आउटलुक में संपर्क समूह बनाएं, संपादित करें, उपयोग करें और साझा करें
ट्यूटोरियल उन समस्याओं पर केंद्रित है जो संपर्क समूह, जिसे पहले "वितरण सूची" कहा जाता था, का उपयोग करते समय आउटलुक में आपके सामने आ सकती है। इसमें सबसे सामान्य और सुविधाजनक समाधानों का सारांश दिया गया है। संबंधित निर्देशों पर जाने के लिए कृपया नीचे सूचीबद्ध समाधानों पर क्लिक करें।
आउटलुक में एक संपर्क समूह बनाएं
- आउटलुक संपर्कों या पता पुस्तिका से एक संपर्क समूह बनाएं
- एक्सेल, वर्ड या अन्य एप्लिकेशन में डेटा से एक संपर्क समूह बनाएं
- अपने मेलबॉक्स में प्राप्तकर्ताओं या प्रेषकों के लिए एक संपर्क समूह बनाएं
आउटलुक में संपर्क समूह संपादित करें
- किसी संपर्क समूह से सदस्यों को जोड़ें या हटाएँ
- आउटलुक में एक संपर्क समूह को विभाजित करें
- एक संपर्क समूह को तोड़ें और उसके सदस्यों को आउटलुक में संपर्कों के रूप में जोड़ें
- आउटलुक में संपर्क समूहों को एक में मर्ज करें
आउटलुक में किसी संपर्क समूह को एक ईमेल भेजें
आउटलुक में संपर्क समूह को साझा करें और सहेजें
आउटलुक में एक संपर्क समूह बनाएं
आपको ऐसी स्थितियाँ मिल सकती हैं कि आपको व्यावसायिक कारणों से किसी कंपनी या कार्यसमूह के सदस्यों को सामूहिक ईमेल भेजने की आवश्यकता है। या आपको अपने परिवार के सभी सदस्यों और अपने दोस्तों को एक अवकाश कार्ड भेजने की आवश्यकता हो सकती है। ऐसे मामलों के लिए, एक संपर्क समूह बनाने से एक-एक करके ईमेल भेजने में बहुत समय की बचत होगी। यहाँ हमारे ExtendOffice टीम ने आपके आउटलुक संपर्कों, पता पुस्तिका और डेटा से एक्सेल, वर्ड या टेक्स्ट फॉर्म में संपर्क समूह बनाने और आउटलुक में आपके मेलबॉक्स में प्रेषकों या प्राप्तकर्ताओं के लिए समूह बनाने के तरीकों को सूचीबद्ध किया है।
आउटलुक संपर्कों या पता पुस्तिका से एक संपर्क समूह बनाएं
1। क्लिक करें स्टाफ़ or संपर्क आपके आउटलुक में नेविगेशन बार पर।
2. टैब के अंतर्गत होमक्लिक करें, नया संपर्क समूह समूह में नया.
3। में संपर्क समूह विंडो, संपर्क समूह को नाम दें नाम खेत।
4। क्लिक करें सदस्य जोड़ें समूह में सदस्य, चुनें आउटलुक संपर्कों से or पता पुस्तिका से आपकी आवश्यकताओं के अनुसार ड्रॉप-डाउन सूची पर। (यदि आप इस समय केवल एक संपर्क जोड़ना चाहते हैं, और जो आपके आउटलुक संपर्क या पता पुस्तिका में नहीं है, तो चुनें नया ई-मेल संपर्क.)
5। में सदस्यों का चयन करें संवाद बॉक्स, एकाधिक असंबद्ध संपर्कों का चयन करने के लिए, दबाए रखें कंट्रोल कुंजी और फिर संपर्कों को एक-एक करके क्लिक करें; एकाधिक सन्निहित संपर्कों का चयन करने के लिए, पहले संपर्क पर क्लिक करें, फिर दबाए रखें पाली और अंतिम को चुनें.
6. क्लिक करें सदस्य सभी चयनित संपर्कों को जोड़ने के लिए संवाद बॉक्स के नीचे बाईं ओर बटन सदस्य फ़ील्ड, और फिर क्लिक करें OK.
7। में संपर्क समूह खिड़की, क्लिक करें सहेजे बंद करें.
एक्सेल, वर्ड या अन्य एप्लिकेशन में डेटा से एक संपर्क समूह बनाएं
मान लीजिए कि आपको एक्सेल स्प्रेडशीट, वर्ड दस्तावेज़ या अन्य एप्लिकेशन में ईमेल पतों की एक सूची प्राप्त हुई है जैसा कि ऊपर दिखाया गया है। अपने आउटलुक में किसी संपर्क समूह में बड़े पैमाने पर पते जोड़ने के लिए, कृपया निम्नानुसार कार्य करें:
1। क्लिक करें स्टाफ़ or संपर्क आपके आउटलुक में नेविगेशन बार पर।
2. टैब के अंतर्गत होमक्लिक करें, नया संपर्क समूह समूह में नया.
3। में संपर्क समूह विंडो, संपर्क समूह को नाम दें नाम खेत।
4। क्लिक करें सदस्य जोड़ें समूह में सदस्य, चुनें आउटलुक संपर्कों से.
5. अपने एक्सेल स्प्रेडशीट या वर्ड दस्तावेज़ में डेटा कॉपी करें।
6। में चुनते हैं सदस्य डायलॉग बॉक्स में डेटा पेस्ट करें सदस्य फ़ील्ड, और फिर क्लिक करें OK.
7। में संपर्क समूह खिड़की, क्लिक करें सहेजे बंद करें.
√ नोट: प्रत्येक ईमेल पते को अर्धविराम या पैराग्राफ चिह्न (प्रति पंक्ति एक नाम और पता) से अलग किया जाना चाहिए। यदि कोई नाम नहीं है, तो संपर्क समूह में प्रदर्शन नाम के लिए पते का उपयोग किया जाएगा।
अपने मेलबॉक्स में प्राप्तकर्ताओं या प्रेषकों के लिए एक संपर्क समूह बनाएं
यदि आप किसी मेल या एकाधिक मेल के सभी प्राप्तकर्ताओं और प्रेषकों को किसी संपर्क समूह में जोड़ना चाहते हैं, या यदि आप अपने मेलबॉक्स में कुछ प्रेषकों या प्राप्तकर्ताओं को समूहित करना चाहते हैं, तो आप इसका उपयोग कर सकते हैं समूह में जोड़ें featurका ई आउटलुक के लिए कुटूल, हमारी टीम द्वारा विकसित एक आसान आउटलुक ऐड-इन। यह आपकी आवश्यकताओं के अनुसार शीघ्रता से एक संपर्क समूह बनाएगा।
1. उन प्राप्तकर्ताओं या प्रेषकों वाले मेल का चयन करें जिन्हें आप संपर्क समूह में जोड़ना चाहते हैं।
2. करने के लिए जाओ कुटूल्स प्लस टैब में Contact समूह, क्लिक करें समूह में जोड़ें.
3। में संपर्क समूहों में प्राप्तकर्ताओं को जोड़ें संवाद बॉक्स में, चयन करें सब, सभी प्रेषकया, सभी प्राप्तकर्ता पर विस्तार ड्रॉप डाउन सूची। शर्त पूरी करने वाले ईमेल पतों के बगल वाले बक्सों की जाँच की जाएगी।
4. संवाद बॉक्स के दाईं ओर, उस संपर्क समूह का चयन करें जहां आप पते जोड़ना चाहते हैं; या आप क्लिक करके एक नया संपर्क समूह बना सकते हैं नया संपर्क समूह, फिर उसके आगे वाले बॉक्स को चेक करें। क्लिक OK.
यदि आपके पास हमारा आउटलुक ऐड-इन इंस्टॉल नहीं है, डाउनलोड करने के लिये यहाँ क्लिक करें. या आप अधिक भद्दे तरीके का उपयोग कर सकते हैं: प्राप्तकर्ताओं के प्रेषकों के पते की प्रतिलिपि बनाएँ जिन्हें आप संपर्क समूह में जोड़ना चाहते हैं, फिर, उन्हें इसमें पेस्ट करें सदस्य में फ़ील्ड सदस्यों का चयन करें संवाद बकस। अधिक जानकारी के लिए, कृपया चौथे-सातवें चरण देखें आउटलुक संपर्कों या पता पुस्तिका से एक संपर्क समूह बनाना.
आउटलुक में संपर्क समूह संपादित करें
ऐसे समय होते हैं जब हमें अपने संपर्क समूहों को संपादित करने की आवश्यकता होती है: आपकी कंपनी में कार्मिक परिवर्तन होते हैं, सहकर्मी और प्रोजेक्ट आते-जाते रहते हैं, इसलिए आपको कुछ सदस्यों को जोड़ने या हटाने की आवश्यकता होती है; किसी संपर्क समूह में सदस्य मिश्रित प्रकार के होते हैं, इसलिए आप समूह को दो या दो से अधिक समूहों में तोड़ना चाहते हैं; दो विभागों का विलय हो गया है इसलिए आपको दो संपर्क समूहों को विलय करने की आवश्यकता है......
ऐसा करने से पहले, हमें यह पता लगाना होगा कि समूह कहाँ हैं:
यदि आप के विचार में हैं मेलकृपया क्लिक करें पता पुस्तिका समूह में खोज टैब के नीचे होम, और फिर पॉप-अप संवाद बॉक्स में समूह खोजें; अगर आप यहां शिफ्ट हो गए हैं स्टाफ़ or संपर्क अपने आउटलुक में नेविगेशन बार पर देखें, आप सूची के ऊपर खोज बॉक्स में समूह का नाम लिखकर अपने संपर्कों की सूची में समूह को पा सकते हैं।
संपर्क समूह ढूंढने के बाद, उसे खोलने के लिए उसके नाम पर डबल-क्लिक करें संपर्क समूह खिड़की। अब, नीचे सूचीबद्ध तरीके खोजें जो अगले कदम के लिए आपकी आवश्यकताओं को पूरा करते हों।
किसी संपर्क समूह से सदस्यों को जोड़ें या हटाएँ
• किसी संपर्क समूह में सदस्यों को जोड़ने के लिए, कृपया चौथे-सातवें चरण का संदर्भ लें आउटलुक संपर्कों या पता पुस्तिका से एक संपर्क समूह बनाना.
• किसी संपर्क समूह से सदस्यों को हटाने के लिए, खुले में सदस्यों का चयन करें संपर्क समूह पहले विंडो, फिर क्लिक करें सदस्य हटाएँ समूह में विशेषता सदस्य। क्लिक करें सहेजे बंद करें समूह में क्रियाएँ.
आउटलुक में एक संपर्क समूह को विभाजित करें
यहां हमने आउटलुक में संपर्क समूह को विभाजित करने के दो तरीके सूचीबद्ध किए हैं: एक अपनी सुविधा के साथ है, दूसरा अपनी सुविधा के साथ है संपर्क समूह में विभाजित करें का लक्षण आउटलुक के लिए कुटूल.
• आउटलुक में एक संपर्क समूह को कॉपी करके और हटाकर फैला दिया गया
मान लीजिए कि आपको एक संपर्क समूह को दो भागों में विभाजित करने की आवश्यकता है। कृपया नीचे दिए गए चरणों का पालन करें:
1। पर स्टाफ़ or संपर्क पृष्ठ पर, उस संपर्क समूह को खोजें जिसे आप संपादित करना चाहते हैं।
2. समूह पर राइट-क्लिक करें (जाने न दें) और इसे थोड़ा ऊपर या नीचे खींचें, माउस बटन छोड़ें, आपको एक छोटा पॉप-अप मेनू दिखाई देगा जैसा कि नीचे स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है, क्लिक करें प्रतिलिपि. सूची में दो समान संपर्क समूह दिखाई देंगे।
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3. दोनों समूहों को खोलने के लिए डबल क्लिक करें, अपनी आवश्यकतानुसार समूहों के नाम बदलें, उदाहरण के लिए, ExtendOffice1 और ExtendOffice2. फिर मान लीजिए, नाम 8-15 को हटा दें ExtendOffice1, और नाम 1-7 में ExtendOffice2.
4. अब तक, आपके पास दो नए छोटे संपर्क समूह होंगे, क्लिक करें सहेजे बंद करें.
• एक अद्भुत टूल के साथ आउटलुक में संपर्क समूह को आसानी से विभाजित करें
या यदि आपने इंस्टॉल कर लिया है हमारी आउटलुक के लिए कुटूल अपने कंप्यूटर में, किसी संपर्क समूह को विभाजित करने के लिए, कृपया नीचे दिए गए चरणों का पालन करें:
1. उस संपर्क समूह का चयन करें जिसे आप विभाजित करना चाहते हैं (यहां मैंने नामित समूह का चयन किया है ExtendOffice उदाहरण के लिए परीक्षण 1)।
2. टैब पर जाएं कुटूल्स प्लस, लगता है Contact रिबन में समूह Contact, चुनते हैं संपर्क समूह में विभाजित करें ड्रॉप-डाउन सूची में।
3। में संपर्क समूह में विभाजित करें विंडो, उस समूह सदस्यों के बगल में स्थित बक्सों को चेक करें जिन्हें आप एक नए संपर्क समूह में ले जाना चाहते हैं, क्लिक करें Ok.
4. पॉप-अप डायलॉग बॉक्स में नए ग्रुप को नाम दें, क्लिक करें OK.
5. दो विभाजित संपर्क समूह फिर संपर्क सूची में दिखाई देंगे, उनके सदस्यों को देखने के लिए बेझिझक समूह खोलें।
एक संपर्क समूह को तोड़ें और उसके सदस्यों को आउटलुक में संपर्कों के रूप में जोड़ें
आउटलुक में किसी संपर्क समूह को तोड़ने, या हम कहें तो हटाने के लिए, आप बस पर जा सकते हैं स्टाफ़ or संपर्क पृष्ठ और उस समूह पर राइट-क्लिक करें जिसे आप हटाना चाहते हैं, और क्लिक करें मिटाना पॉप-अप मेनू पर. लेकिन यदि आप एक ही समय में इसके सभी सदस्यों को व्यक्तिगत आउटलुक संपर्कों के रूप में जोड़ना चाहते हैं, तो कृपया हमारे द्वारा नीचे सूचीबद्ध दो तरीकों की जाँच करें:
• आउटलुक की बिल्ट-इन सुविधा के साथ एक संपर्क समूह को तोड़ें
1. अपनी संपर्क सूची में संपर्क समूह खोलने के लिए डबल क्लिक करें।
2. उस सदस्य पर डबल क्लिक करें जिसे आप अपनी संपर्क सूची में जोड़ना चाहते हैं।
3. अधिक विकल्प देखने के लिए तीन-बिंदु वाले बटन पर क्लिक करें और फिर क्लिक करें Outlook संपर्क में जोड़ें.
4. पॉप-अप में Contact विंडो, यदि आपको आवश्यकता हो तो आप अतिरिक्त जानकारी जोड़ सकते हैं, फिर क्लिक करें सहेजे बंद करें.
5. सभी सदस्यों को जोड़ने के लिए चरण 2-4 दोहराएं।
6. अब वापस जाएं स्टाफ़ or संपर्क संपर्क समूह को हटाने के लिए देखें।
यह विधि उन समूहों के लिए उपयुक्त है जिनमें केवल कुछ ही सदस्य होते हैं। यदि समूह में बड़ी संख्या में सदस्य हैं, तो विधि बहुत अधिक समय बर्बाद करेगी। इस मामले में, कृपया जाँच करें टूटना आउटलुक के लिए कुटूल्स की सुविधा नीचे दी गई है।
• आउटलुक के लिए कुटूल के साथ संपर्क समूह को आसानी से तोड़ें
1. उस संपर्क समूह का चयन करें जिसे आप तोड़ना चाहते हैं।
2. टैब पर जाएं कुटूल्स प्लसक्लिक करें, Contact समूह > टूटना.
3। में टूटना खिड़की, क्लिक करें सब सभी बॉक्स चेक करने के लिए, फिर क्लिक करें Ok.
4. एक डायलॉग बॉक्स पॉप अप होकर पूछेगा क्या आप इस संपर्क समूह को एकल संपर्कों में विभाजित करना चाहते हैं? क्लिक करें हाँ.
5. इसके सभी सदस्य अब आपकी संपर्क सूची में जुड़ गए हैं, और संपर्क समूह उसी समय हटा दिया गया है।
√ नोट: यदि आप केवल इसके कुछ सदस्यों को अपनी संपर्क सूची में जोड़ना चाहते हैं, तो विशिष्ट सदस्यों के बगल में स्थित बॉक्स चेक करें, क्लिक करें Ok उन्हें समूह से हटाते समय सूची में जोड़ने के लिए। वह समूह जिसमें वे सदस्य हैं जिनकी आपने जाँच नहीं की है, अभी भी मौजूद रहेगा।
आउटलुक में संपर्क समूहों को एक में मर्ज करें
दो या दो से अधिक संपर्क समूहों को एक नए समूह के रूप में विलय करना। कृपया नीचे दिए गए चरणों का पालन करें:
1. एक नया संपर्क समूह बनाएं. (चरण 1-3 का पालन करें आउटलुक संपर्कों या पता पुस्तिका से एक संपर्क समूह बनाना.)
2। क्लिक करें सदस्य जोड़ें समूह में सदस्य, चुनें आउटलुक संपर्कों से.
3। में सदस्यों का चयन करें संवाद बॉक्स में, उन संपर्क समूहों का चयन करें जिन्हें आप संयोजित करना चाहते हैं।
4। क्लिक करें सदस्य संवाद बॉक्स के नीचे बाईं ओर, और फिर क्लिक करें OK.
5। में संपर्क समूह खिड़की, क्लिक करें सहेजे बंद करें.
√ नोट: उपरोक्त विधि बहुत सरल और तेज़ है। हालाँकि, आपने इस तरह जो समूह बनाया है वह एक बड़े समूह की तरह है जिसमें कई छोटे समूह हैं, जब आपको समूह के सदस्यों को संपादित करने की आवश्यकता होती है तो यह उतना सुविधाजनक नहीं होता है। क्योंकि संपादित करने के लिए आपको प्रत्येक छोटे समूह को खोलना होगा। कई संपर्क समूहों को मर्ज करना, और केवल समूह के सदस्यों को एक समूह में जोड़ना। कृपया जांचें आउटलुक में वितरण सूचियों को कैसे मर्ज या संयोजित करें?
आउटलुक में किसी संपर्क समूह को एक ईमेल भेजें
आउटलुक में एक या अधिक संपर्क समूहों को ईमेल भेजने के लिए, कृपया नीचे दिए गए चरणों का पालन करें:
1. मेल दृश्य में, क्लिक करें नई ईमेल एक नया संदेश शुरू करने के लिए.
2। में करने के लिए ... फ़ील्ड में, संपर्क समूह का नाम टाइप करें. आउटलुक आपकी संपर्क सूची से संभावित मिलान दिखाएगा जैसा कि नीचे दिखाए गए चित्र में दिखाया गया है। यदि आप नहीं चाहते कि प्राप्तकर्ता एक-दूसरे को देखें, तो समूह का नाम टाइप करें गुप्त प्रतिलिपि... मैदान। (यदि फ़ील्ड संदेश विंडो में दिखाई नहीं दे रही है, तो पर जाएँ ऑप्शंस टैब पर क्लिक करें, और उसके बाद क्लिक करें गुप्त प्रतिलिपि समूह में फ़ील्ड दिखाएँ.)
यदि आपको ग्रुप का नाम याद नहीं है तो आप क्लिक कर सकते हैं करने के लिए ... को खोलने के लिए नाम चुनें अपनी संपर्क सूची में अपने सभी संपर्कों को देखने के लिए विंडो। उन समूहों का चयन करें जिन्हें आप संदेश भेजना चाहते हैं, फिर क्लिक करें सेवा मेरे, Ccया, गुप्त प्रतिलिपि जैसी तुम्हारी ज़रूरत है। समूहों के नाम संबंधित फ़ील्ड में दिखाई देंगे. (मैंने क्लिक किया सेवा मेरे यहां एक उदाहरण के रूप में।) फिर क्लिक करें OK.
3. अपने ईमेल संदेश का विषय और मुख्य भाग टाइप करें। क्लिक भेजें टाइपिंग ख़त्म करने के बाद.
आउटलुक में संपर्क समूह को साझा करें और सहेजें
आपको किसी नए कर्मचारी को कार्य-संबंधित संपर्क समूह भेजने या अपने दोस्तों के साथ रुचि-संबंधित समूह साझा करने की आवश्यकता हो सकती है; आपको दूसरों द्वारा साझा किया गया संपर्क समूह भी प्राप्त हो सकता है। इस भाग में, हम संपर्क समूह को कैसे साझा करें और आउटलुक में दूसरों द्वारा भेजे गए संपर्क समूह को कैसे सहेजें, इसके बारे में बात करेंगे।
आउटलुक में एक संपर्क समूह साझा करें
• आप समूह को ईमेल संदेश में शामिल कर सकते हैं और इसे दूसरों को भेज सकते हैं:
1. मेल दृश्य में, क्लिक करें नई ईमेल एक नया संदेश बनाने के लिए. ए मैसेज विंडो पॉप अप हो जाएगी. विंडो का आकार समायोजित करें, इसे अपनी आउटलुक विंडो के बगल में ले जाएँ, ताकि दोनों विंडो एक ही समय में दिखाई दें।
2। क्लिक करें स्टाफ़ or संपर्क आउटलुक विंडो में नेविगेशन बार से।
3. वह संपर्क समूह ढूंढें जिसे आप साझा करना चाहते हैं, और उसे संदेश के मुख्य भाग में अनुलग्नक के रूप में खींचें मैसेज खिड़की.
4. इसमें जानकारी भरें मैसेज अपनी आवश्यकतानुसार विंडो, फिर क्लिक करें भेजें संपर्क समूह साझा करने के लिए.
• आप किसी संपर्क समूह को संदेश के मुख्य भाग में खींचने के बजाय अनुलग्नक के रूप में भी सम्मिलित कर सकते हैं:
1। में मेल देखें, क्लिक करें नई ईमेल एक नया संदेश बनाने के लिए।
2. टैब पर जाएं सम्मिलित करें पॉप-अप में मैसेज विंडो, ढूंढें शामिल करना समूह, क्लिक करें आउटलुक आइटम.
3। में आइटम सम्मिलित करें संवाद बॉक्स में, सभी संपर्कों और संपर्क समूहों को सूचीबद्ध करने के लिए निश्चित मेलबॉक्स के अंतर्गत एक संपर्क फ़ोल्डर का चयन करें आइटम डिब्बा। अब आप संपर्क समूह को ढूंढें और चुनें और फिर क्लिक करें OK इसे अनुलग्नक के रूप में सम्मिलित करने के लिए.
4. इसमें जानकारी भरें मैसेज अपनी आवश्यकतानुसार विंडो, फिर क्लिक करें भेजें संपर्क समूह साझा करने के लिए.
आउटलुक में संपर्क समूह सहेजें
किसी ईमेल संदेश में दूसरों द्वारा साझा किए गए संपर्क समूह को सहेजने के लिए:
1. वह संदेश खोलें जिसमें संपर्क समूह अनुलग्नक शामिल है।
2. अनुलग्नक को नेविगेशन बार पर खींचें और छोड़ें स्टाफ़ or संपर्क.
यह सबसे आसान तरीका है, आप क्लिक कर सकते हैं स्टाफ़ or संपर्क नए सहेजे गए समूह की जाँच करने के लिए।
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