्डर खोलने के बाद कृपया क्लिक करें अधिक आइकॉन के निचले-दाएँ कोने पर व्यवस्था बॉक्स पर देखें टैब पर क्लिक करें, और उसके बाद क्लिक करें समूहों में दिखाएँ इस विकल्प को सक्षम करने के लिए।
टिप्स: डिफ़ॉल्ट रूप से, यह विकल्प सक्षम है। बेहतर होगा कि आप जाँच लें कि नीचे दिए गए ऑपरेशन से पहले इसे सक्षम किया गया है या नहीं।
2. फिर आप मानदंड पर क्लिक करके ईमेल को तुरंत व्यवस्थित कर सकते हैं व्यवस्था बॉक्स पर देखें टैब.
आप क्लिक करके संदेश सूची में ईमेल को शीघ्रता से व्यवस्थित भी कर सकते हैं संदेश सूची के शीर्ष पर, और फिर एक व्यवस्थित मानदंड का चयन करें द्वारा व्यवस्थित ड्रॉप-डाउन सूची में अनुभाग. स्क्रीनशॉट देखें:
3.2 ईमेल को व्यू सेटिंग्स के साथ समूहित करें
आप दृश्य सेटिंग्स को भी कॉन्फ़िगर कर सकते हैं, और फिर ईमेल को वर्तमान दृश्य में एक या अधिक मानदंडों के आधार पर आसानी से समूहित कर सकते हैं।
1. इनबॉक्स फोल्डर खोलने के बाद कृपया क्लिक करें देखें > दृश्य सेटिंग्स.
2. आरंभिक संवाद में, कृपया क्लिक करें समूह द्वारा बटन.
3. पॉपिंग आउट ग्रुप बाय डायलॉग बॉक्स में, कृपया निम्नानुसार कार्य करें:
(1) अनटिक करें व्यवस्था के अनुसार स्वचालित रूप से समूह बनाएं विकल्प;
(2) में आइटम को इसके अनुसार समूहित करें अनुभाग, कृपया ड्रॉप-डाउन सूची से उन मानदंडों का चयन करें जिनके आधार पर आप ईमेल को समूहित करेंगे;
(3) कृपया अपनी आवश्यकतानुसार सॉर्ट क्रम का चयन करें और जांचें। इस मामले में, मैं जाँच करता हूँ आरोही.
टिप्स:
(1) यदि आप उपरोक्त चरण (2) में निर्दिष्ट समूह मानदंड नहीं पा सकते हैं, तो आप फ़ील्ड श्रेणी को बदल सकते हैं से उपलब्ध फ़ील्ड का चयन करें ड्रॉप डाउन-सूची, और फिर समूह मानदंड का चयन करें आइटम को इसके अनुसार समूहित करें ड्रॉप-डाउन सूची फिर से।
(2) यदि आपको ईमेल को कई मानदंडों के आधार पर समूहित करने की आवश्यकता है, तो कृपया समूह मानदंड निर्दिष्ट करने और नीचे दिए गए क्रम को क्रमबद्ध करने के लिए आगे बढ़ें तब तक जितने अनुभाग आपको चाहिए।
4. क्लिक करें OK > OK क्रमिक रूप से।
अब ईमेल को संदेश सूची में निर्दिष्ट मानदंडों के अनुसार समूहीकृत किया गया है।
3.3 नोट्स
(1) यदि आपको अनुकूलित समूह और समूह आइटम को तिथि के अनुसार फिर से साफ़ करने की आवश्यकता है, तो कृपया क्लिक करें देखें > तारीख में व्यवस्था रिबन पर बॉक्स या > तारीख संदेश सूची के शीर्ष पर.
(2) यदि आपको वर्तमान दृश्य से अनुकूलित दृश्य सेटिंग्स को साफ़ करने की आवश्यकता है, तो कृपया क्लिक करें देखें > फिर से देख्ना रिबन पर.
4. वर्तमान दृश्य को अनुकूलित करें - ईमेल को क्रमबद्ध करें
इनबॉक्स मेल फ़ोल्डर खोलने के बाद, आप देखेंगे कि ईमेल स्वचालित रूप से संदेश सूची में प्राप्त तिथि के अनुसार समूहीकृत और क्रमबद्ध हो गए हैं। कुछ मामलों में, आप ईमेल को एक या अधिक मानदंडों के साथ क्रमबद्ध करना चाह सकते हैं। यहां, यह ट्यूटोरियल आपको संदेश सूची में ईमेल को सॉर्ट करने का समाधान दिखाएगा।
4.1 ईमेल को व्यवस्था आदेशों के अनुसार त्वरित रूप से क्रमित करें
आप कमांड पर क्लिक करके ईमेल को तुरंत सॉर्ट कर सकते हैं व्यवस्था इन बॉक्स देखें रिबन पर टैब करें।
1. उदाहरण के लिए, आप ईमेल को प्रेषक के आधार पर क्रमबद्ध करना चाहते हैं, आपको क्लिक करना होगा अधिक आइकॉन के निचले-दाएँ कोने पर व्यवस्था बॉक्स पर देखें टैब पर क्लिक करें, और उसके बाद क्लिक करें समूहों में दिखाएँ इसे निष्क्रिय करने के लिए।
2। तब दबायें से में व्यवस्था ईमेल को प्रेषक के आधार पर क्रमित करने के लिए बॉक्स पर क्लिक करें और क्लिक करें उलटा क्रमबद्ध करें अपनी आवश्यकतानुसार वर्तमान सॉर्ट क्रम को उलटने के लिए।
टिप्स: आप तीर पर भी क्लिक कर सकते हैं संदेश सूची के शीर्ष पर, और फिर सॉर्टिंग मानदंड निर्दिष्ट करें द्वारा व्यवस्थित संदेश सूची में ईमेल को सॉर्ट करने के लिए ड्रॉप-डाउन सूची का अनुभाग। और क्लिक करें A से Z or Z से A में ड्रॉप-डाउन सूची या सॉर्ट क्रम को उलटने के लिए संदेश सूची के शीर्ष पर।
4.2 कॉलम हेडर पर क्लिक करके त्वरित ईमेल सॉर्ट करें
यदि कॉलम दृश्य में प्रदर्शित हो रहे हैं, तो आप आसानी से फ़ील्ड के अनुसार सभी ईमेल को तुरंत क्रमबद्ध करने के लिए एक निश्चित कॉलम हेडर पर क्लिक कर सकते हैं।
सुझाव:
(1) यदि इनबॉक्स फ़ोल्डर कॉम्पैक्ट व्यू में है, तो आप क्लिक कर सकते हैं देखें > पठन फलक > बंद or तल सभी कॉलम प्रदर्शित करने के लिए.
(2) यदि आउटलुक इंटरफ़ेस सभी कॉलम प्रदर्शित करने के लिए बहुत संकीर्ण है, तो कॉलम गायब हो जाएंगे।
4.3 दृश्य सेटिंग्स कॉन्फ़िगर करके ईमेल को क्रमबद्ध करें
आप दृश्य सेटिंग्स कॉन्फ़िगर कर सकते हैं और अपनी आवश्यकता के अनुसार ईमेल को एक या एकाधिक मानदंडों के आधार पर क्रमबद्ध कर सकते हैं।
1. इनबॉक्स फोल्डर खोलने के बाद कृपया क्लिक करें देखें > दृश्य सेटिंग्स.
2. उन्नत दृश्य सेटिंग्स संवाद में, कृपया क्लिक करें तरह बटन.
3. पॉपिंग आउट सॉर्ट डायलॉग में, में आइटम को क्रमबद्ध करें अनुभाग, ड्रॉप-डाउन सूची से प्राथमिक सॉर्ट मानदंड का चयन करें, और अपनी आवश्यकता के अनुसार उचित सॉर्ट क्रम की जांच करें।
सुझाव:
(1) यदि आपको द्वितीयक सॉर्ट मानदंड जोड़ने की आवश्यकता है, तो कृपया पहले पर जाएं तब तक अनुभाग, द्वितीयक सॉर्ट मानदंड और सॉर्ट क्रम का चयन करें। तीसरे और चौथे प्रकार के मानदंड भी इसी प्रकार हैं।
(2) यदि आप ड्रॉप-डाउन सूची से उचित सॉर्ट मानदंड नहीं ढूंढ पा रहे हैं, तो आप फ़ील्ड श्रेणी को बदल सकते हैं से उपलब्ध फ़ील्ड का चयन करें ड्रॉप-डाउन सूची, और फिर सॉर्ट मानदंड निर्दिष्ट करें।
4। दबाएं OK दृश्य सेटिंग्स को सहेजने के लिए क्रमिक रूप से बटन।
अब सभी ईमेल को संदेश सूची में निर्दिष्ट सॉर्ट मानदंड के अनुसार क्रमबद्ध किया गया है।
4.4 नोट्स
1. आप क्लिक कर सकते हैं तारीख में व्यवस्था इन बॉक्स देखें अनुकूलित सॉर्टिंग को साफ़ करने और मूल सॉर्टिंग को पुनर्स्थापित करने के लिए रिबन पर टैब करें।
2. आप क्लिक करके वर्तमान दृश्य से सभी अनुकूलित दृश्य सेटिंग साफ़ कर सकते हैं देखें > फिर से देख्ना.
5. वर्तमान दृश्य को अनुकूलित करें - ईमेल फ़िल्टर करें
आम तौर पर जब आप इनबॉक्स फ़ोल्डर को प्रीसेट कॉम्पैक्ट व्यू, सिंगल व्यू या पूर्वावलोकन व्यू में प्रदर्शित करते हैं, तो सभी ईमेल संदेश सूची में सूचीबद्ध होते हैं। वास्तव में, आप ईमेल को फ़िल्टर कर सकते हैं और मानदंडों को पूरा करने वाले ईमेल को केवल संदेश सूची में प्रदर्शित कर सकते हैं।
5.1 त्वरित फ़िल्टर अपठित ईमेल
इनबॉक्स फोल्डर ओपन करने के बाद आप क्लिक कर सकते हैं अपठित सभी अपठित ईमेल को तुरंत फ़िल्टर करने के लिए संदेश सूची के शीर्ष पर। और क्लिक करके फ़िल्टर साफ़ करें सब संदेश सूची के शीर्ष पर.
आप तीर पर भी क्लिक कर सकते हैं ड्रॉप-डाउन मेनू को सक्रिय करने के लिए संदेश सूची के शीर्ष पर क्लिक करें, और फिर क्लिक करें अपठित मेल or उल्लेखित मेल अपठित या उल्लिखित ईमेल को फ़िल्टर करने के लिए ड्रॉप-डाउन मेनू से क्लिक करें सभी पत्र फ़िल्टर साफ़ करने के लिए ड्रॉप-डाउन मेनू से।
5.2 दृश्य सेटिंग्स कॉन्फ़िगर करके ईमेल फ़िल्टर करें
आप निर्दिष्ट मानदंडों के आधार पर ईमेल को आसानी से फ़िल्टर करने के लिए दृश्य सेटिंग बदल सकते हैं। कृपया इस प्रकार करें:
1. इनबॉक्स फोल्डर खोलने के बाद कृपया क्लिक करें देखें > दृश्य सेटिंग्स.
2. उन्नत दृश्य सेटिंग्स संवाद में, कृपया क्लिक करें फ़िल्टर बटन.
3. फ़िल्टर संवाद में, आप अपनी आवश्यकतानुसार एक या अधिक फ़िल्टर मानदंड जोड़ सकते हैं।
(1) संदेश टैब के अंतर्गत, आप नीचे दिए गए फ़िल्टर मानदंड जोड़ सकते हैं:
- शब्द खोजें: विषय या संदेश के मुख्य भाग में निर्दिष्ट कीवर्ड द्वारा ईमेल फ़िल्टर करें;
- से: प्रेषक द्वारा ईमेल फ़िल्टर करें;
- करने के लिए भेजें: प्राप्तकर्ताओं द्वारा ईमेल फ़िल्टर करें;
- मैं कहाँ हूँ: उन ईमेल को फ़िल्टर करें जो केवल मुझे भेजे गए थे, उन ईमेल को फ़िल्टर करें जो मेरे सहित कई लोगों को सीसी थे, या उन ईमेल को फ़िल्टर करें जो मेरे सहित कई लोगों को भेजे गए थे;
- पहर: ईमेल को प्राप्त समय, भेजे गए समय, नियत समय, समाप्ति समय, निर्मित समय या संशोधित समय के आधार पर फ़िल्टर करें।
(2) अधिक विकल्प टैब के अंतर्गत, आप नीचे दिए गए फ़िल्टर मानदंड जोड़ सकते हैं:
- श्रेणियाँ: ईमेल को एक या एकाधिक श्रेणियों के आधार पर फ़िल्टर करें;
- केवल आइटम जो हैं: अपठित या पढ़े गए ईमेल को फ़िल्टर करें;
- केवल आइटम के साथ: अनुलग्नकों के साथ या उसके बिना ईमेल फ़िल्टर करें;
- जिसका महत्व है: महत्व स्थिति के आधार पर ईमेल फ़िल्टर करें;
- केवल आइटम जो: ध्वज स्थिति के आधार पर ईमेल फ़िल्टर करें;
- माचिस की डिबिया: केस सेंसिटिव के साथ ईमेल फ़िल्टर करें;
- आकार: संदेश आकार के अनुसार ईमेल फ़िल्टर करें।
(3) उन्नत टैब के अंतर्गत, आप अपनी आवश्यकतानुसार कई कस्टम फ़िल्टर मानदंड जोड़ सकते हैं।
उदाहरण के लिए, आप सीसी प्राप्तकर्ता द्वारा ईमेल फ़िल्टर करना चाहते हैं, आप फ़िल्टर मानदंड को "के रूप में निर्दिष्ट कर सकते हैं"सीसी में निर्दिष्ट ईमेल पता शामिल है" में अधिक मानदंड परिभाषित करें अनुभाग, और क्लिक करें सूची में शामिल इस कस्टम फ़िल्टर मानदंड को इसमें जोड़ने के लिए बटन वे आइटम ढूंढें जो इन मानदंडों से मेल खाते हों सूची बाक्स।
आप यहां जितने चाहें उतने फ़िल्टर मानदंड जोड़ सकते हैं, और इन मानदंडों के बीच तार्किक संबंध है और.
4। दबाएं OK फ़िल्टर सेटिंग्स को सहेजने के लिए क्रमिक रूप से बटन।
अब आप देखेंगे कि ईमेल फ़िल्टर हो गए हैं, और केवल सभी निर्दिष्ट फ़िल्टर मानदंडों को पूरा करने वाले ईमेल ही संदेश सूची में सूचीबद्ध हैं।
टिप: यदि आप दृश्य सेटिंग बदलकर ईमेल फ़िल्टर करते हैं, तो आप फ़िल्टर को निम्नानुसार साफ़ कर सकते हैं: (1) क्लिक करें देखें > दृश्य सेटिंग्स; (2) उन्नत दृश्य सेटिंग्स संवाद में, फिर क्लिक करें फ़िल्टर बटन; (3) फ़िल्टर संवाद में, क्लिक करें सभी को साफ़ करें सबसे पहले बटन दबाएं, और फिर क्लिक करें OK बटन; (4) अंत में पर क्लिक करें OK उन्नत दृश्य सेटिंग्स संवाद बंद करने के लिए बटन।
5.3 नोट्स
आप क्लिक करके सभी कस्टम दृश्य सेटिंग साफ़ कर सकते हैं और डिफ़ॉल्ट दृश्य पुनर्स्थापित कर सकते हैं देखें > फिर से देख्ना आसानी से.
6. वर्तमान दृश्य को अनुकूलित करें - अन्य सेटिंग्स
मेल फ़ोल्डर खोलने के बाद, इनबॉक्स फ़ोल्डर कहते हैं, आप संदेश सूची में फ़ॉन्ट और तालिका दृश्य सेटिंग्स (पंक्तियाँ और कॉलम) बदल सकते हैं। यहां, यह ट्यूटोरियल आपको अन्य सेटिंग्स करने और आउटलुक में संदेश सूची की उपस्थिति को अनुकूलित करने का तरीका दिखाएगा।
6.1 फ़ॉन्ट और अन्य तालिका दृश्य सेटिंग्स बदलने के लिए अन्य सेटिंग्स कॉन्फ़िगर करें
मान लीजिए कि इनबॉक्स फ़ोल्डर पूर्वावलोकन दृश्य में है, और मैं संदेश सूची के लिए फ़ॉन्ट और अन्य तालिका दृश्य सेटिंग्स को बदलने के लिए अन्य सेटिंग्स को कॉन्फ़िगर करने के लिए उदाहरण के लिए इनबॉक्स ले जाऊंगा।
1. इनबॉक्स फोल्डर खोलने के बाद कृपया क्लिक करें देखें > दृश्य सेटिंग्स.
2. उन्नत दृश्य सेटिंग्स संवाद में, कृपया क्लिक करें अन्य सेटिंगएस बटन।
3. अब अन्य सेटिंग्स डायलॉग सामने आता है। आप आवश्यकतानुसार दृश्य सेटिंग्स कॉन्फ़िगर कर सकते हैं।
6.1.1 कॉलम फ़ॉन्ट
यह बटन कॉलम हेडर के फ़ॉन्ट, फ़ॉन्ट शैली और फ़ॉन्ट आकार को बदल देगा।
अन्य सेटिंग्स संवाद में, क्लिक करें कॉलम फ़ॉन्ट बटन। फिर फ़ॉन्ट संवाद में कृपया अपनी आवश्यकतानुसार फ़ॉन्ट, फ़ॉन्ट शैली और फ़ॉन्ट आकार को क्रमिक रूप से निर्दिष्ट करें और क्लिक करें OK फ़ॉन्ट सेटिंग्स को सहेजने के लिए बटन।
दृश्य सेटिंग्स सहेजने के बाद, आप देखेंगे कि संदेश सूची में कॉलम हेडर का फ़ॉन्ट आपके निर्दिष्ट अनुसार बदल गया है।
6.1.2 पंक्ति फ़ॉन्ट
यह बटन संदेश सूची में प्रत्येक ईमेल पंक्ति के फ़ॉन्ट, फ़ॉन्ट शैली और फ़ॉन्ट आकार को बदल देगा।
अन्य सेटिंग्स संवाद में, कृपया क्लिक करें पंक्ति फ़ॉन्ट बटन। फिर फ़ॉन्ट संवाद में, कृपया अपनी आवश्यकतानुसार फ़ॉन्ट, फ़ॉन्ट शैली और फ़ॉन्ट आकार निर्दिष्ट करें और क्लिक करें OK बटन.
दृश्य सेटिंग्स को सहेजने के बाद, आप देखेंगे कि संदेश सूची में प्रत्येक पंक्ति बदल गई है और निर्दिष्ट फ़ॉन्ट, फ़ॉन्ट शैली और फ़ॉन्ट आकार के रूप में प्रदर्शित होती है।
6.1.3 इन-सेल संपादन की अनुमति दें
यदि आप इस पर टिक लगाते हैं सेल संपादन की अनुमति दें अन्य सेटिंग्स संवाद में विकल्प और दृश्य परिवर्तन सहेजें, आप देखेंगे कि संदेश सूची में एक निश्चित ईमेल का प्रत्येक क्षेत्र संपादन योग्य है। बस निर्दिष्ट फ़ील्ड पर क्लिक करें, और आप इस फ़ील्ड की सामग्री को सीधे जोड़, हटा या संपादित कर सकते हैं।
6.1.4 "नया आइटम" पंक्ति दिखाएँ
टिक करने के बाद सेल संपादन की अनुमति दें अन्य सेटिंग्स संवाद में विकल्प, आप देखेंगे "नया आइटम" पंक्ति दिखाएँ विकल्प जांच योग्य है. यदि आप इस विकल्प को सक्षम करते हैं, तो यह आपके लिए आसानी से नई पोस्ट जोड़ने के लिए संदेश सूची के शीर्ष पर एक खाली पंक्ति जोड़ देगा।
6.1.5 ग्रिड लाइन शैली
डिफ़ॉल्ट रूप से, ईमेल के बीच ग्रिड लाइनें ठोस होती हैं। आप यहां ग्रिड लाइन शैली बदल सकते हैं।
अन्य सेटिंग्स संवाद में, क्लिक करें ग्रिड लाइन शैली बॉक्स, और ड्रॉप-डाउन सूची से एक ग्रिड लाइन शैली चुनें।
दृश्य सेटिंग सहेजने के बाद, आप देखेंगे कि ईमेल के बीच की ग्रिड लाइनें संदेश सूची में निर्दिष्ट शैली में बदल गई हैं।
6.1.6 आइटम को समूहों में दिखाएँ
डिफ़ॉल्ट रूप से, यह विकल्प अन्य सेटिंग्स संवाद में टिक किया गया है। यदि आप अक्षम करते हैं समूहों में आइटम दिखाएं विकल्प, समूह के नाम संदेश सूची से हटा दिए जाएंगे।
6.1.7 फ़ॉन्ट (संदेश पूर्वावलोकन)
यह बटन संदेश सूची में संदेश पूर्वावलोकन के फ़ॉन्ट, फ़ॉन्ट शैली और फ़ॉन्ट आकार को बदल देगा।
अन्य सेटिंग्स संवाद में, कृपया क्लिक करें फॉन्ट में बटन संदेश पूर्वावलोकन अनुभाग। फिर फ़ॉन्ट संवाद में, कृपया अपनी आवश्यकतानुसार फ़ॉन्ट, फ़ॉन्ट शैली और फ़ॉन्ट आकार निर्दिष्ट करें और क्लिक करें OK बटन.
दृश्य सेटिंग्स को सहेजने के बाद, आप देखेंगे कि संदेश पूर्वावलोकन में पाठ संदेश सूची में निर्दिष्ट फ़ॉन्ट, फ़ॉन्ट शैली और फ़ॉन्ट आकार के रूप में प्रदर्शित होते हैं।
6.1.8 पठन फलक
अन्य सेटिंग्स संवाद में, जाँच कर रहा हूँ सही विकल्प संदेश सूची के दाईं ओर रीडिंग फलक प्रदर्शित करेगा, जाँच करेगा तल जाँच करते समय विकल्प संदेश सूची के नीचे पठन फलक प्रदर्शित करेगा बंद पठन फलक बंद कर देगा.
6.1.9 n वर्णों से छोटी चौड़ाई में कॉम्पैक्ट लेआउट का उपयोग करें
यह विकल्प अन्य सेटिंग्स संवाद में डिफ़ॉल्ट रूप से टिक किया हुआ है। यदि यह विकल्प सक्षम है, तो जब आउटलुक इंटरफ़ेस वर्णों की निर्दिष्ट संख्या प्रदर्शित करने के लिए बहुत संकीर्ण है, तो वर्तमान दृश्य स्वचालित रूप से कॉम्पैक्ट दृश्य में बदल जाएगा।
यदि यह विकल्प अक्षम है, तो आप चयन कर सकते हैं हमेशा सिंगल-लाइन लेआउट का उपयोग करें or हमेशा कॉम्पैक्ट लेआउट का उपयोग करें जैसी तुम्हारी ज़रूरत है।
6.1.10 विस्तारित वार्तालाप समूहों में सभी फ़ोल्डरों से संदेश दिखाएं
यदि आप इस विकल्प को सक्षम करते हैं और वर्तमान दृश्य में वार्तालाप थ्रेड द्वारा ईमेल व्यवस्थित करते हैं, तो अन्य फ़ोल्डरों के ईमेल विस्तारित वार्तालापों में केवल तभी प्रदर्शित होंगे जब ये ईमेल वार्तालाप थ्रेड से संबंधित हों।
6.1.11 क्लासिक इंडेंटेड दृश्य का उपयोग करके वार्तालाप समूह दिखाएं
यदि आप इस विकल्प को सक्षम करते हैं और वर्तमान दृश्य में वार्तालाप थ्रेड द्वारा ईमेल व्यवस्थित करते हैं, तो वार्तालापों में आपके द्वारा उत्तर दिए गए ईमेल के तहत उत्तर स्वचालित रूप से इंडेंट हो जाते हैं।
नोट्स
1. यदि मेल फ़ोल्डर कॉम्पैक्ट दृश्य में है, तो उपरोक्त कुछ दृश्य सेटिंग्स तब तक प्रभावी नहीं हो सकती हैं जब तक कि आप रीडिंग फलक को संदेश सूची के नीचे नहीं ले जाते हैं या रीडिंग फलक को बंद नहीं कर देते हैं।
2. इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपने कितनी कस्टम व्यू सेटिंग्स बनाई हैं, आप क्लिक करके उन सभी को तुरंत साफ़ कर सकते हैं देखें > फिर से देख्ना.
7. एक का मुखिया
Excel में स्वचालित रूप से कक्षों, पंक्तियों या स्तंभों को हाइलाइट करने के लिए सशर्त स्वरूपण का उपयोग करना आम बात है। एक्सेल की तरह, हम आउटलुक में ईमेल को स्वचालित रूप से हाइलाइट करने के लिए सशर्त स्वरूपण भी लागू कर सकते हैं। यह ट्यूटोरियल आपको दिखाएगा कि आउटलुक में सशर्त स्वरूपण का उपयोग कैसे करें।
7.1 ईमेल को स्वचालित रूप से हाइलाइट करने के लिए सशर्त स्वरूपण लागू करें
मान लीजिए कि हमें इनबॉक्स में एक निश्चित प्रेषक के सभी ईमेल को स्वचालित रूप से हाइलाइट करने की आवश्यकता है, तो हम इसे निम्नानुसार पूरा करने के लिए सशर्त स्वरूपण लागू कर सकते हैं:
1. इनबॉक्स फोल्डर खोलने के बाद कृपया क्लिक करें देखें > दृश्य सेटिंग्स.
2. उन्नत दृश्य सेटिंग्स संवाद में, कृपया क्लिक करें सशर्त फॉर्मेटिंग बटन.
3. अब कंडीशनल फ़ॉर्मेटिंग डायलॉग सामने आता है। कृपया क्लिक करें बटन, और फिर एक नया सशर्त स्वरूपण नियम नाम टाइप करें नाम डिब्बा।
टिप्स: यदि आपको किसी मौजूदा नियम को संशोधित करने की आवश्यकता है, तो कृपया नियम को हाइलाइट करने के लिए क्लिक करें इस दृश्य के लिए नियम सूची बाक्स।
4. क्लिक करने के लिए आगे बढ़ें फॉन्ट सशर्त स्वरूपण संवाद में बटन। फिर फ़ॉन्ट संवाद में, कृपया अपनी आवश्यकतानुसार फ़ॉन्ट, फ़ॉन्ट शैली, फ़ॉन्ट आकार, फ़ॉन्ट रंग इत्यादि निर्दिष्ट करें और क्लिक करें OK बटन.
5. क्लिक करने के लिए आगे बढ़ें शर्त सशर्त स्वरूपण संवाद में बटन। फिर फ़िल्टर संवाद में, कृपया अपनी आवश्यकतानुसार फ़िल्टर मानदंड निर्दिष्ट करें और क्लिक करें OK बटन.
टिप्स: मेरे मामले में, मैं निर्दिष्ट प्रेषक का ईमेल पता टाइप करता हूं से फ़िल्टर संवाद में फ़ील्ड.
6. क्लिक करें OK सेटिंग्स को सहेजने और संवाद बंद करने के लिए क्रमिक रूप से बटन।
अब संदेश सूची में, आप देखेंगे कि निर्दिष्ट मानदंडों को पूरा करने वाले सभी ईमेल स्वचालित रूप से हाइलाइट हो गए हैं।
7.2 नोट्स
1. आप निर्दिष्ट सशर्त स्वरूपण नियम को निम्नानुसार साफ़ कर सकते हैं: (1) क्लिक करें देखें > दृश्य सेटिंग्स; (2) क्लिक करें सशर्त फॉर्मेटिंग उन्नत दृश्य सेटिंग्स संवाद में बटन; (3) सशर्त स्वरूपण संवाद में, कृपया सशर्त स्वरूपण नियम का चयन करने के लिए क्लिक करें, और क्लिक करें मिटाना बटन; (4) दबाएं OK परिवर्तन सहेजने के लिए बटन।
2. आप सभी कस्टम दृश्य सेटिंग्स को साफ़ कर सकते हैं और क्लिक करके डिफ़ॉल्ट दृश्य को पुनर्स्थापित कर सकते हैं देखें > फिर से देख्ना.
8. वर्तमान दृश्य को अनुकूलित करें - कॉलम को प्रारूपित करें
जैसा कि आप जानते हैं, ईमेल संदेश सूची में एक बड़ी तालिका में सूचीबद्ध हैं। आप तालिका में स्तंभों के प्रदर्शन प्रारूप, जैसे संरेखण, स्तंभ चौड़ाई, लेबल इत्यादि को बदलने के लिए दृश्य सेटिंग्स कॉन्फ़िगर कर सकते हैं।
8.1 प्रत्येक कॉलम (फ़ील्ड) के लिए प्रदर्शन प्रारूप निर्दिष्ट करें
मान लीजिए कि इनबॉक्स पूर्वावलोकन दृश्य में है, तो आप संदेश सूची में कॉलम या फ़ील्ड के लिए प्रदर्शन प्रारूप निम्नानुसार निर्दिष्ट कर सकते हैं:
1. इनबॉक्स फोल्डर खोलने के बाद कृपया क्लिक करें देखें > दृश्य सेटिंग्स.
2. उन्नत दृश्य सेटिंग्स संवाद में, कृपया क्लिक करें कॉलम प्रारूपित करें बटन.
3. अब फॉर्मेट कॉलम डायलॉग सामने आता है। कृपया अपनी आवश्यकतानुसार विकल्पों को कॉन्फ़िगर करें और बदलें:
(1) में उपलब्ध फ़ील्ड सूची बॉक्स में, कृपया उस कॉलम का चयन करने के लिए क्लिक करें जिसे आप बदलेंगे।
(2) क्लिक करें का गठन बॉक्स, और ड्रॉप-डाउन सूची से अपनी आवश्यकतानुसार उचित प्रारूप शैली का चयन करें।
टिप्स: के विकल्प का गठन ड्रॉप-डाउन सूची आपके द्वारा चुने गए कॉलम के आधार पर काफी भिन्न होती है उपलब्ध फ़ील्ड सूची बाक्स।
(3) यदि आपको कॉलम का नाम बदलना है, तो कृपया एक नाम टाइप करें लेबल डिब्बा।
(4) में चौड़ाई अनुभाग, आप निर्दिष्ट कॉलम को एक निश्चित चौड़ाई में, या इस ईमेल फ़ील्ड की सामग्री के आधार पर गतिशील चौड़ाई में दिखाने के लिए कॉन्फ़िगर कर सकते हैं।
टिप्स: भले ही आपने निश्चित चौड़ाई निर्दिष्ट की हो, जब आप आउटलुक इंटरफ़ेस की चौड़ाई बदलते हैं, फ़ोल्डर फलक, टू-डू सूची इत्यादि जैसे अन्य अनुभागों को चालू या बंद करते हैं तो निश्चित मान स्वचालित रूप से बदल जाएगा।
(5) में संरेखण अनुभाग, निर्दिष्ट कॉलम में संरेखण बदलें। तीन संरेखण शैलियाँ हैं: बाएँ, मध्य और दाएँ।
4. सेटिंग्स समाप्त करने के बाद, कृपया क्लिक करें OK सेटिंग्स को सहेजने और संवाद बंद करने के लिए क्रमिक रूप से बटन।
अब संदेश सूची में आप देखेंगे कि निर्दिष्ट कॉलम नए प्रारूप में प्रदर्शित है।
8.2 नोट्स
1. जब रीडिंग फलक संदेश सूची के दाईं ओर प्रदर्शित हो रहा हो तो उपरोक्त कुछ दृश्य सेटिंग्स प्रभावी नहीं हो सकती हैं। इस स्थिति में, आप रीडिंग फलक को बंद कर सकते हैं या क्लिक करके इसे संदेश सूची के नीचे ले जा सकते हैं देखें > पठन फलक > बंद or तल.
2. आप क्लिक करके सभी कस्टम दृश्य सेटिंग्स और प्रारूपों को तुरंत साफ़ कर सकते हैं देखें > फिर से देख्ना.
9. वर्तमान दृश्य रीसेट करें
यदि आपने किसी फ़ोल्डर में कस्टम व्यू सेटिंग्स बनाई हैं, जैसे कॉलम जोड़ना, समूह मानदंड बदलना, मानदंड सॉर्ट करना, या ईमेल फ़िल्टर करना आदि, तो आप आउटलुक में डिफ़ॉल्ट व्यू सेटिंग्स पर तुरंत रीसेट कर सकते हैं।
9.1 वर्तमान दृश्य रीसेट करें
1. निर्दिष्ट फ़ोल्डर खोलें जिसे आप डिफ़ॉल्ट दृश्य सेटिंग्स पर रीसेट करेंगे, और क्लिक करें देखें > फिर से देख्ना.
2. पॉपिंग आउट माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक डायलॉग में, कृपया क्लिक करें हाँ बटन.
अब खुलने वाला फ़ोल्डर तुरंत डिफ़ॉल्ट दृश्य सेटिंग्स पर पुनर्स्थापित हो जाता है।
किसी निश्चित दृश्य का दृश्य रीसेट करें
आप किसी निश्चित दृश्य की दृश्य सेटिंग रीसेट करने के लिए नीचे दिए गए चरणों को भी लागू कर सकते हैं।
1. निर्दिष्ट फ़ोल्डर खोलें, और क्लिक करें देखें > दृश्य बदलो > दृश्य प्रबंधित करें.
2. सभी दृश्य प्रबंधित करें संवाद में, कृपया उस निर्दिष्ट दृश्य को चुनने के लिए क्लिक करें जिसे आप रीसेट करेंगे, और क्लिक करें रीसेट बटन.
3. पॉपिंग आउट माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक डायलॉग में, कृपया क्लिक करें हाँ बटन.
अब तक, निर्दिष्ट दृश्य रीसेट कर दिया गया है। कृपया अपनी आवश्यकतानुसार सभी दृश्य प्रबंधित करें संवाद बंद करें।
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