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आउटलुक से किसी निश्चित फ़ोल्डर में अटैचमेंट को स्वचालित रूप से कैसे डाउनलोड/सहेजें?

लेखक: केली अंतिम संशोधित: 2023-12-26

जबकि आउटलुक में एक ही ईमेल से सभी अनुलग्नकों को सहेजना आसान है किए गए अनुलग्नकों के > सभी अनुलग्नक सहेजें विकल्प, एकाधिक ईमेल से अनुलग्नकों को प्रबंधित करना, विशेष रूप से बड़ी मात्रा में, अधिक चुनौतीपूर्ण हो सकता है। यह आलेख आउटलुक ईमेल से किसी विशिष्ट फ़ोल्डर में अनुलग्नकों को स्वचालित रूप से डाउनलोड करने के लिए दो प्रभावी समाधान प्रस्तुत करता है। अनेक ईमेल और अनुलग्नकों से निपटने, प्रक्रिया को सरल बनाने और समय बचाने के लिए ये विधियाँ विशेष रूप से उपयोगी हैं।

वीबीए और नियम वाले फ़ोल्डर में आउटलुक अनुलग्नकों को स्वचालित रूप से डाउनलोड करें

इस दृष्टिकोण में एक वीबीए स्क्रिप्ट का उपयोग करना शामिल है, जो एक विशिष्ट नियम के साथ निष्पादित होने पर, स्वचालित रूप से आउटलुक ईमेल से अनुलग्नकों को एक निर्दिष्ट फ़ोल्डर में डाउनलोड और सहेज लेगा। कृपया निम्नलिखित चरणों के साथ आगे बढ़ें:

  1. दबाएँ ऑल्ट + F11 को खोलने के लिए अनुप्रयोगों के लिए माइक्रोसॉफ्ट विज़ुअल बेसिक खिड़की.
  2. क्लिक करें सम्मिलित करें > मॉड्यूल, और फिर नई खोली गई VBA स्क्रिप्ट के नीचे पेस्ट करें मॉड्यूल खिड़की.

    वीबीए: आउटलुक अटैचमेंट को एक निश्चित फ़ोल्डर में ऑटो सेव करें

    Public Sub SaveAttachmentsToDisk(MItem As Outlook.MailItem)
Dim oAttachment As Outlook.Attachment
Dim sSaveFolder As String
sSaveFolder = "C:\Users\DT168\Documents\outlook-attachments\"
For Each oAttachment In MItem.Attachments
oAttachment.SaveAsFile sSaveFolder & oAttachment.DisplayName
Next
End Sub

    नोट: कृपया लाइन का पता लगाएं sSaveFolder = "C:\Users\DT168\Documents\आउटलुक-अटैचमेंट\", और इसे अपने इच्छित गंतव्य फ़ोल्डर के पथ से बदलें।

  3. VBA स्क्रिप्ट सहेजें और बंद करें अनुप्रयोगों के लिए माइक्रोसॉफ्ट विज़ुअल बेसिक खिड़की.
  4. इस पर जाएँ मेल देखें, और क्लिक करें होम > नियम > नियम और अलर्ट प्रबंधित करें.
  5. उद्घाटन में नियम और चेतावनियाँ संवाद बॉक्स, कृपया क्लिक करें नए नियम पर बटन ई-मेल नियम टैब.
  6. में नियम जादूगर जो संवाद बॉक्स दिखाई देगा, कृपया उसका चयन करें मुझे प्राप्त संदेशों पर नियम लागू करें विकल्प, और क्लिक करें अगला बटन.
  7. में नियम विज़ार्ड (आप कौन सी स्थिति जाँचना चाहते हैं?) संवाद बॉक्स में, क्लिक करें अगला किसी भी विकल्प का चयन किए बिना बटन। और फिर क्लिक करें हाँ पॉप-अप में बटन माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक संवाद बॉक्स।
  8. निम्नलिखित में नियम विज़ार्ड (आप संदेश के साथ क्या करना चाहते हैं?) संवाद बॉक्स, इस प्रकार आगे बढ़ें:
    1. चेक एक स्क्रिप्ट चलाएँ विकल्प. सुझाव: यदि आपको विकल्प न दिखे तो कृपया आउटलुक में "रन अ स्क्रिप्ट" विकल्प को सक्षम करने पर इस ट्यूटोरियल पर जाएँ.
    2. खोलने के लिए नीले रेखांकित "एक स्क्रिप्ट" टेक्स्ट पर क्लिक करें स्क्रिप्ट का चयन करें संवाद बकस। यहां, वह स्क्रिप्ट चुनें जिसमें आपने जोड़ा है चरण 2 और क्लिक करें OK बटन.
    3. दबाएं अगला आगे बढ़ने के लिए बटन
  9. में नियम विज़ार्ड (क्या कोई अपवाद हैं?) संवाद बॉक्स, कृपया क्लिक करें अगला सीधे बटन.
  10. अंत में नियम जादूगर संवाद बॉक्स में, कृपया नियम को नाम दें चरण 1 बॉक्स में अपनी आवश्यकतानुसार विकल्पों की जाँच करें चरण 2 अनुभाग पर क्लिक करें, और क्लिक करें अंत बटन.
  11. बंद करो नियम और चेतावनियाँ संवाद बॉक्स।

परिणाम

अब, यदि आपने "इनबॉक्स में पहले से मौजूद संदेशों पर इस नियम को अभी चलाएं" विकल्प चुना है, तो आपके ईमेल खाते से सभी अनुलग्नक डाउनलोड किए जाएंगे और निर्दिष्ट गंतव्य फ़ोल्डर में संग्रहीत किए जाएंगे। इसके अतिरिक्त, यदि आपने "इस नियम को चालू करें" विकल्प को चेक किया है, तो आने वाले ईमेल से सभी अनुलग्नक स्वचालित रूप से डाउनलोड हो जाएंगे और निर्दिष्ट फ़ोल्डर में सहेजे जाएंगे।

आउटलुक के लिए कुटूल वाले फ़ोल्डर में आउटलुक अटैचमेंट को स्वचालित रूप से डाउनलोड करें

- आउटलुक के लिए कुटूल यह आपके कंप्यूटर पर स्थापित है ऑटो डिटैच फ़ंक्शन आपको आपकी निर्धारित शर्तों के आधार पर सभी या विशिष्ट आउटलुक अनुलग्नकों को स्वचालित रूप से डाउनलोड करने का अधिकार देता है, और उन्हें आसानी से एक चुने हुए फ़ोल्डर में निर्देशित करता है। इसके अतिरिक्त, यह सुविधा सबफ़ोल्डर बनाने की सुविधा प्रदान करती है। यह इन सबफ़ोल्डरों के नामकरण के लिए दो विकल्प प्रदान करता है: आप इनमें से किसी एक प्रारूप का चयन कर सकते हैं, जैसे [संदेश फ़ोल्डर]-[संदेश विषय], या अपने चुने हुए प्रारूप में प्रत्यय के रूप में एक कस्टम टेक्स्ट स्ट्रिंग जोड़ने का विकल्प चुनें। यह क्षमता आपके अनुलग्नकों के संगठन और पहुंच में काफी सुधार करती है।

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  1. क्लिक करें कुटूल > ऑटो डिटैच फ़ीचर संवाद खोलने के लिए.
  2. में ऑटो डिटैच अटैचमेंट संवाद, चयन करें सभी प्राप्त अनुलग्नकों को स्वतः अलग करें विकल्प, और निम्नानुसार कॉन्फ़िगर करें:
    1. ब्राउज़ बटन पर क्लिक करें स्वचालित रूप से अलग किए गए अनुलग्नकों को सहेजने के लिए गंतव्य फ़ोल्डर निर्दिष्ट करना।
    2. (वैकल्पिक) जांचें नीचे दी गई शैली में अनुलग्नकों को अलग करें विकल्प यदि आप अनुलग्नकों को संग्रहीत करने के लिए सबफ़ोल्डर बनाना चाहते हैं।
      • नीचे दी गई शैली में सबफ़ोल्डर बनाएं: सबफ़ोल्डर्स को पूर्वनिर्धारित प्रारूपों में से किसी एक में नाम दें, जैसे [संदेश फ़ोल्डर]-[संदेश विषय].
      • नीचे दी गई शैली में सहेजे गए अनुलग्नकों का नाम बदलें: पूर्वनिर्धारित प्रारूपों में से किसी एक का उपयोग करके सबफ़ोल्डर्स को नाम दें और प्रत्यय के रूप में एक कस्टम टेक्स्ट स्ट्रिंग जोड़ें।
    3. (वैकल्पिक) जांचें ईमेल में अटैचमेंट आइकन अभी भी बना हुआ है संलग्नक वाले ईमेल में एक दृश्य संकेतक रखने का विकल्प।
    4. क्लिक करें ठीक है।

परिणाम

अब से, ईमेल प्राप्त होने पर सभी अनुलग्नक स्वचालित रूप से निर्दिष्ट फ़ोल्डर में सहेजे जाएंगे।

सुझाव: यदि आप विशिष्ट नियमों के आधार पर अनुलग्नकों का स्वचालित पृथक्करण सेट करना चाहते हैं, तो सक्षम करें नियमों के अनुसार अनुलग्नकों को स्वतः अलग करें में विकल्प ऑटो डिटैच अटैचमेंट संवाद. उसके बाद क्लिक करें नया अपनी फ़िल्टर स्थितियों और वांछित सेव सेटिंग्स को परिभाषित करने के लिए बटन।

टिप्पणियाँ:

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  • यदि आप आउटलुक में एकाधिक/सभी प्राप्त ईमेल से मौजूदा अनुलग्नकों को अलग करना या डाउनलोड करना चाहते हैं, तो आउटलुक के लिए कुटूल लागू करें सभी को अलग करें (अटैचमेंट) or सभी सहेजें (संलग्नक) सुविधा.

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📨 ईमेल प्रबंधन: आसानी से ईमेल याद रखें  /  विषयों और अन्य लोगों द्वारा घोटाले वाले ईमेल को ब्लॉक करें  /  डुप्लिकेट ईमेल हटाएँ  /  उन्नत खोज  /  फ़ोल्डरों को समेकित करें ...

📁 अनुलग्नक प्रो: बैच सहेजें  /  बैच अलग करना  /  बैच संपीड़न  /  ऑटो सहेजें   /  ऑटो डिटैच  /  ऑटो कंप्रेस ...

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Ben Park
Ben Park
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Thank you for this information
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hansu
hansu
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May i ask some question?

I usually received mail to many people and many kinds of files.
So i should distinguish each file.
But now, It can`t.

So Did you have any idea for this?
(like chacnged file name or and so on...)

Thank you for your help

BR
Hansu
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hansu
hansu
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Thank you for your great code
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Thuy Tran
Thuy Tran
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Hi,
I create Module in Microsoft VBA & save it
However when go to create Rules in Outlook, I can't see the select box of "Run a script"
What is the reason & how to fix it?
Thank you
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Amanda Lee
Amanda Lee     Thuy Tran
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Hi there,

In some versions of Outlook, especially in more recent updates, the "Run a Script" option might be disabled by default due to security concerns. To enable the "Run a Script" option in Outlook, you usually need to modify the registry settings. Here's a general guide on how to do it:

1. Close Outlook: Make sure Outlook is not running.
2. Open Registry Editor: Press Win + R, type regedit, and hit Enter.
3. Navigate to the Outlook Security Settings: Depending on your version of Outlook, you'll need to navigate to a specific path in the Registry Editor. For example, for Outlook 2016, 2019, and Microsoft 365, you might navigate to HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Security.
4. Modify/Add the Registry Value:
4.1 Right-click in the right pane and choose New > DWORD (32-bit) Value.
4.2 Name the new value as EnableUnsafeClientMailRules.
4.3 Set its value to 1.
5. Close Registry Editor and restart your computer.
6. Open Outlook and check if the "Run a Script" option is available.
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Tommy
Tommy
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Ale kupa, oszuści. Maile zaczynają znikać. Nie mam moich wiadomości.
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Bill
Bill
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Hi, code works great however I am saving excel files and was wondering how I can modify the saved name. I recieve files like this "exa 2022-08.xlsx" how can I save the excel file as just "2022-08"?

this is my current code and my file saves however as just a file type not excel.

Public Sub PortlandDaily(MItem As Outlook.MailItem)
Dim oAttachment As Outlook.Attachment
Dim sSaveFolder As String
sSaveFolder = "T:\_Portland\Engineering Data\Daily Production Data\Test\"
For Each oAttachment In MItem.Attachments

Dim SplitName() As String
SplitName = Split(oAttachment.DisplayName, ".")

Dim RightName As String
RightName = Right(SplitName(0), 7)

Dim SaveName As String

SaveName = sSaveFolder & RightName

oAttachment.SaveAsFile sSaveFolder & oAttachment.DisplayName

Next
End Sub
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Amanda Lee
Amanda Lee     Bill
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Hi there,

Please try the code below:
Public Sub PortlandDaily(MItem As Outlook.MailItem)
Dim oAttachment As Outlook.Attachment
Dim sSaveFolder As String
sSaveFolder = "T:\_Portland\Engineering Data\Daily Production Data\Test\"
For Each oAttachment In MItem.Attachments
  Dim SplitName() As String
  SplitName = Split(oAttachment.DisplayName, ".")
  Dim RightName As String
  RightName = Right(SplitName(0), 7) 'You can also declare the file name here, e.g., RightName = "2022-08"
  Dim SaveName As String
  SaveName = sSaveFolder & RightName & "." & SplitName(1)
  oAttachment.SaveAsFile SaveName
Next
End Sub


Amanda
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Andrea
Andrea     Amanda Lee
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Hi. is it possible to give the attachment file an entirely new name, using information form the mail (for example the date of delivery).
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Anthony On
Anthony On
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Hi,
How can I create a VBA to save attachment (Excel file) in my location drive when email received in my outlook folder and using the file name based on cell value...Many thanks

Regards,
Anthony On
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pearl
pearl
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Bonjour, j'ai réussi à rajouter "exécuter un script" dans les règles et faire fonctionner le script dans outlook. Les pièces jointes d'un mail bien précis s'enregistrent parfaitement dans le dossier demandé. Sauf que j'aimerais enregistrer uniquement les fichiers .txt, et non les .pdf qui s'incrémentent également. Aussi j'ai une autre requête s'il vous plaît, le script fonctionne très bien pour définir un dossier de destination, mais je souhaite définir d'autres règles qui me permettraient d'enregistrer les pièces jointes d'autres mails vers un autre dossier de destination. J'ai essayé de faire un 2e module VBA, cela ne fonctionne pas. J'ai généré un deuxième projet VBA mais Outlook n'en gère qu'un seul. Dans ce cas, comment remédier s'il vous plait ? Merci pour ce tuto très clair pour moi qui suis débutante.
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Amanda Lee
Amanda Lee     pearl
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Hi pearl,
Could you please send the code you generated so that we can fix it?
Amanda
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DAS
DAS
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Hi Can we  download the attachment contains specific letters using VBA code
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Amanda Lee
Amanda Lee     DAS
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Hi DAS,
When you said “the attachment contains specific letters”, did you mean you want to download the attachments from specific letters?
Amanda
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Kumar
Kumar
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Hi,
I executed the VBA + Rule option and it seemed to work perfectly. However, it recently stopped working with no errors. The rule is set to read the subject line, move to a certain folder if there is a certain subject, and then run the script. I know the trigger is working in the rule because the first action (move to folder) is working as it should.
Any idea why the rule trigger would work, but the documents are no longer being saved?
Things I have tried/checked:-The file path is correct-I added delays in various spots in the vba using application.wait-outlook has been shutdown and re-opened, and so has my laptop
(disclosure: I am a bit of a VBA newbie, but have beginner level coding knowledge)
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