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IF स्टेटमेंट के साथ सशर्त ड्रॉप-डाउन सूची (5 उदाहरण)

लेखक: सिलुविया अंतिम संशोधित: 2023-06-08

यदि आपको एक ड्रॉप-डाउन सूची बनाने की आवश्यकता है जो किसी अन्य सेल में आपके द्वारा चुने गए के आधार पर बदलती है, तो ड्रॉप-डाउन सूची में एक शर्त जोड़ना एक सहायक समाधान हो सकता है। एक सशर्त ड्रॉप-डाउन सूची बनाते समय, IF कथन का उपयोग करना एक सहज विधि है, क्योंकि इसका उपयोग हमेशा Excel में स्थितियों का परीक्षण करने के लिए किया जाता है। यह ट्यूटोरियल 5 तरीकों को प्रदर्शित करता है जो चरण-दर-चरण एक्सेल में एक सशर्त ड्रॉप-डाउन सूची बनाने में आपकी सहायता करेंगे।

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सशर्त ड्रॉप-डाउन सूची बनाने के लिए IF या IFS कथन का उपयोग करें

यह अनुभाग दो कार्य प्रदान करता है: यदि कार्य और आईएफएस समारोह दो उदाहरणों के साथ एक्सेल में अन्य कोशिकाओं के आधार पर एक सशर्त ड्रॉप-डाउन सूची बनाने में आपकी सहायता के लिए।

एक शर्त जोड़ें, जैसे दो देश और उनके शहर

जैसा कि नीचे दिए गए GIF में दिखाया गया है, आप दो देशों के शहरों के बीच आसानी से स्विच कर सकते हैं।संयुक्त राज्य अमेरिका और फ्रांसड्रॉप-डाउन सूची में। आइए देखें कि इसे पूरा करने के लिए IF फ़ंक्शन का उपयोग कैसे करें।

चरण 1: मुख्य ड्रॉप-डाउन सूची बनाएं

सबसे पहले, आपको एक मुख्य ड्रॉप-डाउन सूची बनानी होगी जो आपकी सशर्त ड्रॉप-डाउन सूची के आधार के रूप में काम करेगी।

1. एक सेल चुनें (इस मामले में E2) जहां आप मुख्य ड्रॉप-डाउन सूची सम्मिलित करना चाहते हैं। के पास जाओ जानकारी टैब, चयन करें डेटा मान्यता.

2। में डेटा मान्यता संवाद बॉक्स, सेटिंग्स कॉन्फ़िगर करने के लिए इन चरणों का पालन करें।

1) में रहो सेटिंग टैब;
2) चुनें सूची में अनुमति देना डिब्बा;
3) स्रोत बॉक्स में, उन कक्षों की श्रेणी का चयन करें जिनमें वे मान हैं जिन्हें आप ड्रॉप-डाउन सूची में प्रदर्शित करना चाहते हैं (यहां मैं तालिका के शीर्षलेखों का चयन करता हूं)
4) क्लिक करें OK बटन। स्क्रीनशॉट देखें:

चरण 2: IF कथन के साथ एक सशर्त ड्रॉप-डाउन सूची बनाएं

1. कक्षों की श्रेणी का चयन करें (इस मामले में, E3:E6) जहां आप सशर्त ड्रॉप-डाउन सूची सम्मिलित करना चाहते हैं।

2. करने के लिए जाओ जानकारी टैब, चयन करें डेटा मान्यता.

3। में डेटा मान्यता डायलॉग बॉक्स, आपको निम्नानुसार कॉन्फ़िगर करना होगा।

1) में रहो सेटिंग टैब;
2) चुनें सूची में अनुमति देना ड्रॉप डाउन सूची;
3) निम्नलिखित सूत्र दर्ज करें स्रोत डिब्बा;
=IF($E$2=$B$2,$B$3:$B$6,$C$3:$C$6)
4) क्लिक करें OK बटन। स्क्रीनशॉट देखें:

नोट: यह सूत्र एक्सेल को बताता है: यदि E2 में मान B2 में मान के बराबर है, तो B3:B6 श्रेणी में सभी मान प्रदर्शित करें। अन्यथा, मानों को C3:C6 श्रेणी में प्रदर्शित करें।
कहा पे
1) E2 वह ड्रॉप-डाउन सूची सेल है जिसे आपने चरण 1 में निर्दिष्ट किया है जिसमें हेडर शामिल हैं।
2) B2 मूल श्रेणी का पहला हेडर सेल है।
3) B3: B6 में शहर शामिल हैं संयुक्त राज्य अमेरिका.
4) सी3:सी6 में शहर शामिल हैं फ्रांस.
परिणाम

सशर्त ड्रॉप-डाउन सूची अब पूरी हो गई है।

जैसा कि नीचे दी गई GIF छवि में दिखाया गया है, यदि आप संयुक्त राज्य अमेरिका में एक शहर का चयन करना चाहते हैं, तो ड्रॉप-डाउन सूची से संयुक्त राज्य अमेरिका के शहरों का चयन करने के लिए E2 पर क्लिक करें। फिर E2 के नीचे की कोशिकाओं में संयुक्त राज्य अमेरिका से संबंधित किसी भी शहर का चयन करें। फ़्रांस में एक शहर का चयन करने के लिए, वही ऑपरेशन करें।

नोट:
1) उपरोक्त विधि केवल दो देशों और उनके शहरों के लिए काम करती है, क्योंकि एक IF फ़ंक्शन का उपयोग किसी शर्त का परीक्षण करने और शर्त पूरी होने पर एक मान लौटाने और शर्त पूरी न होने पर दूसरा मान लौटाने के लिए किया जाता है।
2) यदि इस मामले में अधिक देशों और शहरों को जोड़ा जाता है, तो निम्नलिखित नेस्टेड IF फ़ंक्शंस और IFS फ़ंक्शंस मदद कर सकते हैं।

अनेक शर्तें जोड़ें, जैसे दो से अधिक देश और उनके शहर

जैसा कि नीचे gif छवि में दिखाया गया है, दो टेबल हैं। एक स्तंभ तालिका में विभिन्न देश शामिल हैं, जबकि बहु-स्तंभ तालिका में उन देशों के शहर शामिल हैं। यहां हमें एक सशर्त ड्रॉप-डाउन सूची बनाने की आवश्यकता है जिसमें ऐसे शहर शामिल हैं जो E10 में आपके द्वारा चुने गए देश के अनुसार बदल जाएंगे, कृपया पूरा करने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।

चरण 1: सभी देशों वाली एक ड्रॉप-डाउन सूची बनाएं

1. एक सेल चुनें (यहां मैं E10 चुनता हूं) जहां आप देश प्रदर्शित करना चाहते हैं, पर जाएं जानकारी टैब पर क्लिक करें डेटा मान्यता.

2. में डेटा मान्यता संवाद बॉक्स, आपको यह करना होगा:

1) में रहो सेटिंग टैब;
2) चुनें सूची में अनुमति देना ड्रॉप डाउन सूची;
3) देशों वाली श्रेणी का चयन करें स्रोत डिब्बा;
4) क्लिक करें OK बटन। स्क्रीनशॉट देखें:

सभी देशों की ड्रॉप-डाउन सूची अब पूरी हो गई है।

चरण 2: प्रत्येक देश के अंतर्गत शहरों के लिए सेल रेंज का नाम बताएं

1. शहर तालिका की संपूर्ण श्रृंखला का चयन करें, पर जाएँ सूत्र टैब पर क्लिक करें चयन से बनाएं.

2। में चयन से नाम बनाएं डायलॉग बॉक्स, केवल चेक करें सबसे ऊपर की कतार विकल्प और क्लिक करें OK बटन.

टिप्पणियाँ:
1) यह चरण आपको एक साथ कई नामित श्रेणियां बनाने में सक्षम बनाता है। यहां पंक्ति शीर्षलेखों का उपयोग श्रेणी नामों के रूप में किया जाता है।

2) डिफ़ॉल्ट रूप से, नाम प्रबंधक नए नामों को परिभाषित करते समय रिक्त स्थान की अनुमति नहीं देता है। यदि हेडर में रिक्त स्थान हैं, तो एक्सेल उन्हें (_) बजाय। उदाहरण के लिए, संयुक्त राज्य अमेरिका नाम दिया जाएगा संयुक्त राज्य अमेरिका. इन श्रेणी नामों का उपयोग निम्नलिखित सूत्र में किया जाएगा।
चरण 3: एक सशर्त ड्रॉप-डाउन सूची बनाएं

1. सशर्त ड्रॉप-डाउन सूची को आउटपुट करने के लिए एक सेल का चयन करें (यहां मैं E11 का चयन करता हूं), पर जाएं जानकारी टैब, चयन करें डेटा मान्यता.

2। में डेटा मान्यता संवाद बॉक्स, आपको यह करना होगा:

1) में रहो सेटिंग टैब;
2) चुनें सूची में अनुमति देना ड्रॉप डाउन सूची;
3) निम्नलिखित सूत्र दर्ज करें स्रोत डिब्बा;
=IF($E$10="Japan",Japan,IF(E10="Tunisia",Tunisia,IF(E10="United States",United_States, France)))
4) क्लिक करें OK बटन.

नोट:
यदि आप Excel 2019 या बाद के संस्करणों का उपयोग कर रहे हैं, तो आप कई स्थितियों का मूल्यांकन करने के लिए IFS फ़ंक्शन लागू कर सकते हैं, जो नेस्टेड IF के समान ही काम करता है, लेकिन स्पष्ट तरीके से। इस मामले में, आप समान परिणाम प्राप्त करने के लिए निम्नलिखित IFS फॉर्मूला आज़मा सकते हैं।
=IFS(E10="Japan",Japan,E10="Tunisia",Tunisia,E10="United States",United_States,E10="France", France)
उपरोक्त दो सूत्रों में,
1) E10 ड्रॉप-डाउन सूची सेल है जिसमें चरण 1 में आपके द्वारा निर्दिष्ट देश शामिल हैं;
2) डबल कोट्स में टेक्स्ट उन मानों को दर्शाते हैं जिन्हें आप E10 में चुनेंगे, और डबल कोट्स के बिना टेक्स्ट आपके द्वारा चरण 2 में निर्दिष्ट श्रेणी नाम हैं;
3) पहला IF स्टेटमेंट यदि($E$10='जापान',जापान) एक्सेल को बताता है:
If E10 के बराबर है "जापान", फिर केवल नामित श्रेणी में मान"जापान” इस ड्रॉप-डाउन सूची में प्रदर्शित होते हैं। दूसरे और तीसरे IF कथन का मतलब एक ही है।
4) अंतिम IF कथन IF(E10='संयुक्त राज्य अमेरिका', संयुक्त राज्य अमेरिका, फ़्रांस) एक्सेल को बताता है:
If E10 के बराबर है "संयुक्त राज्य अमेरिका", फिर केवल नामित श्रेणी में मान"संयुक्त राज्य अमेरिका” इस ड्रॉप-डाउन सूची में प्रदर्शित होते हैं। अन्यथा, यह नामित श्रेणी में मान प्रदर्शित करता है "फ्रांस".
5) यदि आपको आवश्यकता हो तो आप सूत्र में और अधिक IF कथन जोड़ सकते हैं।
6) इसके बारे में अधिक जानने के लिए क्लिक करें एक्सेल IF फ़ंक्शन और आईएफएस समारोह.
परिणाम

एक्सेल के लिए कुटूल के साथ एक सशर्त ड्रॉप-डाउन सूची बनाने के लिए बस कुछ ही क्लिक

अधिकांश एक्सेल उपयोगकर्ताओं के लिए उपरोक्त विधियाँ बोझिल हो सकती हैं। यदि आप अधिक कुशल और सीधा समाधान चाहते हैं, तो गतिशील ड्रॉप-डाउन सूची का लक्षण एक्सेल के लिए कुटूल केवल कुछ क्लिक के साथ एक सशर्त ड्रॉप-डाउन सूची बनाने में आपकी सहायता के लिए इसकी अत्यधिक अनुशंसा की जाती है।

जैसा कि आप देख सकते हैं, पूरा ऑपरेशन कुछ ही क्लिक में किया जा सकता है। आपको बस यह करना होगा:

1. संवाद बॉक्स में, चुनें मोड ए: 2 स्तर में मोड अनुभाग;
2. उन कॉलमों का चयन करें जिनके आधार पर आपको सशर्त ड्रॉप-डाउन सूची बनाने की आवश्यकता है;
3. एक आउटपुट रेंज चुनें।
4। क्लिक करें OK.
नोट:
1) एक्सेल के लिए कुटूल एक प्रदान करता है 30- दिन का नि: शुल्क परीक्षण बिना किसी सीमा के, डाउनलोड करने के लिए जाएं.
2) 2-स्तरीय ड्रॉप-डाउन सूची बनाने के अलावा, आप इस सुविधा के साथ 3 से 5-स्तरीय ड्रॉप-डाउन सूची भी आसानी से बना सकते हैं। इस ट्यूटोरियल पर एक नज़र डालें: Excel में त्वरित रूप से एकाधिक स्तर की ड्रॉप-डाउन सूची बनाएं.

IF फ़ंक्शन का एक बेहतर विकल्प: अप्रत्यक्ष फ़ंक्शन

IF और IFS फ़ंक्शंस के विकल्प के रूप में, आप इनके संयोजन का उपयोग कर सकते हैं अप्रत्यक्ष और विकल्प एक सशर्त ड्रॉप-डाउन सूची बनाने का कार्य करता है, जो हमारे द्वारा ऊपर दिए गए फ़ार्मुलों की तुलना में सरल है।

उपरोक्त कई स्थितियों में उपयोग किया गया वही उदाहरण लें (जैसा कि नीचे दी गई GIF छवि में दिखाया गया है)। यहां मैं आपको दिखाऊंगा कि एक्सेल में एक सशर्त ड्रॉप-डाउन सूची बनाने के लिए अप्रत्यक्ष और स्थानापन्न कार्यों के संयोजन का उपयोग कैसे करें।

1. सेल E10 में, सभी देशों वाली मुख्य ड्रॉप-डाउन सूची बनाएं। उपरोक्त चरण 1 का पालन करें.

2. प्रत्येक देश के अंतर्गत शहरों के लिए सेल रेंज का नाम बताएं। उपरोक्त चरण 2 का पालन करें.

3. सशर्त ड्रॉप-डाउन सूची बनाने के लिए अप्रत्यक्ष और प्रतिस्थापन कार्यों का उपयोग करें।

सशर्त ड्रॉप-डाउन सूची को आउटपुट करने के लिए एक सेल (इस मामले में E11) का चयन करें, पर जाएँ जानकारी टैब, चयन करें डेटा मान्यता. में डेटा मान्यता संवाद बॉक्स, आपको यह करना होगा:

1) में रहो सेटिंग टैब;
2) चुनें सूची में अनुमति देना ड्रॉप डाउन सूची;
3) निम्नलिखित सूत्र दर्ज करें स्रोत डिब्बा;
=INDIRECT(SUBSTITUTE(E10," ","_"))
4) क्लिक करें OK बटन.

अब आपने अप्रत्यक्ष और स्थानापन्न कार्यों का उपयोग करके सफलतापूर्वक एक सशर्त ड्रॉप-डाउन सूची बना ली है।

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Comments (1)
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Lambda Per
Lambda Per
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Very helpful tutorial, no comment on the guidance it's been great. It is however low-key problematic that 2 Moroccan cities (Rabat - the Moroccan capital btw - and Casablanca) are listed as Tunisian cities.
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