एक्सेल में ड्रॉप-डाउन सूचियों में महारत हासिल करना: एक व्यापक मार्गदर्शिका
ड्रॉप-डाउन सूची एक्सेल में एक शक्तिशाली सुविधा है जो उपयोगकर्ताओं को मैन्युअल टाइपिंग के बजाय पूर्वनिर्धारित विकल्पों से मूल्यों का चयन करने की अनुमति देती है, जिससे बेहतर डेटा प्रविष्टि सटीकता और दक्षता मिलती है। चाहे आप शुरुआती हों या अनुभवी एक्सेल उपयोगकर्ता, ड्रॉप-डाउन सूचियों को समझना और उनका उपयोग करना आपकी उत्पादकता और डेटा प्रबंधन क्षमताओं को काफी बढ़ा सकता है। इस लेख में, हम चरण-दर-चरण एक्सेल में ड्रॉप-डाउन सूची बनाने के विभिन्न तरीकों का परिचय देंगे।
वीडियो: एक ड्रॉप डाउन सूची बनाएं
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एक ड्रॉप-डाउन सूची बनाएं
आइए सीखना शुरू करें कि एक्सेल में ड्रॉप-डाउन सूची कैसे बनाएं।
मैन्युअल रूप से इनपुट करके एक ड्रॉप-डाउन सूची बनाएं
चरण 1: ड्रॉप-डाउन सूची में उस सेल का चयन करें जिसे आप रखना चाहते हैं
चरण 2: डेटा टैब पर क्लिक करें, और डेटा सत्यापन पर क्लिक करें
चरण 3: डेटा सत्यापन संवाद में सेटिंग्स निर्दिष्ट करें
के अंतर्गत सेटिंग टैब, कृपया नीचे दी गई सेटिंग्स निर्दिष्ट करें:
- चुनें सूची से अनुमति देना ड्रॉप डाउन सूची;
- वे आइटम टाइप करें जिन्हें आप ड्रॉप-डाउन सूची में प्रदर्शित करना चाहते हैं स्रोत अनुभाग, उन्हें अल्पविराम से अलग करें;
- क्लिक करें OK.
रिजल्ट:
अब ड्रॉप-डाउन सूची बनाई गई है।
इस विधि के लाभ: स्रोत सूची रखने के लिए वर्कशीट या रेंज की आवश्यकता नहीं है।
इस विधि की कमियाँ: यदि आप ड्रॉप-डाउन सूची के आइटम जोड़ना, हटाना या संपादित करना चाहते हैं, तो आपको यहां जाना होगा डेटा मान्यता आइटम को पुनः संपादित करने के लिए संवाद स्रोत मैन्युअल रूप से बॉक्स।
ड्रॉप-डाउन सूची बनाने के लिए नीचे दी गई विधियों के साथ आगे बढ़ने से पहले, आपको उन आइटमों को निर्धारित करना या बनाना होगा जिन्हें आप ड्रॉप-डाउन सूची में शामिल करना चाहते हैं। इसे 'स्रोत सूची' कहा जाता है, जिसे एक विशिष्ट सीमा के भीतर व्यवस्थित किया जाना चाहिए।
सुनिश्चित करें कि स्रोत सूची का प्रत्येक आइटम एक अलग सेल में है। यह सूची नव निर्मित ड्रॉप-डाउन सूची की एक ही शीट, किसी अन्य शीट या किसी अन्य कार्यपुस्तिका में हो सकती है।
किसी श्रेणी से एक ड्रॉप-डाउन सूची बनाएं
सेल मानों की श्रेणी के आधार पर ड्रॉप-डाउन सूची बनाने के लिए, कृपया नीचे दिए गए चरणों का पालन करें:
चरण 1: ड्रॉप-डाउन सूची में उस सेल का चयन करें जिसे आप रखना चाहते हैं
चरण 2: डेटा टैब पर क्लिक करें, और डेटा सत्यापन पर क्लिक करें
चरण 3: डेटा सत्यापन संवाद में सेटिंग्स निर्दिष्ट करें
के अंतर्गत सेटिंग टैब, कृपया नीचे दी गई सेटिंग्स निर्दिष्ट करें:
- चुनें सूची से अनुमति देना ड्रॉप डाउन सूची;
- चयन आइकन पर क्लिक करें
में स्रोत सूची का चयन करने के लिए स्रोत अनुभाग; - क्लिक करें OK.
रिजल्ट:
अब ड्रॉप-डाउन सूची बनाई गई है।
इस विधि के लाभ: आप संदर्भित श्रेणी (स्रोत सूची) में आइटम को एक-एक करके संपादित किए बिना परिवर्तन करके अपनी ड्रॉप-डाउन सूची को संशोधित कर सकते हैं स्रोत के खंड डेटा मान्यता संवाद।
इस विधि की कमियाँ: यदि आप नीचे आइटम जोड़ना चाहते हैं या ड्रॉप-डाउन सूची से आइटम हटाना चाहते हैं, तो आपको संदर्भित श्रेणी को अपडेट करना होगा स्रोत के खंड डेटा मान्यता संवाद. स्रोत सूची के आधार पर आइटमों को स्वचालित रूप से अपडेट करने के लिए, आपको ऐसा करना चाहिए स्रोत सूची को तालिका में बदलें।
टिप्स:
-
यदि आप स्रोत सूची को तालिका में परिवर्तित नहीं करना चाहते हैं या इसमें संदर्भित श्रेणी को मैन्युअल रूप से अपडेट नहीं करना चाहते हैं डेटा मान्यता नए आइटम जोड़ते समय संवाद, यहां दो युक्तियां दी गई हैं जो स्रोत सूची में नए आइटम जोड़ते समय ड्रॉप-डाउन सूची को स्वचालित रूप से अपडेट कर सकती हैं।
-
जब आप स्रोत सूची का चयन करते हैं डेटा मान्यता, स्रोत डेटा के नीचे कुछ खाली सेल शामिल करें, आप खाली सेल में टाइप करके स्रोत सूची में नए आइटम जोड़ सकते हैं।
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स्रोत सूची में नई पंक्तियाँ डालें, फिर स्रोत सूची में नए आइटम टाइप करें, फिर ड्रॉप-डाउन सूची अपडेट हो जाएगी।
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कुटूल के साथ एक ड्रॉप-डाउन सूची बनाएं
यहाँ एक उपयोगी सुविधा है - सरल ड्रॉप-डाउन सूची बनाएं of एक्सेल के लिए कुटूल आपको कम क्लिक के साथ जल्दी और आसानी से एक ड्रॉप-डाउन सूची बनाने की सुविधा दे सकता है। यहां बताया गया है कि कैसे करना है:
- ड्रॉप-डाउन सूची रखने के लिए सेल का चयन करें;
- क्लिक करें कुटूल टैब, और क्लिक करें ड्रॉप डाउन सूची > सरल ड्रॉप डाउन सूची बनाएं;
- कक्षों की उस श्रेणी का चयन करें (या सीधे अल्पविराम से अलग किए गए आइटम टाइप करें) जिसे आप ड्रॉप डाउन सूची में दिखाना चाहते हैं, क्लिक करें OK.
टिप्पणियाँ:
- इस सुविधा का उपयोग करने से पहले, कृपया Excel के लिए कुटूल पहले इंस्टॉल करें। डाउनलोड करने के लिए क्लिक करें और 30 दिन का निःशुल्क परीक्षण प्राप्त करें।
- इस सुविधा के अलावा, उन्नत ड्रॉप-डाउन सूचियां आसानी से बनाने के लिए अन्य उपयोगी सुविधाएं भी हैं, जैसे कि एक बनाएं आश्रित ड्रॉप-डाउन सूची, बनाओ एकाधिक चयनों के साथ ड्रॉप-डाउन सूची, बनाओ चेकबॉक्स के साथ ड्रॉप-डाउन सूची, और इसी तरह।
किसी तालिका से ड्रॉप-डाउन सूची बनाएं (गतिशील)
यदि आप एक गतिशील विस्तार योग्य ड्रॉप-डाउन सूची बनाना चाहते हैं जो स्रोत सूची में आइटम जोड़ने या हटाने पर स्वचालित रूप से अपडेट हो जाती है, तो आपको स्रोत डेटा को एक्सेल तालिका में रखना चाहिए।
चरण 1: स्रोत सूची को एक तालिका में बदलें
स्रोत सूची का चयन करें और क्लिक करें सम्मिलित करें > तालिका, और इसमें तालिका बनाएं संवाद, यदि चयन में कॉलम हेडर शामिल है, तो कृपया टिक करें मेरी टेबल में हेडर हैं, तब क्लिक करो OK.
चरण 2: ड्रॉप-डाउन सूची में उस सेल का चयन करें जिसे आप रखना चाहते हैं
चरण 3: डेटा टैब पर क्लिक करें, और डेटा सत्यापन पर क्लिक करें
चरण 4: डेटा सत्यापन संवाद में सेटिंग्स निर्दिष्ट करें
के अंतर्गत सेटिंग टैब, कृपया नीचे दी गई सेटिंग्स निर्दिष्ट करें:
- चुनें सूची से अनुमति देना ड्रॉप डाउन सूची;
- चयन आइकन पर क्लिक करें में तालिका श्रेणी (हेडर को छोड़कर) का चयन करने के लिए स्रोत अनुभाग;
- क्लिक करें OK.
रिजल्ट:
ड्रॉप-डाउन सूची बनाई गई है.
और जब आप स्रोत तालिका से आइटम जोड़ते या हटाते हैं, तो ड्रॉप-डाउन सूची उसी समय अपडेट हो जाएगी।
इस विधि के लाभ: आप स्रोत तालिका में परिवर्तन करके अपनी ड्रॉपडाउन सूची को संशोधित कर सकते हैं, जिसमें मौजूदा आइटमों को संपादित करना, नए जोड़ना या आइटम हटाना शामिल है।
इस विधि की कमियाँ: कोई भी नहीं
- किसी तालिका में नए आइटम जोड़े जाने पर ड्रॉप-डाउन सूची के स्वचालित अद्यतन को सक्षम करने के लिए, इन चरणों का पालन करें:
- तालिका में अंतिम आइटम पर क्लिक करें.
- अगले सेल पर जाने के लिए Enter कुंजी दबाएँ।
- सेल में नया आइटम दर्ज करें, और यह स्वचालित रूप से ड्रॉप-डाउन सूची में शामिल हो जाएगा।
- यदि तालिका स्वचालित रूप से सीमा का विस्तार नहीं करती है, तो कृपया पर जाएँ पट्टिका > ऑप्शंस > प्रूफिंग दबाने के लिए स्वतः सुधार विकल्प, और जाँच करें जैसे ही आप काम करते हैं स्वचालित रूप से तालिका में नई पंक्तियाँ और स्तंभ शामिल करें विकल्प के तहत आप के रूप में AutoFormat टैब.
श्रेणी नाम से एक ड्रॉप-डाउन सूची बनाएं
यदि आप एक ही स्रोत सूची के आधार पर कई शीटों में ड्रॉप-डाउन सूचियां बनाएंगे, तो मैं आपको आसानी से संदर्भित करने के लिए स्रोत सूची के लिए एक श्रेणी नाम बनाने की सलाह देता हूं।
चरण 1: स्रोत सूची के लिए एक श्रेणी नाम बनाएं
स्रोत सूची का चयन करें और नाम बॉक्स (सूत्र पट्टी के बगल में) पर जाएं, और इसके लिए एक नाम टाइप करें (नाम में स्थान या अन्य विशेष वर्ण नहीं हो सकते हैं), फिर दबाएं दर्ज ख़त्म करने की कुंजी.
चरण 2: ड्रॉप-डाउन सूची में उस सेल का चयन करें जिसे आप रखना चाहते हैं
चरण 3: डेटा टैब पर क्लिक करें, और डेटा सत्यापन पर क्लिक करें
चरण 4: डेटा सत्यापन संवाद में सेटिंग्स निर्दिष्ट करें
के अंतर्गत सेटिंग टैब, कृपया नीचे दी गई सेटिंग्स निर्दिष्ट करें:
- चुनें सूची से अनुमति देना ड्रॉप डाउन सूची;
- एक समान चिह्न टाइप करें और उसके बाद चरण 1 में आपके द्वारा सेट किया गया नाम लिखें स्रोत अनुभाग की तरह
आप पर भी क्लिक कर सकते हैं स्रोत टेक्सबॉक्स और दबाएँ F3 खोलने की कुंजी पेस्ट नाम संवाद, फिर सूची से इच्छित श्रेणी नाम चुनें, क्लिक करें OK इसे टेक्स्टबॉक्स में डालने के लिए।=SourceList - क्लिक करें OK.
रिजल्ट:
ड्रॉप-डाउन सूची बनाई गई है.
इस विधि के लाभ: आप नाम टाइप करके आसानी से और जल्दी से कई शीटों में ड्रॉप-डाउन सूचियां बना सकते हैं स्रोत अनुभाग में डेटा मान्यता संवाद।
इस विधि की कमियाँ: यदि आप नीचे आइटम जोड़ना चाहते हैं या ड्रॉप-डाउन सूची से आइटम हटाना चाहते हैं, तो आपको नामित श्रेणी को अपडेट करना होगा नाम प्रबंधक.
किसी अन्य कार्यपुस्तिका से एक ड्रॉप-डाउन सूची बनाएं
यदि स्रोत सूची और बनाई जाने वाली ड्रॉप-डाउन सूची अलग-अलग कार्यपुस्तिकाओं में हैं, तो जब आप स्रोत सूची का चयन करते हैं स्रोत की धारा डेटा मान्यता संवाद, निर्माण को रोकने के लिए एक अलर्ट पॉप आउट हो जाएगा।
यहां यह भाग आपको बताएगा कि किसी अन्य कार्यपुस्तिका से ड्रॉप-डाउन सूची कैसे बनाएं।
चरण 1: स्रोत कार्यपुस्तिका में स्रोत सूची के लिए एक श्रेणी नाम बनाएं
स्रोत कार्यपुस्तिका में, उन स्रोत आइटम का चयन करें जिन्हें आप ड्रॉप-डाउन सूची में दिखाना चाहते हैं। फिर जाएं नाम बॉक्स जो के बगल में है सूत्र पट्टी, एक नाम टाइप करें, जैसे "स्रोत सूची".
चरण 2: एक नाम परिभाषित करें जो ड्रॉप-डाउन सूची कार्यपुस्तिका में आपकी स्रोत सूची का संदर्भ देता है
-
उस कार्यपुस्तिका को सक्षम करें जहां आप ड्रॉप-डाउन सूची बनाना चाहते हैं, क्लिक करें सूत्र > नाम परिभाषित करें.
-
पॉपिंग में नया नाम संवाद, नीचे के रूप में सेट करें:
- में एक नाम टाइप करें नाम बॉक्स, जैसे आइटम;
- स्रोत कार्यपुस्तिका नाम और चरण 1 में स्रोत सूची के लिए आपके द्वारा परिभाषित नाम के बाद एक समान चिह्न टाइप करें टी को संदर्भित करता हैo बॉक्स, जैसे
=SourceFile.xlsx!SourceList - क्लिक करें OK.
- आमतौर पर, सोर्सफाइल फ़ाइल एक्सटेंशन के साथ स्रोत कार्यपुस्तिका का नाम है। यदि कोई फ़ाइल एक्सटेंशन नहीं है, तो बस विस्मयादिबोधक चिह्न (!) और श्रेणी नाम के साथ इसका अनुसरण करें। यदि कार्यपुस्तिका नाम में रिक्त स्थान या गैर-वर्णमाला वर्ण हैं, तो आपको कार्यपुस्तिका नाम संलग्न करना चाहिए एकल उद्धरण चिह्न इस तरह:
='Source File.xlsx'!SourceList - कार्यपुस्तिका के नाम और श्रेणीबद्ध नाम के बीच विस्मयादिबोधक चिह्न का प्रयोग करना न भूलें।
चरण 3: ड्रॉप-डाउन सूची में उस सेल का चयन करें जिसे आप रखना चाहते हैं
चरण 4: डेटा टैब पर क्लिक करें, और डेटा सत्यापन पर क्लिक करें
चरण 5: डेटा सत्यापन संवाद में सेटिंग्स निर्दिष्ट करें
के अंतर्गत सेटिंग टैब, कृपया नीचे दी गई सेटिंग्स निर्दिष्ट करें:
- चुनें सूची से अनुमति देना ड्रॉप डाउन सूची;
- चरण 3 में आपके द्वारा परिभाषित नाम के बाद एक समान चिह्न टाइप करें स्रोत अनुभाग, जैसे
=Items - क्लिक करें OK.
रिजल्ट:
ड्रॉप-डाउन सूची बनाई गई है.
इस विधि की कमियाँ: यदि स्रोत कार्यपुस्तिका बंद है, तो ड्रॉप-डाउन सूची काम नहीं कर सकती। और जब स्रोत सूची में नए आइटम जोड़े जाते हैं तो ड्रॉप-डाउन सूची अपडेट नहीं हो सकती।
त्रुटि चेतावनी (अन्य प्रविष्टियों की अनुमति दें)
डिफ़ॉल्ट रूप से, ड्रॉप-डाउन सूची केवल सूची में मौजूद मानों को सेल में दर्ज करने की अनुमति देती है। जब आप कोई ऐसा मान दर्ज करते हैं जो ड्रॉप-डाउन सूची में मौजूद नहीं है और Enter कुंजी दबाते हैं, तो एक त्रुटि चेतावनी दिखाई देगी, जैसा कि नीचे स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है। जब आप क्लिक करते हैं पुन: प्रयास करें बटन, दर्ज किया गया मान पुनः संपादन के लिए चुना गया है। क्लिक कर रहा हूँ रद्द करना बटन दर्ज किए गए मान को साफ़ कर देगा।
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यदि आप उपयोगकर्ताओं को अन्य मान टाइप करने और त्रुटि चेतावनी दिखाना बंद करना चाहते हैं, तो आप ये कर सकते हैं:
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ड्रॉप-डाउन सूची कक्षों का चयन करें जिन्हें आप त्रुटि चेतावनी को रोकना चाहते हैं, क्लिक करें जानकारी > डेटा मान्यता.
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में डेटा मान्यता संवाद, के अंतर्गत त्रुटि चेतावनी टैब, अनटिक करें अमान्य डेटा दर्ज करने के बाद त्रुटि चेतावनी दिखाएँ चेकबॉक्स. क्लिक OK.
अब जब उपयोगकर्ता अन्य मान टाइप करते हैं, तो कोई त्रुटि चेतावनी दिखाई नहीं देती है।
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यदि आप उपयोगकर्ताओं को अन्य मान टाइप करने की अनुमति देना चाहते हैं, लेकिन उन्हें याद दिलाने के लिए अलर्ट भी दिखाना चाहते हैं, तो कृपया ये करें:
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ड्रॉप-डाउन सूची कक्षों का चयन करें जिनमें आप अन्य मान टाइप करना चाहते हैं, क्लिक करें जानकारी > डेटा मान्यता.
- में डेटा मान्यता संवाद, के अंतर्गत त्रुटि चेतावनी टैब:
- रखना अमान्य डेटा दर्ज करने के बाद त्रुटि चेतावनी दिखाएँ चेकबॉक्स टिक किया गया;
- चुनते हैं जानकारी से अंदाज ड्रॉप डाउन सूची;
- विवरण दें शीर्षक और त्रुटि संदेशक्लिक करें, OK.
अब से, जब उपयोगकर्ता अन्य मान टाइप करते हैं, तो याद दिलाने के लिए एक संवाद पॉप आउट होता है, क्लिक करें OK टाइप किया हुआ मान बने रहने के लिए क्लिक करें रद्द करना दर्ज किए गए मान को साफ़ करने के लिए.
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- आप यह भी चुन सकते हैं "चेतावनी" से अंदाज सूची बनाएं और प्रदान करें शीर्षक और त्रुटि संदेश. यह विकल्प "सूचना" के समान कार्य करता है, लेकिन इसके बजाय विस्मयादिबोधक चिह्न के साथ एक पीला चेतावनी आइकन प्रदर्शित करता है।
- यदि आप निश्चित नहीं हैं कि कौन सा शीर्षक या संदेश टेक्स्ट टाइप करना है, तो आप फ़ील्ड खाली छोड़ सकते हैं। एक्सेल डिफ़ॉल्ट अलर्ट प्रदर्शित करेगा.
इनपुट संदेश
ड्रॉप-डाउन सूची बनाते समय, आप उपयोगकर्ताओं को किसी सेल का चयन करते समय ड्रॉप-डाउन सूची से आइटम का चयन करने, या अन्य जानकारी जिसे आप दिखाना चाहते हैं, को याद दिलाने के लिए एक इनपुट संदेश जोड़ सकते हैं।
1. ड्रॉप-डाउन सूची कक्षों का चयन करें जिनमें आप इनपुट संदेश जोड़ना चाहते हैं, क्लिक करें जानकारी > डेटा मान्यता.
2। में डेटा मान्यता संवाद, के अंतर्गत इनपुट संदेश टैब
- रखना सेल होने पर इनपुट संदेश दिखाएँ चयनित है चेकबॉक्स टिक किया गया;
- विवरण दें शीर्षक और इनपुट संदेशक्लिक करें, OK.
अब, जब उपयोगकर्ता ड्रॉप-डाउन सूची के सेल का चयन करते हैं, तो आपके द्वारा प्रदान की गई जानकारी वाला एक पीला टेक्स्टबॉक्स दिखाई देता है।
अन्य नोट
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डिफ़ॉल्ट रूप से, जब एक ड्रॉप-डाउन सूची बनाई जाती है, तो "रिक्त पर ध्यान न दें"चेकबॉक्स है चयनित. इसका मतलब यह है कि उपयोगकर्ता अलर्ट पॉपिंग के बिना सेल को खाली छोड़ सकते हैं।
यदि "रिक्त को अनदेखा करें" चेकबॉक्स है untucked, श्रेणी में रिक्त कक्षों को अमान्य प्रविष्टियों के रूप में माना जाएगा, चेतावनी पॉप आउट हो जाएगी।
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यदि आप ड्रॉप-डाउन सूची में आइटमों का क्रम बदलना चाहते हैं, तो आप स्रोत सूची को पुनर्व्यवस्थित कर सकते हैं।
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अगर डेटा मान्यता सुविधा अक्षम है, यह संभव है कि आप किसी संरक्षित वर्कशीट में काम कर रहे हों। डेटा सत्यापन सक्षम करने के लिए, बस वर्कशीट को असुरक्षित करें और फिर वांछित डेटा सत्यापन सेटिंग्स लागू करें।
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