ईमेल के भविष्य को अनलॉक करें: कुटूल्स एआई के साथ आउटलुक दक्षता को बढ़ाएं
डिजिटल संचार की तेज़ गति वाली दुनिया में, दक्षता महत्वपूर्ण है, और अपने ईमेल को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने से आपका काफी समय और प्रयास बच सकता है। कुटूल्स एआई आउटलुक के लिए, एक शक्तिशाली उपकरण जो आपके वर्कफ़्लो को सुव्यवस्थित करने वाले बुद्धिमान कौशल पेश करके आपके ईमेल अनुभव को बढ़ाने के लिए डिज़ाइन किया गया है। चाहे आप ईमेल का मसौदा तैयार कर रहे हों, सामग्री का अनुवाद कर रहे हों, या संदेशों का जवाब दे रहे हों, कुटूल्स एआई कई तरह की क्षमताएं प्रदान करता है जो ईमेल के साथ आपके इंटरैक्ट करने के तरीके को बदल सकती हैं। इस ट्यूटोरियल में, आप सीखेंगे कुटूल्स एआई आउटलुक के लिए यह एक आवश्यक उपकरण क्यों है, इसे कैसे सेट अप करें, तथा अधिकतम उत्पादकता के लिए इसे अपने दैनिक ईमेल रूटीन में कैसे एकीकृत करें।
- कुटूल्स एआई के उपयोग के उदाहरण आवक ईमेल:
- कुटूल्स एआई के उपयोग के उदाहरण बाहर जाने वाला ईमेल:
आउटलुक के लिए कुटूल्स एआई क्या है?
कुटूल्स एआई आउटलुक के लिए एक उन्नत सुविधा द्वारा विकसित है ExtendOffice, जैसे अग्रणी मॉडलों से एआई प्रौद्योगिकी को सहजता से एकीकृत करना OpenAI और GoogleAI अपनी दैनिक ईमेल दिनचर्या में शामिल करें। एक व्यापक सूट के हिस्से के रूप में 100 से अधिक आउटलुक के लिए कुटूल्स में मौजूद टूल आपके ईमेल को प्रबंधित करने और उनसे बातचीत करने के तरीके को बदल देता है। अपने सहज ज्ञान युक्त इंटरफ़ेस के साथ, कुटूल्स एआई ईमेल पढ़ने और लिखने दोनों में आपकी उत्पादकता को बढ़ाने के लिए शक्तिशाली क्षमताएं प्रदान करता है।
RSI कुटूल्स एआई फलक के बीच स्विच कर सकते हैं पठन पैनल और लेखन पैनल. प्रत्येक पैनल में, आप ईमेल पढ़ने या लिखने के लिए अनुकूलित विशेष उपकरणों तक आसानी से पहुंच सकते हैं, जिससे आपको अपने कार्यप्रवाह को सुव्यवस्थित करने में मदद मिलेगी। इसके अलावा, आप अपनी विशिष्ट आवश्यकताओं के अनुरूप सुविधाओं को अनुकूलित कर सकते हैं, जिससे अधिक व्यक्तिगत और कुशल ईमेल प्रबंधन अनुभव सुनिश्चित होगा: |
पठन कौशल पैनल (प्राप्त ईमेल का विश्लेषण करने और उनका जवाब देने के लिए)
- सारांशलंबे ईमेल के मुख्य बिंदुओं को शीघ्रता से समझने के लिए संक्षिप्त सारांश प्राप्त करें।
- उत्तर देंईमेल के कुशल और विस्तृत प्रत्युत्तर के लिए AI का उपयोग करें। (प्रासंगिक जानकारी के लिए भेजे गए ईमेल का उपयोग किया जा सकता है।)
- जल्दी जवाब दो: विभिन्न उत्तर विकल्प प्रस्तुत करता है और आपके द्वारा चुनी गई दिशा के आधार पर प्रतिक्रिया उत्पन्न करता है। (प्रासंगिक जानकारी के लिए भेजे गए ईमेल का उपयोग किया जा सकता है।)
- धन्यवाद उत्तरशीघ्रता से आभार व्यक्त करने में सहायता के लिए एक संक्षिप्त धन्यवाद पत्र तैयार करें।
- अनुवाद करनाआने वाले ईमेल को तुरंत अपनी पसंदीदा भाषा में अनुवाद करें, जिससे निर्बाध संचार सुनिश्चित हो।
- विश्लेषण करेंईमेल सामग्री की भावनात्मक प्रवृत्ति का विश्लेषण करें ताकि यह निर्धारित करने में आपको मदद मिल सके कि भावना सकारात्मक है, नकारात्मक है या तटस्थ है।
- उद्धरणईमेल से संरचित जानकारी जैसे नाम, स्थान, दिनांक और राशि निकालें ताकि आपको सामग्री में महत्वपूर्ण डेटा को शीघ्रता से समझने में मदद मिल सके।
- कस्टम कौशल : अपनी विशिष्ट ईमेल प्रबंधन आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए भूमिका संकेत, कमांड संकेत को अनुकूलित करके और अतिरिक्त विकल्प जोड़कर अपने स्वयं के कौशल बनाएं।
लेखन कौशल पैनल (आउटगोइंग ईमेल लिखने और उसे परिष्कृत करने के लिए)
- लिखनाअनुकूलित सुझावों के साथ ईमेल प्रारूपण प्रक्रिया में तेजी लाने के लिए AI सहायता का उपयोग करें।
- पोलिश: अपने ईमेल ड्राफ्ट को व्याकरण, लहजे और शैली के लिए स्वचालित रूप से उन्नत करें, जिससे एक पेशेवर फिनिश सुनिश्चित हो।
- लगातार लेखन: ड्राफ्ट लिखना जारी रखने में आपकी सहायता करने के लिए AI को संदर्भ-आधारित सुझाव और पूर्णता प्रदान करने दें।
- अनुवाद करनाअपने ईमेल ड्राफ्ट को आसानी से अन्य भाषाओं में अनुवादित करें, और उन्हें वैश्विक दर्शकों के लिए तैयार करें।
- चेकभाषा की सटीकता सुनिश्चित करने के लिए ईमेल में वर्तनी और व्याकरण की त्रुटियों की जांच करें और उन्हें ठीक करें।
- विस्तारईमेल की मुख्य जानकारी का विस्तार करें और अधिक व्यापक सामग्री के लिए विस्तृत स्पष्टीकरण प्रदान करें।
- सुझाएँतार्किक विश्लेषण या सामग्री समीक्षा के माध्यम से तार्किक सुधार या संवेदनशील सामग्री के लिए सुझाव प्रदान करें।
- कस्टम कौशल : अपनी विशिष्ट ईमेल प्रबंधन आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए भूमिका संकेत, कमांड संकेत को अनुकूलित करके और अतिरिक्त विकल्प जोड़कर अपने स्वयं के कौशल बनाएं।
अपने आउटलुक के लिए कुटूल्स एआई क्यों चुनें?
आज की तेज गति वाली डिजिटल दुनिया में, प्रभावी संचार महत्वपूर्ण है। कुटूल्स एआई यह सुनिश्चित करने के लिए अत्याधुनिक AI तकनीक का लाभ उठाता है कि आपके ईमेल न केवल पढ़े जाएँ बल्कि उन्हें महसूस किया जाए, समझा जाए और सराहा जाए। यह आपके ईमेल गेम को बेहतर बनाने और हर बातचीत को अधिक सार्थक और प्रभावशाली बनाने के बारे में है। चाहे आप रोज़ाना आने वाले ईमेल की बाढ़ को संभाल रहे हों या किसी एक महत्वपूर्ण संदेश पर ध्यान केंद्रित कर रहे हों, कुटूल्स एआई आपका रणनीतिक साझेदार है, जो सुनिश्चित करता है कि आप संचार के खेल में आगे रहें। यहाँ कुछ सुझाव दिए गए हैं प्रमुख लाभ कि कुटूल्स एआई प्रदान करता है:
⏰ समय बचाने वाला स्वचालन: ईमेल सारांश और त्वरित उत्तर जैसे नियमित ईमेल कार्यों को स्वचालित करता है, जिससे आपका समय अधिक महत्वपूर्ण कार्यों के लिए मुक्त हो जाता है और आपकी समग्र उत्पादकता बढ़ जाती है।
🌐 बहुमुखी एआई एकीकरण: कुटूल्स एआई ओपनएआई, गूगलएआई, झिपुएआई, डैशस्कोपएआई, बाइडूएआई और सेंसनोवाएआई सहित एआई प्लेटफार्मों की एक विस्तृत श्रृंखला का समर्थन करता है, जिससे आपको सटीक और कुशल ईमेल प्रबंधन के लिए सर्वोत्तम एआई मॉडल चुनने की सुविधा मिलती है।
️ उपभोक्ता - अनुकूल इंटरफ़ेस: इसमें एक सहज और नेविगेट करने में आसान इंटरफ़ेस है, जो सभी तकनीकी स्तरों के उपयोगकर्ताओं के लिए अपने ईमेल प्रबंधन और संचार को बढ़ाना आसान बनाता है।
🌓 दोहरी मोड कार्यक्षमता: कुटूल्स एआई प्रदान करता है मैन्युअल तरीके से और स्वचालित स्थितिऑटो मोड में, ईमेल सारांश और त्वरित उत्तर जैसे कार्य स्वचालित रूप से उत्पन्न होते हैं। मोड के बीच स्विच करना एक क्लिक से सहज है, जिससे आप अपने वर्कफ़्लो को फिट करने के लिए टूल को कस्टमाइज़ कर सकते हैं।
💡 कस्टम कौशल: दर्जी कुटूल्स एआई अपने खुद के कौशल का निर्माण करके अपनी विशिष्ट ईमेल प्रबंधन आवश्यकताओं के लिए। यह सुनिश्चित करने के लिए कि AI ठीक उसी तरह काम करता है जैसा आप चाहते हैं, रोल प्रॉम्प्ट, कमांड प्रॉम्प्ट और अतिरिक्त विकल्पों को कस्टमाइज़ करें, जिससे आपके ईमेल को संभालने में अधिकतम लचीलापन और दक्षता मिल सके।
📚 ईमेल इतिहास सीखना: उत्तर तैयार करते समय, कुटूल्स एआई आपके पिछले ईमेल इंटरैक्शन (एक बार जब आप इतिहास ईमेल जोड़ लेते हैं) का उपयोग संदर्भ-जागरूक प्रतिक्रियाएँ प्रदान करने के लिए करते हैं, पिछली चर्चाओं के आधार पर सटीक उत्तर प्रदान करते हैं। समय के साथ, उत्तर अधिक सटीक हो जाते हैं और व्यक्तिगत बातचीत के लिए आपकी संचार शैली के अनुरूप होते हैं।
🌍 भाषा अनुवाद क्षमताएँ: सटीक अनुवाद के लिए परिष्कृत मॉडल के साथ भाषा संबंधी बाधाओं को तोड़ता है, जिससे वैश्विक संचार आसान हो जाता है।
⚙️ आउटलुक के साथ निर्बाध एकीकरण: आउटलुक के लिए विशेष रूप से डिज़ाइन किया गया, यह एक सहज और कुशल वर्कफ़्लो सुनिश्चित करते हुए, परिचित वातावरण में आपके ईमेल अनुभव को बढ़ाता है।
️ बढ़ी हुई स्पष्टता और व्यावसायिकता: आपके ईमेल को अनुकूलित करने के लिए उन्नत भाषाई मॉडल का उपयोग करता है, आपके द्वारा भेजे गए प्रत्येक संदेश में स्पष्टता और व्यावसायिकता की गारंटी देता है।
🔐 बढ़ी हुई गोपनीयता और सुरक्षा: यह सुनिश्चित करने के लिए नवीनतम एन्क्रिप्शन और सुरक्षा प्रोटोकॉल का उपयोग करता है कि आपका ईमेल डेटा सुरक्षित है, जिससे आपको अपने संचार की सुरक्षा में मानसिक शांति मिलती है।
ईमेल दक्षता बढ़ाने के लिए Outlook हेतु Kutools AI कैसे सेटअप करें?
अपने ईमेल अनुभव को बदलें कुटूल्स एआई बस कुछ ही कदम दूर है। यहाँ हम आपको चरण-दर-चरण मार्गदर्शन दिखाते हैं कि कैसे सेट अप करें कुटूल्स एआई आपके आउटलुक में.
चरण 1: कुटूल्स AI स्थापित करें
पर नेविगेट करें पेज डाउनलोड डाउनलोड और स्थापित करने के लिए आउटलुक के लिए कुटूल करने के लिए पाने के कुटूल्स एआई.
चरण 2: कुटूल्स AI सक्रिय करें
1. इंस्टाल करने के बाद आउटलुक के लिए कुटूल, के पास जाओ कुटूल टैब, और क्लिक करें AI.
2. कुटूल्स एआई गाइड संवाद पॉप अप होता है। यह उन कौशलों का परिचय देता है जो कुटूल्स एआई ऑफ़र पर क्लिक करें. अगला बटन जारी रखने के लिए.
3. उपयोग की शर्तें दिखाई देगा. क्लिक करें अगला.
- किसी विशिष्ट AI प्रदाता से API कुंजी प्राप्त करने का तरीका जानने के लिए, संबंधित लिंक पर क्लिक करें ऑपरेट करना सीखें ट्यूटोरियल पृष्ठ पर जाने के लिए उपरोक्त संवाद में लिंक पर क्लिक करें।
- खाता बनाने और किसी विशिष्ट प्रदाता से अपनी API कुंजी प्राप्त करने के लिए, क्लिक करें अब API कुंजी प्राप्त करें आगे लिंक OpenAI, GoogleAI, डैशस्कोपएआई, बायडूएआई, झिपुएआईया, सेंसनोवाएआई उपरोक्त संवाद में.
- कुटूल्सअल यह अनुशंसित है क्योंकि यह ओपनअल और गूगलअल जैसे उन्नत एआई मॉडल को एकीकृत करता है, जो विशिष्ट आवश्यकताओं के आधार पर आपके अनुरोध को संभालने के लिए गतिशील रूप से सबसे उपयुक्त मॉडल का चयन करता है। इसके अतिरिक्त, आप सभी एआई-संचालित सुविधाओं के 100 निःशुल्क उपयोगों का आनंद ले सकते हैं। जानें कि KutoolsAI कुंजी कैसे प्राप्त करें।
4. अब, आप सक्रिय कर सकते हैं कुटूल्स एआई एक का चयन करके एआई प्रदाता और संबंधित दर्ज करें एपीआई कुंजी. एक बार हो जाने पर क्लिक करें OK.
क्लिक करने के बाद OK, कुटूल्स एआई पैन आउटलुक विंडो के दाईं ओर दिखाई देता है, जैसा कि नीचे दिखाया गया है। इसका उपयोग कैसे करें, इसके उदाहरणों के लिए पढ़ना जारी रखें!
उदाहरणों के साथ अपने वर्कफ़्लो में कुटूल्स AI का उपयोग करें
इस अनुभाग में, मैं आपको प्रत्येक परिदृश्य के लिए दो उदाहरण दिखाऊंगा: आने वाले ईमेल का विश्लेषण करने और उनका जवाब देने के दो उदाहरण (कौशल) पठन पैनल), और आउटगोइंग ईमेल की रचना और परिशोधन पर दो और (कौशल) लेखन पैनल) ये आपको बताएंगे कि कैसे कुटूल्स एआई दोनों कार्यों को सुव्यवस्थित कर सकते हैं और आपकी उत्पादकता बढ़ा सकते हैं:
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ईमेल सारांश: लंबे संदेशों से मुख्य बिंदु निकालना
आपने अभी-अभी अपना इनबॉक्स खोला है और एक क्लाइंट से एक लंबा ईमेल पाया है जिसमें विभिन्न प्रोजेक्ट अपडेट और अनुरोधों का विवरण दिया गया है। घने टेक्स्ट को पढ़ने के बजाय, आप इस पर भरोसा कर सकते हैं कुटूल्स एआई's सारांश कौशल। जैसे ही आप ईमेल खोलते हैं, AI तेजी से एक संक्षिप्त सारांश तैयार करता है, जिसमें सबसे महत्वपूर्ण जानकारी को हाइलाइट किया जाता है। इससे आप मुख्य बिंदुओं को जल्दी से समझ सकते हैं और अपने अगले कदमों को प्राथमिकता दे सकते हैं, जिससे आपका कीमती समय बचता है और यह सुनिश्चित होता है कि आप कोई महत्वपूर्ण विवरण न चूकें।
- में कुटूल्स एआई फलक, सुनिश्चित करें कि आप में हैं पठन पैनल.
- वह ईमेल चुनें जिसे आप सारांशित करना चाहते हैं.
RSI सारांश बॉक्स स्वचालित रूप से ईमेल के मुख्य बिंदुओं का संक्षिप्त सारांश तैयार करता है, जैसा कि नीचे दिखाया गया है:
- RSI सारांश कौशल को शुरू में सेट किया जाता है स्वचालित स्थिति, जिसमें कौशल आपके द्वारा चुने जाने के बाद पूरे ईमेल को प्रोसेस करेंगे। यदि आप ईमेल के केवल भाग को प्रोसेस करना चाहते हैं, तो वांछित अनुभाग को हाइलाइट करें, फिर क्लिक करें पुनः जेनरेट निचले-बाएँ कोने में आइकन पर क्लिक करें।
- किसी कौशल को बदलने के लिए मैन्युअल तरीके से, बस क्लिक करें स्विच कौशल बॉक्स के ऊपरी-दाएं कोने में बटन.
- पर स्विच करने के बाद मैन्युअल तरीके से, क्लिक करेंउत्पन्न करें परिणाम प्राप्त करने के लिए बटन दबाएँ। यदि ईमेल में टेक्स्ट चुना गया है, तो कौशल केवल चयनित सामग्री को सारांशित करेगा; अन्यथा, यह संपूर्ण ईमेल को संसाधित करेगा।
त्वरित उत्तर: तत्काल, संदर्भ-सचेत उत्तर उत्पन्न करना
किसी प्रतिक्रिया को शुरू से लिखने में समय बर्बाद करने के बजाय, कुटूल्स एआई's जल्दी जवाब दो यह कौशल आपको ईमेल के संदर्भ का विश्लेषण करने में मदद करता है और विस्तृत उत्तर के लिए कई प्रतिक्रिया आधार सुझाता है।
- में कुटूल्स एआई फलक, सुनिश्चित करें कि आप में हैं पठन पैनल.
- वह ईमेल चुनें जिसका आप उत्तर देना चाहते हैं। जल्दी जवाब दो कौशल स्वचालित रूप से कई उत्तर आधार उत्पन्न करेगा जैसा कि नीचे दिखाया गया है।
टिप्स:
- यदि आप किसी ईमेल में टेक्स्ट चुनते हैं, तो यह चयनित सामग्री का उत्तर देगा। अन्यथा, यह संपूर्ण ईमेल का उत्तर देगा।
- यदि कोई भी उत्तर आधार उपयुक्त नहीं है, तो आप "पर क्लिक कर सकते हैंउपयुक्त नहीं?" लिंक पर क्लिक करें और अपना वांछित आधार दर्ज करें।
उत्तर उत्पन्न करने के लिए उत्तर आधार में से किसी एक का चयन करें।
- दबाएं उत्तर दें बटन पर क्लिक करें। प्रतिक्रिया ईमेल ड्राफ्ट में डाल दी जाएगी, जो आपके समीक्षा, संपादन और भेजने के लिए तैयार होगी।
ईमेल रचना: AI मार्गदर्शन के साथ प्रारंभिक संदेश तैयार करना
जब आपको मीटिंग के बाद ग्राहक से संपर्क करना हो, लेकिन आप यह नहीं जानते हों कि शुरुआत कैसे करें, कुटूल्स एआई's लिखना कौशल कदम बढ़ाता है, आपको अपना संदेश तैयार करने में मदद करने के लिए संदर्भ-आधारित सुझाव प्रदान करता है। एक बार जब आप प्रदान करते हैं कुटूल्स एआई प्रमुख बिंदुओं के साथ, यह आपकी आवश्यकताओं के अनुरूप वाक्यांशों और संरचनाओं का सुझाव देता है, जिससे आप शीघ्रता से एक पेशेवर और स्पष्ट ईमेल का मसौदा तैयार कर सकते हैं।
- में कुटूल्स एआई फलक, सुनिश्चित करें कि आप में हैं लेखन पैनल.
- में लिखना बॉक्स में, मुख्य बिंदु दर्ज करें, और क्लिक करें उत्पन्न करें बटन.
- क्लिक करें सम्मिलित करें ईमेल बॉडी में जेनरेट किए गए ड्राफ्ट को जोड़ने के लिए.
ईमेल लिखना जारी रखें: जहाँ से छोड़ा था वहीं से शुरू करें
आपने एक विस्तृत ईमेल का मसौदा तैयार करना शुरू किया, लेकिन बीच में ही आपको रोक दिया गया और आपको इसे अधूरा छोड़ना पड़ा। जब आप वापस लौटे, कुटूल्स एआई's लगातार लेखन कौशल आपको वहीं से शुरू करने में मदद करने के लिए तैयार है जहाँ आपने छोड़ा था। AI आपके अधूरे मसौदे के संदर्भ की समीक्षा करता है और आपके संदेश को जारी रखने और पूरा करने के लिए सुझाव देता है।
'निरंतर लेखन' कौशल इस प्रकार काम करता है: जब आप अपने इनबॉक्स में किसी ईमेल का उत्तर देना शुरू करते हैं, तो पठन पैनल स्वचालित रूप से स्विच हो जाता है लेखन पैनल. जैसे ही आप अपना जवाब तैयार करना शुरू करते हैं, लगातार लेखन कौशल स्वचालित रूप से आपके लिए मसौदा जारी रखता है। एक बार सामग्री तैयार हो जाने पर, क्लिक करें सम्मिलित करें बटन दबाकर इसे तुरंत अपने ड्राफ्ट में सम्मिलित करें।
- आप शॉर्टकट कुंजी का भी उपयोग कर सकते हैं सीटीआरएल + ~ ड्राफ्ट में उत्पन्न सामग्री सम्मिलित करने के लिए।
- निर्माण प्रक्रिया के दौरान, यदि आप सामग्री उत्पन्न नहीं करना चाहते हैं, तो आप क्लिक कर सकते हैं रुकें बटन.
- RSI लगातार लेखन कौशल सेट है स्वचालित स्थिति डिफ़ॉल्ट रूप से। यदि आप मैन्युअल रूप से नियंत्रित करना पसंद करते हैं कि कौशल ड्राफ्ट के साथ कब चलता है, तो स्विच बटन पर क्लिक करें इसे बदलने के लिए मैन्युअल तरीके से.
कुटूल्स AI को अपने निजी सहायक में बदलें
कौशल जोड़ने और उन्हें निजीकृत करने से लेकर AI को आपके ईमेल इतिहास से सीखने में सक्षम बनाने तक, आप अनुकूलन कर सकते हैं कुटूल्स एआई आपका निजी सहायक बनने के लिए। इन सुविधाओं के साथ, आपको अधिक सटीक, संदर्भ-जागरूक प्रतिक्रियाएँ मिलेंगी और आपकी विशिष्ट आवश्यकताओं के अनुरूप AI के कौशल को बेहतर बनाने की क्षमता होगी।
- वैयक्तिकृत उपयोग के लिए कौशल को अनुकूलित करें और जोड़ें
- ईमेल इतिहास से प्राप्त जानकारी के साथ उत्तरों को अनुकूलित करें
- मैनुअल/ऑटो मोड नियंत्रित करें और डिस्प्ले प्राथमिकताएं अनुकूलित करें
वैयक्तिकृत उपयोग के लिए कौशल को अनुकूलित करें और जोड़ें
के नीचे कुटूल्स एआई फलक, वहाँ एक है कौशल पुस्तकालय प्रबंधन बटन, जो खोलता है कौशल पुस्तकालय प्रबंधन क्लिक करने पर संवाद बॉक्स दिखाई देगा।
में कौशल पुस्तकालय प्रबंधन संवाद बॉक्स में, आप दोनों के लिए कौशल कॉन्फ़िगर कर सकते हैं पठन पैनल और लेखन पैनल:
- चुनते हैं पठन पैनल or लेखन पैनल उस पैनल में कौशल का प्रबंधन करने के लिए।
- किसी कौशल को सक्रिय करने और उसे प्रदर्शित करने के लिए उसके बगल में स्थित बॉक्स को चेक करें कुटूल्स एआई कौशल को अक्षम करने और इसे फलक से छिपाने के लिए बॉक्स को अनचेक करें।
- किसी कौशल का चयन करके उसकी सेटिंग अनुकूलित करें, जिसमें शामिल हैं:
- भूमिका संकेत: AI को एक विशिष्ट व्यवहार और शैली अपनाने का निर्देश देता है।
- कमान के तत्काल: AI को एक विशेष कार्य करने का निर्देश देता है।
- अतिरिक्त विकल्प: आगे अनुकूलन की अनुमति देता है, का उपयोग करके अधिक सेटिंग्स जोड़ने के विकल्प के साथ विकल्प जोड़ें बटन.
- क्लिक करके एक नया कौशल जोड़ें कौशल जोड़ें अपनी विशिष्ट आवश्यकताओं के अनुरूप एक बनाने के लिए बटन पर क्लिक करें।
- हमेशा क्लिक करना याद रखें सहेजें कोई भी परिवर्तन करने के बाद बटन दबाएं ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि आपके अपडेट लागू हो गए हैं।
- आप अपने अक्सर उपयोग किए जाने वाले कौशल को सूची के शीर्ष पर खींच सकते हैं कौशल सूची आसान पहुंच के लिए कुटूल्स एआई फलक।
- क्लिक करने के बाद कौशल जोड़ें बटन पर क्लिक करने पर एक संवाद पॉप-अप होगा, जहां आप कौशल को नाम दे सकते हैं और एक टेम्पलेट का चयन कर सकते हैं, जो नए कौशल को आसानी से कॉन्फ़िगर करने के लिए एक पूर्व निर्धारित संरचना प्रदान करता है।
- यदि आप किसी कौशल को संपादित करते हैं और उसे उसकी मूल सेटिंग्स पर पुनर्स्थापित करना चाहते हैं, तो आप कौशल पर होवर कर सकते हैं और रीसेट बटन.
- इसके अतिरिक्त अतिरिक्त विकल्प भी उपलब्ध हैं ड्रॉप-डाउन मेनू: आप कर सकते हैं आयात, निर्यातया, रीसेट la कौशल पुस्तकालय.
ईमेल इतिहास से प्राप्त जानकारी के साथ उत्तरों को अनुकूलित करें
उत्तर दें में कौशल कुटूल्स एआई ऐतिहासिक ईमेल वार्तालापों से सीखने में सहायता करें। पिछले ईमेल डेटा को संग्रहीत करने वाला एक स्थानीय डेटाबेस बनाकर, AI पिछले संचारों का विश्लेषण कर सकता है, और अधिक सटीक, संदर्भ-जागरूक उत्तरों के लिए अपनी प्रतिक्रियाओं की सटीकता और प्रासंगिक प्रासंगिकता को बढ़ा सकता है।
आप ऐसा कर सकते हैं ईमेल लर्निंग में ऐतिहासिक ईमेल मैन्युअल रूप से जोड़ें. या स्वचालित जोड़ सुविधा सक्षम करें ताकि ईमेल भेजे जाने के तुरंत बाद उन्हें ईमेल लर्निंग में जोड़ दिया जाए, जिससे एआई प्रणाली को बेहतर ढंग से सीखने और अनुकूलित होने में मदद मिले।
मैन्युअल जोड़ें
1. क्लिक करें ईमेल सीखना में बटन उत्तर दें or जल्दी जवाब दो इन बॉक्स कुटूल्स एआई फलक।
2. क्लिक करें मैन्युअल जोड़ें बटन.
3. पॉपिंग-अप में मैन्युअल जोड़ें संवाद, उन ईमेल का चयन करें जिन्हें आप सीखना चाहते हैं और क्लिक करें OK.
- चयन करना किसी खाते के सभी ईमेल, खाते से पहले चेकबॉक्स को चेक करें।
- चयन करना एक-एक करके ईमेल करें, ईमेल से पहले चेकबॉक्स को चेक करें।
- चयन करना हाल के एक महीने के ईमेल, क्लिक करें पिछले महीने के ईमेल लिंक.
- चयन करना हाल के एक वर्ष के ईमेल, क्लिक करें पिछले वर्ष के ईमेल लिंक.
4. एक संवाद आपको उन ईमेल की संख्या की याद दिलाने के लिए पॉप अप होता है जिन्हें सीखने की आवश्यकता है। क्लिक हाँ.
5. एक और संवाद आपको सफलतापूर्वक सीखे गए ईमेल की संख्या की याद दिलाने के लिए पॉप अप होता है। क्लिक OK.
स्वतः जोड़ें
दबाएं ईमेल सीखना में बटन उत्तर दें or जल्दी जवाब दो इन बॉक्स कुटूल्स एआई फलक पर जाएँ, और फिर निम्नानुसार कार्य करें।
- चेक स्वतः जोड़ें चेकबॉक्स.
- प्रत्येक पते के आगे स्थित चेकबॉक्स को चिह्नित करके ईमेल खातों का चयन करें, ताकि उनसे भेजे गए ईमेल स्वचालित रूप से ईमेल लर्निंग में जोड़ दिए जाएं।
- दबाएं सहेजें बटन.
- ईमेल को ईमेल लर्निंग में जोड़ने के बाद, आप देख सकते हैं बातचीत की संख्या जो कुल मिलाकर शीर्ष-दाएँ कोने में सीखे गए थे ईमेल सीखना संवाद।
- इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप चुनते हैं या नहीं मैन्युअल रूप से जोड़ें or स्वचालित रूप से जोड़ें ईमेल लर्निंग के लिए ईमेल, केवल ईमेल से भेजी गई आइटम फ़ोल्डर को सीखा जाएगा। इसके अतिरिक्त, कुटूल्स एआई केवल उन ईमेल से सीखता है जो आगे-पीछे संवाद के साथ बातचीत का हिस्सा हैं। उत्तर श्रृंखला का हिस्सा न होने पर भेजे गए ईमेल को सीखने की प्रक्रिया में शामिल नहीं किया जाएगा।
मैनुअल/ऑटो मोड नियंत्रित करें और डिस्प्ले प्राथमिकताएं अनुकूलित करें
कुटूल्स एआई आपको अपनी व्यक्तिगत प्राथमिकताओं और कार्यप्रवाह के अनुरूप इसके संचालन और दृश्य इंटरफ़ेस को अनुकूलित करने की अनुमति देता है:
- कुछ कौशल शुरू में सेट किए जाते हैं स्वचालित स्थिति, जबकि अन्य में काम करते हैं मैन्युअल तरीके सेकिसी विशिष्ट कौशल के लिए मैनुअल और ऑटो मोड के बीच स्विच करने के लिए, बस क्लिक करें स्विच कौशल बॉक्स के ऊपरी-दाएं कोने में बटन.
यहाँ स्वचालन कौशल के बीच अंतर है पठन पैनल और लेखन पैनल:
- पठन पैनल: कौशल सेट करने के लिए स्वचालित स्थिति प्रत्येक बार जब कोई नया ईमेल स्विच किया जाएगा तो यह स्वचालित रूप से चलेगा।
- लेखन पैनल: में कौशल स्वचालित स्थिति ड्राफ्ट में चयन में परिवर्तन होने पर यह स्वचालित रूप से चलेगा, "लेखन जारी रखें" कौशल को छोड़कर, जो केवल तभी चलेगा जब सामग्री स्वयं बदल जाएगी।
सुझाव:- किसी कौशल को बदलने के बाद मैन्युअल तरीके से, क्लिक करें उत्पन्न करें परिणाम प्राप्त करने के लिए बटन दबाएँ। यदि ईमेल में टेक्स्ट चुना गया है, तो कौशल केवल चयनित सामग्री को संसाधित करेगा; अन्यथा, यह संपूर्ण ईमेल को संसाधित करेगा।
- In स्वचालित स्थिति, कौशल आपके द्वारा इसे चुनने के बाद पूरे ईमेल को संसाधित करेंगे। यदि आप ईमेल के केवल भाग को संसाधित करना चाहते हैं, तो वांछित अनुभाग को हाइलाइट करें, फिर क्लिक करें पुनः जेनरेट निचले-बाएँ कोने में आइकन पर क्लिक करें।
- आप इनमें से किसी एक का चयन करके डिस्प्ले को निजीकृत कर सकते हैं एकल पृष्ठ दृश्य सभी कौशल देखने के लिए कुटूल्स एआई एक बार में फलक, या टैब्ड दृश्य कौशल को अलग-अलग टैब में व्यवस्थित करने के लिए।
कुटूल्स एआई की दक्षता को अधिकतम करने के लिए सुझाव
यहां कुछ सुझाव और तरकीबें दी गई हैं कुटूल्स एआई आउटलुक में:
कुटूल्स AI पैन में आप क्या त्वरित रूप से नियंत्रित और एक्सेस कर सकते हैं
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स्किल बॉक्स में जेनरेटेड कंटेंट के साथ आप क्या कर सकते हैं
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कुटूल्स एआई को अनुकूलित करने के लिए सर्वोत्तम अभ्यास
- सभी कौशलों से स्वयं को परिचित करेंकुटूल्स एआई के प्रत्येक कौशल का अन्वेषण करने में कुछ समय व्यतीत करें ताकि इसकी क्षमताओं को पूरी तरह से समझा जा सके और यह आपकी आवश्यकताओं को सर्वोत्तम तरीके से कैसे पूरा कर सकता है।
- व्यक्तिगत उपयोग के लिए सेटिंग्स अनुकूलित करेंअपनी संचार शैली और प्राथमिकताओं के साथ संरेखित करने के लिए प्रत्येक एक्शन टैब में रोल प्रॉम्प्ट और कमांड प्रॉम्प्ट सेटिंग्स को तैयार करें। यह अनुकूलन एआई को अधिक व्यक्तिगत और प्रभावी सहायता प्रदान करने की अनुमति देता है।
- नॉलेज डेटाबेस को नियमित रूप से अपडेट करेंचाहे मैन्युअल रूप से या स्वचालित रूप से, अपनी संचार शैली के बारे में एआई की समझ को बढ़ाने और इसकी प्रतिक्रियाओं की प्रासंगिकता में सुधार करने के लिए अपने ज्ञान डेटाबेस को अद्यतन रखें।
- AI-जनित सामग्री की समीक्षा करेंएआई-जनरेटेड उत्तरों, सारांशों या अनुवादों को भेजने से पहले हमेशा उनकी समीक्षा करें और संभवत: उनमें बदलाव करें। यह सटीकता सुनिश्चित करता है और आपके संचार की गुणवत्ता बनाए रखता है।
- अपडेट के बारे में सूचित रहेंअपनी ईमेल प्रबंधन दक्षता में निरंतर सुधार करने के लिए कुटूल्स एआई में जोड़े गए अपडेट और नए कौशल पर नज़र रखें।
सर्वोत्तम कार्यालय उत्पादकता उपकरण
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📧 ईमेल स्वचालन: स्वचालित उत्तर (POP और IMAP के लिए उपलब्ध) / ईमेल भेजने का शेड्यूल करें / ईमेल भेजते समय नियमों के अनुसार ऑटो सीसी/बीसीसी / स्वतः अग्रेषित (उन्नत नियम) / स्वतः ग्रीटिंग जोड़ें / बहु-प्राप्तकर्ता ईमेल को स्वचालित रूप से अलग-अलग संदेशों में विभाजित करें ...
📨 ईमेल प्रबंधन: ईमेल याद करें / विषयों और अन्य लोगों द्वारा घोटाले वाले ईमेल को ब्लॉक करें / डुप्लिकेट ईमेल हटाएँ / उन्नत खोज / फ़ोल्डरों को समेकित करें ...
📁 अनुलग्नक प्रो: बैच सहेजें / बैच अलग करना / बैच संपीड़न / ऑटो सहेजें / ऑटो डिटैच / ऑटो कंप्रेस ...
🌟 इंटरफ़ेस जादू: 😊अधिक सुंदर और शानदार इमोजी / महत्वपूर्ण ईमेल आने पर आपको याद दिलाना / आउटलुक को बंद करने के बजाय छोटा करें ...
???? एक-क्लिक चमत्कार: आने वाले अनुलग्नकों के साथ सभी को उत्तर दें / फ़िशिंग-रोधी ईमेल / 🕘प्रेषक का समय क्षेत्र दिखाएं ...
👩🏼🤝👩🏻 संपर्क एवं कैलेंडर: बैच चयनित ईमेल से संपर्क जोड़ें / किसी संपर्क समूह को अलग-अलग समूहों में विभाजित करें / जन्मदिन अनुस्मारक हटाएँ ...
विषय - सूची
- आउटलुक के लिए कुटूल्स एआई क्या है?
- आउटलुक के लिए कुटूल्स एआई क्यों चुनें?
- आउटलुक के लिए कुटूल्स एआई कैसे सेटअप करें?
- अपने वर्कफ़्लो में Kutools AI का उपयोग करें
- ईमेल सारांश
- जल्दी जवाब दो
- ईमेल रचना
- लगातार लेखन
- कुटूल्स AI को अपना निजी सहायक बनाएं
- वैयक्तिकृत उपयोग के लिए कौशल को अनुकूलित करें और जोड़ें
- ईमेल इतिहास से प्राप्त जानकारी के साथ उत्तरों को अनुकूलित करें
- मैनुअल/ऑटो मोड नियंत्रित करें और प्रदर्शन प्राथमिकताएं अनुकूलित करें
- कुटूल्स एआई की दक्षता को अधिकतम करने के लिए सुझाव
- कुटूल्स AI पैन में त्वरित नियंत्रण और पहुंच
- कौशल बॉक्स में उत्पन्न सामग्री का प्रबंधन करना
- कुटूल्स एआई का उपयोग करने के लिए सर्वोत्तम अभ्यास