आउटलुक में विशिष्ट लोगों वाले ईमेल को व्यवस्थित करने के लिए एक फ़ोल्डर कैसे बनाएं?

अव्यवस्थित इनबॉक्स से अभिभूत हैं? इस ट्यूटोरियल में, मैं बेहतर दक्षता के लिए आउटलुक में विशिष्ट लोगों वाले ईमेल को व्यवस्थित करने के तीन तरीकों का परिचय दूंगा।

कुछ खास लोगों वाले ईमेल को हमेशा एक बनाए गए फ़ोल्डर में ले जाएं

1. उस ईमेल खाते पर राइट-क्लिक करें जिसके लिए आप ईमेल व्यवस्थित करने के लिए एक फ़ोल्डर बनाएंगे, चुनें नया फोल्डर राइट-क्लिक मेनू से, और फ़ोल्डर को नाम दें।

2. अपने इनबॉक्स या भेजे गए आइटम फ़ोल्डर में, विशिष्ट ईमेल पते वाले ईमेल संदेशों में से किसी एक का चयन करें जिसे आप उसके सभी ईमेल को बनाए गए फ़ोल्डर में ले जाएंगे।

3। पर होम टैब में चाल समूह, क्लिक करें नियम > संदेशों को हमेशा इससे स्थानांतरित करें: विशिष्ट ईमेल पता और / या नियम > संदेशों को हमेशा यहां ले जाएं: विशिष्ट ईमेल पता आपकी आवश्यकताओं के अनुसार

4. पॉप-अप नियम और अलर्ट संवाद बॉक्स में, वह फ़ोल्डर निर्दिष्ट करें जिसमें आप संदेशों को ले जाएंगे, और फिर क्लिक करें OK.

5. इनबॉक्स या भेजे गए आइटम फ़ोल्डर में शर्तों को पूरा करने वाले ईमेल अब आपके द्वारा अभी बनाए गए फ़ोल्डर में ले जाए जाएंगे। और भविष्य के ईमेल संदेश भी शर्तों को पूरा करने पर सीधे फ़ोल्डर में जाएंगे।

विशिष्ट लोगों के लिए ईमेल को स्वचालित रूप से व्यवस्थित करने के लिए एक खोज फ़ोल्डर बनाएं

यदि आप संदेशों को किसी फ़ोल्डर में नहीं ले जाना चाहते, बल्कि उन्हें आसानी से देखना चाहते हैं। आप आउटलुक में एक खोज फ़ोल्डर बना सकते हैं, जो आपको कई फ़ोल्डरों में निर्दिष्ट मानदंडों से मेल खाने वाले ईमेल संदेशों को ढूंढने में सक्षम बनाता है, लेकिन उन्हें उनके मूल फ़ोल्डर में रखता है।

1। पर फ़ोल्डर टैब में नया समूह, क्लिक करें नई खोज फ़ोल्डर.

2. पॉप-अप न्यू सर्च फोल्डर डायलॉग में, कृपया निम्नानुसार कार्य करें:

• 1) एक खोज फ़ोल्डर चुनें बॉक्स में, लोगों और सूचियों से मेल सूची में, चयन करें विशिष्ट लोगों से मेल करेंया, विशिष्ट लोगों से मेल जैसी तुम्हारी ज़रूरत है।
• 2) कस्टमाइज़ सर्च फोल्डर बॉक्स में, पर क्लिक करें चुनें अपनी पता सूची से लोगों का चयन करने के लिए।
• 3) वह ईमेल खाता निर्दिष्ट करें जहां से ईमेल खोजना है।
• 4) क्लिक करें OK.

3. खोज फ़ोल्डर के अंतर्गत एक खोज फ़ोल्डर बनाया जाता है, जिसमें शर्तों को पूरा करने वाले ईमेल संदेश होते हैं।

VBA के साथ आपके सभी ईमेल खातों के लिए ईमेल व्यवस्थित करने के लिए बैच फ़ोल्डर बनाएं

यदि आपके पास आउटलुक में एकाधिक ईमेल खाते हैं, और विशिष्ट लोगों के लिए बैचों में प्रत्येक ईमेल खाते के लिए फ़ोल्डर्स बनाना चाहते हैं, तो आप अपने ईमेल खातों के इनबॉक्स या भेजे गए फ़ोल्डरों से विशिष्ट लोगों वाले संदेशों को स्थानांतरित करने के लिए वीबीए विधि का उपयोग कर सकते हैं। कृपया निम्नानुसार करें.

1. अपने आउटलुक में, क्लिक करें पट्टिका > ऑप्शंस > विश्वास केंद्र, और उसके बाद पर क्लिक करें विश्वास केंद्र सेटिंग्स.

2. पॉप-अप डायलॉग में, पर स्विच करें मैक्रो सेटिंग्स, चुनते हैं सभी मैक्रोज़ सक्षम करें, और जाँच करें स्थापित ऐड-इन्स पर मैक्रो सुरक्षा सेटिंग्स लागू करें.

3। क्लिक करें OK संवाद बंद करने के लिए बटन।

4। दबाएं ऑल्ट + F11 एप्लिकेशन विंडो के लिए Microsoft Visual Basic खोलने के लिए कुंजियाँ।

5। क्लिक करें सम्मिलित करें > मॉड्यूल. फिर निम्न में से किसी भी VBA कोड को मॉड्यूल विंडो में कॉपी करें।

वीबीए कोड 1: सभी ईमेल खातों के इनबॉक्स में विशिष्ट प्रेषकों वाले ईमेल को व्यवस्थित करने के लिए बैच फ़ोल्डर बनाएं

Sub MailArchiveSenderInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderInbox) 'Replace "olFolderInbox" with "olFolderSentMail" if you want to find messages in Sent folders
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      If xMail.Sender.Type = "EX" Then
        xSenderAddress = xMail.Sender.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
      Else
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If xSenderAddress = "" Then
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "") <> 0 Then 'Replace the email address in double quotes
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

नोट: आपको उपरोक्त वीबीए कोड की 12वीं, 16वीं और 35वीं पंक्तियों में टिप्पणियों के अनुसार विशिष्ट स्निपेट को बदलना चाहिए।

वीबीए कोड 2: सभी ईमेल खातों के इनबॉक्स में विशिष्ट प्राप्तकर्ताओं वाले ईमेल को व्यवस्थित करने के लिए बैच फ़ोल्डर बनाएं

Sub MailArchiveRecipientInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderSentMail) 'Replace "olFolderInbox" with "olFolderSentMail" if you want to find messages in Sent folders
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      For Each xRecipient In xMail.Recipients
'        If xRecipient.Type = olCC Then   'To find CC recipients. Replace "olCC" with "olBCC" to find BCC recipients
            xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
            If xSenderAddress = "" Then
              xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.Address
            End If
'        End If
      Next
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "") <> 0 Then 'Replace the email address in double quotes
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

नोट:

• 1) आपको उपरोक्त वीबीए कोड की 12वीं, 16वीं और 35वीं पंक्तियों में टिप्पणियों के अनुसार विशिष्ट स्निपेट को बदलना चाहिए।
• 2) विशिष्ट सीसी या बीसीसी प्राप्तकर्ता वाले संदेशों को संग्रहीत करने के लिए, पंक्तियों की शुरुआत में एपोस्ट्रोफ (') को हटाकर 28वीं और 33वीं पंक्तियों को अनटिप्पणी करें।

6। दबाएँ F5 VBA कोड चलाने के लिए. और यदि संदेश शर्तों को पूरा करते हैं तो नए फ़ोल्डर बनाए जाएंगे।

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