एक्सेल टिप्स: कॉलम मान के आधार पर डेटा को कई वर्कशीट/वर्कबुक में विभाजित करें

एक्सेल में बड़े डेटासेट का प्रबंधन करते समय, विशिष्ट कॉलम मानों के आधार पर डेटा को कई वर्कशीट में विभाजित करना अत्यधिक फायदेमंद हो सकता है। यह विधि न केवल डेटा के संगठन में सुधार करती है बल्कि पठनीयता भी बढ़ाती है और आसान डेटा विश्लेषण की सुविधा प्रदान करती है।

मान लीजिए कि आपके पास एक बड़ा बिक्री रिकॉर्ड है जिसमें कई प्रविष्टियाँ हैं जैसे उत्पाद का नाम, पहली तिमाही में बेची गई मात्रा। लक्ष्य इस डेटा को प्रत्येक उत्पाद नाम के आधार पर अलग-अलग वर्कशीट में विभाजित करना है ताकि व्यक्तिगत बिक्री प्रदर्शन का अलग से विश्लेषण किया जा सके।

कॉलम मान के आधार पर डेटा को कई वर्कशीट में विभाजित करें

• VBA कोड का उपयोग करके
• एक्सेल के लिए एक शक्तिशाली फीचर-कुटूल्स का उपयोग करके

VBA कोड के साथ कॉलम मान के आधार पर डेटा को कई कार्यपुस्तिकाओं में विभाजित करें

कॉलम मान के आधार पर डेटा को कई वर्कशीट में विभाजित करें

आम तौर पर, आप पहले डेटा सूची को क्रमबद्ध कर सकते हैं, और फिर उन्हें एक-एक करके अन्य नई वर्कशीट में कॉपी और पेस्ट कर सकते हैं। लेकिन इसे बार-बार कॉपी और पेस्ट करने के लिए आपके धैर्य की आवश्यकता होगी। इस अनुभाग में, हम एक्सेल में इस कार्य को कुशलतापूर्वक निपटाने के लिए दो सरल तरीकों का परिचय देंगे, जिससे आपका समय बचेगा और त्रुटियों की संभावना कम होगी।

VBA कोड के साथ कॉलम मान के आधार पर डेटा को कई वर्कशीट में विभाजित करें

1. नीचे पकड़ो ALT + F11 कुंजी को खोलने के लिए अनुप्रयोगों के लिए माइक्रोसॉफ्ट विज़ुअल बेसिक खिड़की.

2। क्लिक करें सम्मिलित करें > मॉड्यूल, और मॉड्यूल विंडो में निम्नलिखित कोड पेस्ट करें।

Sub Splitdatabycol()
'updateby Extendoffice
Dim lr As Long
Dim ws As Worksheet
Dim vcol, i As Integer
Dim icol As Long
Dim myarr As Variant
Dim title As String
Dim titlerow As Integer
Dim xTRg As Range
Dim xVRg As Range
Dim xWSTRg As Worksheet
Dim xWS As Worksheet
On Error Resume Next
Set xTRg = Application.InputBox("Please select the header rows:", "Kutools for Excel", "", Type:=8)
If TypeName(xTRg) = "Nothing" Then Exit Sub
Set xVRg = Application.InputBox("Please select the column you want to split data based on:", "Kutools for Excel", "", Type:=8)
If TypeName(xVRg) = "Nothing" Then Exit Sub
vcol = xVRg.Column
Set ws = xTRg.Worksheet
lr = ws.Cells(ws.Rows.Count, vcol).End(xlUp).Row
title = xTRg.AddressLocal
titlerow = xTRg.Cells(1).Row
icol = ws.Columns.Count
ws.Cells(1, icol) = "Unique"
Application.DisplayAlerts = False
If Not Evaluate("=ISREF('xTRgWs_Sheet!A1')") Then
Sheets.Add(after:=Worksheets(Worksheets.Count)).Name = "xTRgWs_Sheet"
Else
Sheets("xTRgWs_Sheet").Delete
Sheets.Add(after:=Worksheets(Worksheets.Count)).Name = "xTRgWs_Sheet"
End If
Set xWSTRg = Sheets("xTRgWs_Sheet")
xTRg.Copy
xWSTRg.Paste Destination:=xWSTRg.Range("A1")
ws.Activate
For i = (titlerow + xTRg.Rows.Count) To lr
On Error Resume Next
If ws.Cells(i, vcol) <> "" And Application.WorksheetFunction.Match(ws.Cells(i, vcol), ws.Columns(icol), 0) = 0 Then
ws.Cells(ws.Rows.Count, icol).End(xlUp).Offset(1) = ws.Cells(i, vcol)
End If
Next
myarr = Application.WorksheetFunction.Transpose(ws.Columns(icol).SpecialCells(xlCellTypeConstants))
ws.Columns(icol).Clear
For i = 2 To UBound(myarr)
ws.Range(title).AutoFilter field:=vcol, Criteria1:=myarr(i) & ""
If Not Evaluate("=ISREF('" & myarr(i) & "'!A1)") Then
Set xWS = Sheets.Add(after:=Worksheets(Worksheets.Count))
xWS.Name = myarr(i) & ""
Else
xWS.Move after:=Worksheets(Worksheets.Count)
End If
xWSTRg.Range(title).Copy
xWS.Paste Destination:=xWS.Range("A1")
ws.Range("A" & (titlerow + xTRg.Rows.Count) & ":A" & lr).EntireRow.Copy xWS.Range("A" & (titlerow + xTRg.Rows.Count))
Sheets(myarr(i) & "").Columns.AutoFit
Next
xWSTRg.Delete
ws.AutoFilterMode = False
ws.Activate
Application.DisplayAlerts = True
End Sub

3. फिर, दबाएं F5 कोड को चलाने के लिए कुंजी, और आपको हेडर पंक्ति का चयन करने की याद दिलाने के लिए एक प्रॉम्प्ट बॉक्स पॉप आउट होता है, और फिर, क्लिक करें OK. स्क्रीनशॉट देखें:

4. दूसरे प्रॉम्प्ट बॉक्स में, कृपया उस कॉलम डेटा का चयन करें जिसके आधार पर आप विभाजित करना चाहते हैं, फिर क्लिक करें OK. स्क्रीनशॉट देखें:

5. सक्रिय वर्कशीट में सभी डेटा को कॉलम मानों के आधार पर कई वर्कशीट में विभाजित किया गया है। परिणामी कार्यपत्रकों को विभाजित कोशिकाओं में मानों के अनुसार नाम दिया गया है और कार्यपुस्तिका के अंत में रखा गया है। स्क्रीनशॉट देखें:

एक्सेल के लिए कुटूल के साथ कॉलम मान के आधार पर डेटा को कई वर्कशीट में विभाजित करें

एक्सेल के लिए कुटूल स्मार्ट सुविधा लाता है - डेटा विभाजित करें सीधे आपके एक्सेल वातावरण में। डेटा को कई वर्कशीट में विभाजित करना अब कोई चुनौती नहीं है। हमारा सहज ज्ञान युक्त उपकरण स्वचालित रूप से आपके डेटासेट को चुने गए कॉलम मान या पंक्तियों की संख्या के आधार पर विभाजित करता है, यह सुनिश्चित करते हुए कि जानकारी का प्रत्येक टुकड़ा बिल्कुल वहीं है जहां आपको इसकी आवश्यकता है। अपनी स्प्रैडशीट को मैन्युअल रूप से व्यवस्थित करने के कठिन कार्य को अलविदा कहें और अपने डेटा को प्रबंधित करने का तेज़, त्रुटि-मुक्त तरीका अपनाएँ।

स्थापित करने के बाद एक्सेल के लिए कुटूल, डेटा श्रेणी का चयन करें और फिर क्लिक करें कुटूल्स प्लस > डेटा विभाजित करें को खोलने के लिए डेटा को कई वर्कशीट में विभाजित करें संवाद बॉक्स।

1. चुनते हैं विशिष्ट स्तंभ में विकल्प के आधार पर विभाजित करें अनुभाग, और ड्रॉप-डाउन सूची से वह कॉलम मान चुनें जिसके आधार पर आप डेटा को विभाजित करना चाहते हैं।
2. यदि आपके डेटा में हेडर हैं और आप उन्हें प्रत्येक नई स्प्लिट वर्कशीट में सम्मिलित करना चाहते हैं, तो कृपया जांचें मेरे डेटा में हेडर हैं विकल्प। (आप अपने डेटा के आधार पर हेडर पंक्तियों की संख्या निर्दिष्ट कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपके डेटा में दो हेडर हैं, तो कृपया 2 टाइप करें।)
3. फिर आप के अंतर्गत विभाजित वर्कशीट नाम निर्दिष्ट कर सकते हैं नई वर्कशीट का नाम अनुभाग, नियम ड्रॉप डाउन सूची से वर्कशीट नाम नियम निर्दिष्ट करें, आप जोड़ सकते हैं उपसर्ग or प्रत्यय शीट नामों के लिए भी.
4. दबाएं OK बटन। स्क्रीनशॉट देखें:
   

अब, वर्कशीट का डेटा एक नई वर्कबुक में कई वर्कशीट में विभाजित हो जाता है।

VBA कोड के साथ कॉलम मान के आधार पर डेटा को कई कार्यपुस्तिकाओं में विभाजित करें

कभी-कभी, डेटा को कई वर्कशीट में विभाजित करने के बजाय, डेटा को एक कुंजी कॉलम के आधार पर अलग-अलग वर्कबुक में विभाजित करना अधिक फायदेमंद हो सकता है। विशिष्ट कॉलम मान के आधार पर डेटा को एकाधिक कार्यपुस्तिकाओं में विभाजित करने की प्रक्रिया को स्वचालित करने के लिए वीबीए कोड का उपयोग कैसे करें, इस पर चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका यहां दी गई है।

1. नीचे पकड़ो ALT + F11 कुंजी को खोलने के लिए अनुप्रयोगों के लिए माइक्रोसॉफ्ट विज़ुअल बेसिक खिड़की.

2। क्लिक करें सम्मिलित करें > मॉड्यूल, और निम्नलिखित कोड को इसमें पेस्ट करें मॉड्यूल विंडो.

Sub SplitDataByColToWorkbooks()
    ' Updateby Extendoffice
    Dim lr As Long
    Dim ws As Worksheet
    Dim vcol, i As Integer
    Dim myarr As Variant
    Dim title As String
    Dim titlerow As Integer
    Dim xTRg As Range
    Dim xVRg As Range
    Dim xWS As Workbook
    Dim savePath As String
    ' Set the directory to save new workbooks
    savePath = "C:\Users\AddinsVM001\Desktop\multiple files\" ' Modify this path as needed
    Application.DisplayAlerts = False
    Set xTRg = Application.InputBox("Please select the header rows:", "Kutools for Excel", Type:=8)
    If TypeName(xTRg) = "Nothing" Then Exit Sub
    Set xVRg = Application.InputBox("Please select the column you want to split data based on:", "Kutools for Excel", Type:=8)
    If TypeName(xVRg) = "Nothing" Then Exit Sub
    vcol = xVRg.Column
    Set ws = xTRg.Worksheet
    lr = ws.Cells(ws.Rows.Count, vcol).End(xlUp).Row
    title = xTRg.Address(False, False)
    titlerow = xTRg.Row
    ws.Columns(vcol).AdvancedFilter Action:=xlFilterCopy, CopyToRange:=ws.Cells(1, ws.Columns.Count), Unique:=True
    myarr = Application.Transpose(ws.Cells(1, ws.Columns.Count).Resize(ws.Cells(ws.Rows.Count, ws.Columns.Count).End(xlUp).Row).Value)
    ws.Cells(1, ws.Columns.Count).Resize(ws.Cells(ws.Rows.Count, ws.Columns.Count).End(xlUp).Row).ClearContents
    For i = 2 To UBound(myarr)
        Set xWS = Workbooks.Add
        ws.Range(title).AutoFilter Field:=vcol, Criteria1:=myarr(i)
        ws.Range("A" & titlerow & ":A" & lr).SpecialCells(xlCellTypeVisible).EntireRow.Copy
        xWS.Sheets(1).Cells(1, 1).PasteSpecial Paste:=xlPasteAll
        xWS.SaveAs Filename:=savePath & myarr(i) & ".xlsx"

        xWS.Close SaveChanges:=False
    Next i
    ws.AutoFilterMode = False
    Application.DisplayAlerts = True
    ws.Activate
End Sub

3. फिर, दबाएं F5 कोड को चलाने के लिए कुंजी, और आपको हेडर पंक्ति का चयन करने की याद दिलाने के लिए एक प्रॉम्प्ट बॉक्स पॉप आउट होता है, और फिर, क्लिक करें OK. स्क्रीनशॉट देखें:

4. दूसरे प्रॉम्प्ट बॉक्स में, कृपया उस कॉलम डेटा का चयन करें जिसके आधार पर आप विभाजित करना चाहते हैं, फिर क्लिक करें OK. स्क्रीनशॉट देखें:

5. विभाजन के बाद, सक्रिय वर्कशीट में सभी डेटा को कॉलम मानों के आधार पर कई कार्यपुस्तिकाओं में विभाजित किया जाता है। सभी विभाजित कार्यपुस्तिकाएँ आपके द्वारा निर्दिष्ट फ़ोल्डर में सहेजी जाती हैं। स्क्रीनशॉट देखें:

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