जब आप बड़े डेटासेट के साथ काम कर रहे हैं जिसमें रिक्त पंक्तियाँ हैं, तो यह आपकी वर्कशीट को अव्यवस्थित कर सकता है और डेटा विश्लेषण में बाधा उत्पन्न कर सकता है। हालाँकि आप कम संख्या में रिक्त पंक्तियों को मैन्युअल रूप से हटा सकते हैं, लेकिन सैकड़ों रिक्त पंक्तियों से निपटने में यह समय लेने वाला और अक्षम हो जाता है। इस ट्यूटोरियल में, हम बैचों में रिक्त पंक्तियों को कुशलतापूर्वक हटाने के लिए छह अलग-अलग तरीके प्रस्तुत करते हैं। ये तकनीकें एक्सेल में आपके सामने आने वाले विभिन्न परिदृश्यों को कवर करती हैं, जिससे आप स्वच्छ और अधिक संरचित डेटा के साथ काम कर सकते हैं।

• रिक्त पंक्तियाँ हटाएँ
• एक सहायक स्तम्भ द्वारा
• कुटूल्स द्वारा 3 सेकंड में
• हाथ से
• वीबीए का उपयोग करके
• रिक्त कक्ष वाली पंक्तियाँ हटाएँ
• गो टू स्पेशल फीचर द्वारा
• फ़िल्टर सुविधा द्वारा एक कुंजी कॉलम में

वीडियो: रिक्त पंक्तियाँ हटाएँ

रिक्त पंक्तियाँ हटाएँ

किसी डेटासेट से रिक्त पंक्तियाँ हटाते समय, सावधानी बरतना महत्वपूर्ण है क्योंकि कुछ सामान्य रूप से सुझाई गई विधियाँ गलती से डेटा वाली पंक्तियों को हटा सकती हैं। उदाहरण के लिए, इंटरनेट पर पाई जाने वाली दो लोकप्रिय युक्तियाँ हैं (जो नीचे इस ट्यूटोरियल में भी दी गई हैं):

• का उपयोग करना "जाने के लिए विशेष"रिक्त कक्षों का चयन करने और फिर इन चयनित रिक्त कक्षों की पंक्तियों को हटाने के लिए।
• ऊपर दिए फ़िल्टर कुंजी कॉलम में रिक्त कक्षों को फ़िल्टर करने और फिर फ़िल्टर की गई श्रेणी में रिक्त पंक्तियों को हटाने की सुविधा।

हालाँकि, इन दोनों विधियों में उन पंक्तियों को गलती से हटाने की क्षमता है जिनमें महत्वपूर्ण डेटा शामिल है जैसा कि नीचे स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है।

ऐसे अनपेक्षित विलोपन से बचने के लिए, इसकी अनुशंसा की जाती है नीचे दी गई चार विधियों में से किसी एक का उपयोग करें रिक्त पंक्तियों को सटीक रूप से हटाने के लिए।

>> एक सहायक कॉलम द्वारा रिक्त पंक्तियाँ हटाएँ

चरण 1: एक सहायक कॉलम जोड़ें और COUNTA फ़ंक्शन का उपयोग करें

1. डेटासेट के सबसे दाईं ओर, " जोड़ेंसहायक"कॉलम और कॉलम के पहले सेल में नीचे दिए गए सूत्र का उपयोग करें:

   =COUNTA(A2:C2)

   

   नोट: सूत्र में, A2:C2 वह सीमा है जिसमें आप गैर-रिक्त कोशिकाओं की गिनती करना चाहते हैं।



2. फिर स्वतः भरण हैंडल को नीचे खींचें प्रत्येक पंक्ति में गैर-रिक्त कोशिकाओं की संख्या की गणना करने के लिए सूत्र को भरने के लिए। "0" इंगित करता है कि सापेक्ष पंक्ति पूरी तरह से खाली है।

   

चरण 2: सहायक कॉलम द्वारा रिक्त पंक्तियों को फ़िल्टर करें

1. हेल्पर कॉलम के किसी भी सेल पर क्लिक करें, चयन करें जानकारी > फ़िल्टर.

   

2. फिर पर क्लिक करें फ़िल्टर तीर और केवल जांचें 0 विस्तारित मेनू में, और क्लिक करें OK.

   

   अब सभी खाली पंक्तियों को फ़िल्टर कर दिया गया है।

   

चरण 3: रिक्त पंक्तियाँ हटाएँ

रिक्त पंक्तियों का चयन करें (पंक्ति संख्या पर क्लिक करें और सभी रिक्त पंक्तियों का चयन करने के लिए नीचे खींचें), फिर चुनने के लिए राइट क्लिक करें पंक्ति को हटाएं संदर्भ मेनू से (या आप शॉर्टकट का उपयोग कर सकते हैं कंट्रोल + -).

चरण 4: लागू फ़िल्टर को साफ़ करने के लिए सॉर्ट और फ़िल्टर समूह में फ़िल्टर का चयन करें

रिजल्ट:

>> कुटूल्स द्वारा 3 सेकंड में रिक्त पंक्तियाँ हटाएँ

अपने चयन से रिक्त पंक्तियों को सटीक रूप से हटाने के त्वरित और सरल तरीके के लिए, सबसे अच्छा समाधान इसका उपयोग करना है रिक्त पंक्तियाँ हटाएँ का लक्षण एक्सेल के लिए कुटूल. यहां कैसे:

1. उस श्रेणी का चयन करें जिससे आप रिक्त पंक्तियाँ हटाना चाहते हैं।
2. क्लिक करें कुटूल > मिटाना > रिक्त पंक्तियाँ हटाएँ > चयनित रेंज में.
3. अपनी आवश्यकतानुसार वांछित विकल्प चुनें और क्लिक करें OK पॉप्ड डायलॉग में।

   

>> रिक्त पंक्तियों को मैन्युअल रूप से हटाएं

यदि हटाने के लिए कुछ खाली पंक्तियाँ हैं, तो आप उन्हें मैन्युअल रूप से भी हटा सकते हैं।

चरण 1: रिक्त पंक्तियों का चयन करें

एकल रिक्त पंक्ति का चयन करने के लिए पंक्ति संख्या पर क्लिक करें। यदि कई रिक्त पंक्तियाँ हैं, तो दबाए रखें कंट्रोल कुंजी और उन्हें चुनने के लिए पंक्ति संख्याओं पर एक-एक करके क्लिक करें।

चरण 2: खाली पंक्तियाँ हटाएँ

खाली पंक्तियों का चयन करने के बाद, राइट क्लिक करें और चुनें मिटाना संदर्भ मेनू से (या आप शॉर्टकट का उपयोग कर सकते हैं कंट्रोल + -).

रिजल्ट:

>> VBA का उपयोग करके खाली पंक्तियाँ हटाएँ

यदि आप वीबीए में रुचि रखते हैं, तो यह ट्यूटोरियल आपको चयन और सक्रिय वर्कशीट में खाली पंक्तियों को हटाने के लिए दो वीबीए कोड प्रदान करता है।

चरण 1: VBA को एप्लिकेशन विंडो के लिए Microsoft Visual Basic में कॉपी करें

1. उस शीट को सक्रिय करें जिससे आप रिक्त पंक्तियाँ हटाना चाहते हैं, फिर दबाएँ ऑल्ट + F11 चांबियाँ।

   

2. पॉपिंग विंडो में, क्लिक करें सम्मिलित करें > मॉड्यूल.

3. फिर नीचे दिए गए कोड में से एक को कॉपी करके रिक्त नए मॉड्यूल में पेस्ट करें।

   कोड 1: सक्रिय वर्कशीट से रिक्त पंक्तियाँ हटाएँ

   Sub RemoveBlankRows()
   'UpdatebyExtendoffice
       Dim wsheet As Worksheet
       Dim lastRow As Long
       Dim i As Long
       
       ' Set the worksheet variable to the active sheet
       Set wsheet = ActiveSheet
       
       ' Get the last row of data in the worksheet
       lastRow = wsheet.Cells(wsheet.Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
       
       ' Loop through each row in reverse order
       For i = lastRow To 1 Step -1
           ' Check if the entire row is blank
           If WorksheetFunction.CountA(wsheet.Rows(i)) = 0 Then
               ' If the row is blank, delete it
               wsheet.Rows(i).Delete
           End If
       Next i
   End Sub
   

   कोड 2: चयन से रिक्त पंक्तियाँ हटाएँ

   Sub RemoveBlankRowsInRange()
   'UpdatebyExtendoffice
   Dim sRange As Range
   Dim row As Range
   ' Prompt the user to select a range
   On Error Resume Next
   Set sRange = Application.InputBox(prompt:="Select a range", Title:="Kutools for Excel", Type:=8)
   ' Check if a range is selected
   If Not sRange Is Nothing Then
   ' Loop through each row in reverse order
   For Each row In sRange.Rows
   ' Check if the entire row is blank
   If WorksheetFunction.CountA(row) = 0 Then
   ' If the row is blank, delete it
   row.Delete
   End If
   Next row
   Else
   MsgBox "No range selected. Please select a range and run the macro again.", vbExclamation
   End If
   End Sub
   

   

चरण 2: कोड चलाएँ और रिक्त पंक्तियाँ हटाएँ

क्लिक करें रन बटन या प्रेस F5 कोड चलाने की कुंजी.

• यदि आप सक्रिय शीट में खाली पंक्तियों को हटाने के लिए कोड 1 का उपयोग करते हैं, तो कोड चलाने के बाद, शीट में सभी खाली पंक्तियाँ हटा दी जाएंगी।

• यदि आप चयन से रिक्त पंक्तियों को हटाने के लिए कोड 2 का उपयोग करते हैं, तो कोड चलाने के बाद, एक संवाद पॉप आउट होता है, उस श्रेणी का चयन करें जिसे आप संवाद में से रिक्त पंक्तियों को हटाना चाहते हैं, फिर क्लिक करें OK.

  

परिणाम:

कोड1: सक्रिय शीट में खाली पंक्तियाँ हटाएँ

कोड2: चयन में खाली पंक्तियाँ हटाएँ

रिक्त कक्षों वाली पंक्तियाँ हटाएँ

इस अनुभाग में दो भाग हैं: एक रिक्त कोशिकाओं वाली पंक्तियों को हटाने के लिए गो टू स्पेशल सुविधा का उपयोग कर रहा है, और दूसरा एक विशिष्ट कुंजी कॉलम में रिक्त पंक्तियों को हटाने के लिए फ़िल्टर सुविधा का उपयोग कर रहा है।

>> गो टू स्पेशल द्वारा रिक्त कोशिकाओं वाली पंक्तियों को हटा दें

खाली पंक्तियों को हटाने के लिए गो टू स्पेशल सुविधा की व्यापक रूप से अनुशंसा की जाती है। यह एक सहायक उपकरण हो सकता है जब आपको उन पंक्तियों को हटाने की आवश्यकता होती है जिनमें कम से कम एक रिक्त कक्ष होता है।

चरण 1: श्रेणी में रिक्त कक्षों का चयन करें

1. वह श्रेणी चुनें जिसमें से आप खाली पंक्तियाँ हटाना चाहते हैं, चुनें होम > खोजें और चुनें > जाने के लिए विशेष.

   

   या आप सीधे दबा सकते हैं F5 सक्षम करने की कुंजी करने के लिए जाओ संवाद, और क्लिक करें विशिष्ट टॉगल करने के लिए बटन करने के लिए जाओ विशिष्ट संवाद।

2. में जाने के लिए विशेष संवाद, चुनें खाली विकल्प और क्लिक करें OK.

   

   अब चयनित श्रेणी में सभी रिक्त कक्षों का चयन कर लिया गया है।

   

चरण 2: उन पंक्तियों को हटाएँ जिनमें रिक्त कोशिकाएँ हैं

1. किसी भी चयनित सेल पर राइट क्लिक करें और चयन करें मिटाना संदर्भ मेनू से (या आप शॉर्टकट का उपयोग कर सकते हैं कंट्रोल + -).

   

2. में मिटाना संवाद, चुनें पूरी पंक्ति विकल्प और क्लिक करें OK.

   

रिजल्ट:

>> फ़िल्टर सुविधा द्वारा कुंजी कॉलम में रिक्त कोशिकाओं वाली पंक्तियों को हटा दें

जब आपके पास एक बड़ा डेटासेट होता है और आप ऐसी स्थिति के आधार पर पंक्तियों को हटाना चाहते हैं जहां कुंजी कॉलम में रिक्त कोशिकाएं होती हैं, तो एक्सेल की फ़िल्टर सुविधा एक शक्तिशाली उपकरण हो सकती है।

चरण 1: कुंजी कॉलम में रिक्त कक्षों को फ़िल्टर करें

1. डेटासेट चुनें, क्लिक करें जानकारी टैब, पर जाएं छाँटें और फ़िल्टर करें समूह, क्लिक करें फ़िल्टर डेटासेट पर फ़िल्टर लागू करने के लिए।

   

2. दबाएं फ़िल्टर तीर इस उदाहरण में, आप जिस कुंजी कॉलम के आधार पर पंक्तियाँ हटाना चाहते हैं, ID कॉलम मुख्य कॉलम है, और केवल जाँच करें खाली विस्तारित मेनू से. क्लिक OK.

   

   अब कुंजी कॉलम में सभी रिक्त कक्ष फ़िल्टर कर दिए गए हैं।

   

चरण 2: पंक्तियाँ हटाएँ

शेष पंक्तियों का चयन करें (पंक्ति संख्या पर क्लिक करें और सभी रिक्त पंक्तियों का चयन करने के लिए नीचे खींचें), फिर चुनने के लिए राइट क्लिक करें पंक्ति को हटाएं संदर्भ मेनू में (या आप शॉर्टकट का उपयोग कर सकते हैं कंट्रोल + -). और क्लिक करें OK पॉपिंग डायलॉग पर.

चरण 3: लागू फ़िल्टर को साफ़ करने के लिए सॉर्ट और फ़िल्टर समूह में फ़िल्टर का चयन करें

रिजल्ट: